Документооборот 8: Описание программы
Одним из инструментов для автоматизации документооборота является система "Документооборот 8".
"Документооборот 8" — это программное решение, разработанное компанией "1С", предназначенное для автоматизации процессов управления документами в организациях. Система позволяет упрощать создание, обработку, хранение и передачу документов, а также контролировать их жизненный цикл. Она интегрируется с другими системами и модулями "1С", что делает её универсальным инструментом для бизнеса.
Внедрение "1С:Документооборот 8" положительно сказывается на многих аспектах деятельности компании. Упрощение процессов управления документами позволяет:
- Сосредоточиться на важных задачах бизнеса, а не на рутинной работе.
- Улучшить коммуникацию между отделами благодаря автоматизации согласований.
- Повысить уровень обслуживания клиентов за счет быстрого реагирования на запросы и оформление документов.
Функционал 1С:Документооборот
Программа позволяет
- Хранение документов и файлов с учетом прав доступа пользователей.
- Работа с различными типами документации: входящей, исходящей, внутренней и договорной.
- Поиск документов по ключевым словам и штрих-кодам.
- Использование встроенной почты для обмена сообщениями.
- Организация процесса согласования документов, учитывающих особенности компании.
- Контроль рабочего времени сотрудников и мониторинг выполнения ими задач.
- Учет и управление задачами в рамках проектной деятельности.
- Подписание документов с использованием всех видов электронных подписей.
- Передача данных в учетные системы на базе 1С:Предприятия с помощью функционала бесшовной интеграции.
Какие задачи решает 1Сдокументооборот 8
Программа предназначена для автоматизации документооборота в компании и помогает:
- Организовать работу сотрудников с документами более эффективно.
- Исключить потерю информации при переводе или увольнении работников.
- Сократить время, затрачиваемое на поиск данных в единой базе документов.
- Систематизировать и централизовать хранение всей документации.
- Обеспечить быстрый доступ к документам с учетом разграничения прав доступа пользователей.
- Минимизировать использование канцелярских материалов.
- Контролировать рабочее время сотрудников и вести учет их задач.
- Ускорить процесс согласования договоров.
- Уменьшить количество рутинных операций с документами благодаря автоматизации.
- Работать с документами различных форматов: офисными файлами, изображениями, проектной документацией, текстами, архивами, аудио- и видеофайлами и другими.
- Контролировать выполнение задач и многое другое.
Возможности программы 1С:Документооборот
Организация внутреннего документооборота
Внутренний документооборот включает в себя служебные записки, организационно-распорядительные документы (ОРД), приказы, проектную и техническую документацию. Хранение этих документов осуществляется в специальном журнале, что позволяет удобно просматривать все материалы в виде единого списка.
Хранение файлов
Программа может служить единым архивом для всей документации компании. В ней реализован механизм связей, который помогает поддерживать полную цепочку документов. Также осуществляется контроль целостности ответов для входящей и исходящей корреспонденции.
Поиск информации и штрихкодирование
Программа обладает возможностью хранения значительного объема данных. Удобный интерфейс позволяет производить:
- Поиск по реквизитам;
- Поиск в списках с использованием быстрых фильтров;
- Полнотекстовый поиск;
- Поиск бумажных документов с помощью штрих-кодов.
Кроме того, позволяет печатать штрих-коды как непосредственно на документе, так и на отдельном листе, а также создавать самоклеящиеся штрих-коды для наклеивания на бумажные версии. Использование таких технологий значительно упрощает процесс поиска документов и организацию архива.
Электронные подписи
В программе предусмотрена функция использования электронной подписи, которая позволяет визировать карточки документов, прикрепленные файлы, согласовательные визы, резолюции, решения об утверждении и другие документы.
Договорные документы
- Согласование договоров.
- Контроль финансов и отслеживание документов по договорам.
- Управление жизненным циклом договоров.
- Получение скан-копий оригиналов договоров с подписями и печатями.
Работа с файлами
Сотрудники ежедневно создают и редактируют файлы. Программа поддерживает совместную многопользовательскую работу, а также включает механизмы управления жизненным циклом файлов и их привязки к документам.
Учет входящей и исходящей корреспонденции
В системе реализовано связанное отображение входящих и исходящих документов. Обеспечивается контроль целостности ответов и ведется история переписки.
Встроенная почта
«Бизнес-почта» обладает функционалом, аналогичным обычным почтовым программам, но включает более 40 дополнительных инструментов, упрощающих работу сотрудников. Данная функция доступна в конфигурациях КОРП, ДГУ, DM и ДО Холдинга.
При использовании встроенной почты все письма и вложения, а также протоколы доставки сообщений хранятся непосредственно в системе.
Бизнес-процессы и задачи
Система охватывает не только путь документов, но и является основой для учета. В конечном итоге это позволяет поднять качество организационной работы предприятия на новый уровень.
Задачи в программе структурированы в рамках шести основных типов элементарных процессов:
- Рассмотрение: результатом этого этапа становится постановка резолюции руководителем и возврат заверенного документа автору.
- Исполнение: на этом этапе документация, находящаяся в разработке, передается всем пользователям согласно списку, а также контролирующему лицу для обеспечения исполнительской дисциплины. Один из пользователей назначается ответственным исполнителем.
- Согласование: в рамках данного процесса выбранные респонденты вносят изменения или заверяют документы, после чего возвращают их инициатору для дальнейшей работы с результатами.
- Утверждение: документ направляется на утверждение назначенному ответственному, который может вернуть его автору для внесения корректировок или ознакомления с резолюцией.
- Регистрация: на этом этапе секретарь присваивает документу регистрационный номер, ставит печать организации и отправляет его корреспонденту.
