Опись документов используется в разных жизненных и бизнес-ситуациях: для отчетов в налоговую и госучреждения, для переноса бумаг в архив, для взаимодействия с партнерами. Главная ее цель – чтобы вы собрали нужный комплект форм и ничего не пропустили. Узнайте, как помогает опись при участии в тендерах и как ее составить.
Что такое опись документов
Опись документов — это список всех бумаг, переданных в рамках конкретного дела или проекта. Она нужна в ситуациях, где важно четко зафиксировать, какие документы вы предоставили, чтобы избежать путаницы или споров.
В каких случаях нужна опись:
- Передача документов в налоговые органы и государственные учреждения.
- Сдача документов при судебных разбирательствах.
- Направление партнерам и клиентам.
- Перенос в архив.
- Участие в тендерах.
Опись документов при участии в тендерах — это список всех бумаг (выписок, разрешений, свидетельств, реквизитов и т.д.), которые вы подаете вместе с заявкой на участие в тендере. Этот документ нужен, чтобы упорядочить всю информацию и облегчить проверку вашей заявки заказчиком.
Пример. АО ПИиНИИ ВТ «Ленаэропроект» разместил информацию о закупке на сайте ЕИС на поставку программного обеспечения в рамках 223-ФЗ. Номер закупки – 32211461033. В составе документации организация (заказчик) указала, что участник закупки, помимо прочих документов, должен предоставить опись документов.
При этом заказчик приложил таблицу со списком всей информации, которую он ждет от участника. Таким образом, участник может скачать эту таблицу и подготовить опись с учетом данного шаблона. На минуточку, список состоит из 23 пунктов, и таблица – это помощь участнику, чтобы он ничего не забыл.
В конце заказчик прописал формулировку: «Данная форма является обязательной для заполнения участником закупки. Непредоставление либо незаполнение участником закупки данной формы является основанием для отказа в допуске к участию в закупке».
Соответственно, опись – это важный документ для участия в тендерах, который участник не может проигнорировать.
Образец описи документов – СКАЧАТЬ
Для чего нужна опись документов при участии в тендерах
Опись в тендерах – это не формальный этап, а важное действие для обеих сторон (заказчиков и поставщиков).
- Для удобства заказчика. С помощью описи заказчик быстро находит нужные документы в вашей заявке. Это экономит время и снижает риск того, что важные бумаги останутся незамеченными.
- Для защиты ваших интересов. Опись помогает вам убедиться, что вы ничего не забыли приложить. Кроме того, в случае спора она станет доказательством того, какие документы вы передали.
Как выглядит опись документов
Опись содержит:
- Названия всех документов. Например, копия устава, бухгалтерская отчетность, справка о наличии оборудования.
- Номер или обозначение каждого документа. Это делает список более понятным.
- Количество страниц. Чтобы избежать споров, если страница потеряется или окажется не на месте.
Как выглядит опись:
Какие документы в составе описи может запросить заказчик
Юридические лица и ИП Предоставляют разные комплекты документов. Обычно заказчики перечисляют их в составе тендерной документации.
Для юридических лиц
- Учредительные документы: копия учредительного договора и/ или копия действующего устава.
- Свидетельство о государственной регистрации (ОГРН); свидетельство о внесении в ЕГРЮЛ записи о юридическом лице, созданном до 01.07.2002 года.
- Лист записи Единого государственного реестра юридических лиц.
- Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН).
- Решение/протокол о создании юридического лица.
- Решение/протокол об избрании руководителя.
- Приказ о вступлении в должность руководителя.
- Приказ о назначении главного бухгалтера.
Для индивидуальных предпринимателей
- Свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве ИП.
- Лист записи ЕГРИП.
- Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН).
- Паспорт.
Документы о финансовом положении участника
Для участников, применяющих ОСНО:
- Копия бухгалтерского баланса за отчетный период, либо документы, подтверждающие сдачу баланса в налоговый орган.
- Копия отчета о финансовых результатах за отчетный период, либо документы, подтверждающие сдачу отчета в налоговый орган.
Для ИП и участников, применяющих УСН:
- Копия налоговой декларации за отчетный период, либо документы, подтверждающие сдачу декларации в налоговый орган.
- Копия уведомления из налогового органа о применении участником УСН.
Кроме этого заказчик может запросить:
- Копии документов, подтверждающих соответствие продукции требованиям, установленным законодательством.
- Доверенность на уполномоченное лицо, имеющее право подписи документов от имени участника.
- Решение о согласии на совершение / об одобрении крупной сделки.
Как видим, документов очень много. И чтобы ничего не упустить при подаче заявки, необходимо внести их в опись, а потом проверять перед подачей предложения.
Как составить опись документов
Опись документов требуют не все заказчики, которые проводят закупки. Но в любом случае вы должны иметь под рукой список форм, поэтому составлять опись рекомендуем для себя.
Пусть это будет таблица со стандартными формами, которые вы предоставляете при участии в процедурах: анкета, паспортные данные ИП, лист регистрации ИП, учредительные документы компании, приказ о вступлении в должность руководителя и т.д. Вы всегда можете свериться с таблицей, чтобы при сборе форм ничего не забыли приложить.
Таблица с описью не должна вызвать у вас трудностей. Гораздо сложнее собрать все необходимые формы для участия в тендерах. По факту в таблицу вы переносите только наименования документов и нумеруете их. Вот 4 шага, как заполнить таблицу:
- Перечислите все документы, которые требуют в тендерной документации.
- Убедитесь, что у вас есть все указанные бумаги.
- Пронумеруйте документы, чтобы их легко было найти в папке или файле.
- Добавьте свою подпись и дату.
Если тендер проводится в электронной форме, опись также может быть загружена в систему вместе с другими документами.
Важно: В тендерной документации заказчик может указать, в каком формате нужно направить ему заполненную таблицу (PDF или Word). Обращайте на это внимание, чтобы неверный формат не стал поводом для отклонения заявки.
Заключение
Опись документов — это простой, но важный инструмент, который упрощает подачу заявки и помогает избежать ошибок.
- Она всегда под рукой на рабочем столе компьютера.
- Не нужно каждый раз собирать формы заново.
- Экономится очень много времени для других важных задач.
Составляйте ее внимательно, чтобы заявка выглядела профессионально и соответствовала требованиям заказчика.
Еще больше практических рекомендаций по подготовке тендерных заявок вы найдете в нашем специальном комплекте материалов.