- Ознакомление: позволяет всем сотрудникам из списка заинтересованных лиц ознакомиться с документом.
На основе этих процессов можно создавать более сложные многоуровневые схемы и маршруты, формируя комплексные кросс-функциональные процессы с неограниченной вложенностью.
Управление проектами
Блок «Управление проектами» в 1С:Документооборот предназначен для структурирования массива документов и объема работы сотрудников по проектам. Он помогает командам, работающим над проектами, начиная от ведения плана проекта и заканчивая выполнением задач. Механизм управления проектами доступен в конфигурациях КОРП, ДГУ, DM и ДО Холдинга.
Учет рабочего времени
Функциональный модуль 1С:Документооборот 8 предоставляет сотрудникам простой и интуитивно понятный способ фиксировать выполненные задачи и распределение рабочего времени на различные виды деятельности в течение дня. Все данные о выполненных работах связываются с документами, задачами, процессами и проектами, в которых участвует сотрудник. Этот модуль позволяет оценить реальную структуру рабочего времени, определяя долю, потраченную на совещания, и ту, что ушла на подготовку и согласование документов.
Учет отсутствия сотрудников
Компактный, но очень полезный инструмент, который уведомляет о отсутствии сотрудника и помогает найти замену ответственному лицу на всех этапах процесса или проекта, где требуется его участие.
Контроль исполнительской дисциплины
Ключевая функция программы – контроль исполнительской дисциплины по задачам:
- Мониторинг сроков и объемов выполнения заданий;
- Ежедневный учет рабочего времени сотрудников с разбивкой по выполняемым работам (включая автоматический учет на основе завершенных задач);
- Анализ затрат рабочего времени отдельных сотрудников, подразделений и проектов с использованием отчетов.
Классическое делопроизводство
В программе предусмотрены все необходимые формы для бумажного документооборота. Это включает в себя такие функции, как печать обложки дела, ведение журнала передачи документов и многое другое.
Учет мероприятий
Система предоставляет обширные возможности для учета мероприятий — от планирования встреч и совещаний до контроля исполнения решений, принятых на этих мероприятиях. Если на прошедшем событии не были полностью рассмотрены все пункты протокола или не было принято решение по некоторым вопросам, следующее мероприятие будет связано с предыдущим. Это повышает прозрачность и контроль за процессом согласования решений, а также способствует улучшению исполнительской дисциплины. Данная функция доступна в версиях КОРП, ДГУ и DM.
Форум
Встроенный инструмент «Форум» позволяет эффективно решать рабочие вопросы — от неформального общения до официальной переписки, подтверждающей принятые решения и действия. Все обсуждения на форуме связаны с документами, задачами и процессами. Этот инструмент особенно удобен для первой линии поддержки, где опытные сотрудники могут объяснять новичкам различные рабочие моменты. Механизм «Форум» доступен во всех версиях 1С:Документооборот, кроме ПРОФ.
Управление правами доступа
Механизм предназначен для определения и ограничения прав доступа пользователей к базе, на основе таких параметров, как политика доступа, папки, рабочие группы.
Другие особенности
В стандартной версии системы предусмотрен механизм интеграции с 13 различными конфигурациями 1С. В частности, доступна интеграция с конфигурацией ERP через план обмена и бесшовную интеграцию.
Конфигурация поддерживает работу на мобильных устройствах, включая платформы Android, iOS и Windows Phone, а также через веб-браузеры благодаря возможностям платформы 1С:Предприятие 8.
Система предлагает личные и общие календари, которые позволяют не только вести учет записей, как в MS Outlook, но и управлять документами и задачами пользователей.
Настройка интерфейса является стандартной функцией 1С:Предприятие, однако в «1С:Документооборот 8» она имеет более широкие возможности. Пользователи могут адаптировать интерфейс под свои нужды, изменяя состав реквизитов, создавая цветные списки, настраивая сортировку и выбирая состав колонок.
Версии программы 1С:Документооборот
Компания «1С» предлагает несколько версий программного продукта:
«1С:Документооборот 8 ПРОФ»
Система предназначена для небольших, средних коммерческих и бюджетных организаций с простой структурой.
«1С:Документооборот 8 КОРП»
Программа подходит для средних и крупных организаций, а также холдингов с более сложной организационной структурой и документооборотом.
«1С:Документооборот государственного учреждения 8»
Система разработана специально для государственных (муниципальных) учреждений, обладающих сложной организационной структурой и документооборотом.
«1С:Document Management»
Представляет собой версию «1С:Документооборот КОРП», но с интерфейсом на двух языках: английском и русском. Этот продукт будет полезен российским компаниям с филиалами за границей или с большим числом англоговорящих сотрудников, а также иностранным компаниям, имеющим представительства в России.
Отличие программы «1С:Документооборот 8» ПРОФ от КОРП
Решение уровня КОРП предлагает расширенные возможности, что позволяет более эффективно организовать автоматизацию в компании.
В частности, это касается управления бизнес-процессами и проектами, а также работы с задачами и файлами-вложениями, включая функции штрихкодирования и поддержку организационного взаимодействия внутри компании.
Заключение
«1С:Документооборот 8» — это отличный инструмент для автоматизации документооборота и делопроизводства, который также способствует улучшению коммуникации между сотрудниками, управлению задачами и проектами, а также анализу ключевых организационных показателей. Программа поддерживает мобильный доступ, что позволяет использовать ее удаленно, а интуитивно понятный интерфейс обеспечивает быструю адаптацию сотрудников.
Мы имеем значительный опыт в автоматизации бизнеса, как для малых предприятий, так и для крупных организаций, подробнее можно узнать тут
Больше полезны новостей в сфере 1С и бухгалтерии в нашем телеграм https://t.me/+YEuGJOJRhldmYWMy