В современном крупном университете, где количество студентов превышает 20 000 человек, их координация и поддержка становится настоящим вызовом. ДВФУ с этим вызовом справился, внедрив в систему управления всего одну должность - заместителя руководителя образовательной программы (замРОП).
Кто они такие и как изменили жизнь студентов? Давайте разберемся!
Кто такой замРОП и почему он важен?
ЗамРОП — это не просто преподаватель, а своего рода проводник для студентов в сложной структуре университета. Он помогает:
- организоваться и найти информацию;
- обратиться в нужное подразделение;
- отслеживать успеваемость;
- решать вопросы аттестации, переводов и даже межпрограммного взаимодействия.
Если говорить простым языком, ЗамРОП - это контактное лицо, к которому студент может обратиться, когда теряется в бюрократических лабиринтах или не знает, к кому идти.
Почему возникла потребность в замРОПах?
Ранее в университете на уровне школ и институтов существовали студенческие офисы, которые оперативно решали многие вопросы. Но после их централизации возникли трудности. Стало сложно отслеживать специфику каждого направления подготовки, увеличилось время отклика на запросы студентов, а главное, до решения проблем доходили слишком поздно.
Студенты сталкивались с ситуацией, когда решение вопроса превращалось в длительное «путешествие» по подразделениям, и иногда ответы приходили уже после того, как проблема перерастала в серьезную.
Как внедряли замРОПов?
Работа началась в начале учебного года 2023-2024. На первом этапе провели проектные сессии с заместителями директоров школ, институтов и преподавателями. Обсуждали потерянный функционал и задачи, которые нужно включить в новую роль.
Затем подготовили регламент:
- что входит в обязанности замРОПов,
- как они взаимодействуют с другими структурами,
- какие ресурсы и компенсации предусмотрены для них.
После этого определили ответственных сотрудников, закрепив их на конкретных образовательных направлениях.
Первая обратная связь: как восприняли замРОПов?
Первые положительные отзывы данная инициатива получила через год работы. Студенты оценили возможность быстрее находить решения своих вопросов, а школы и институты — снижение нагрузки на другие подразделения.
ЗамРОПы изменили поведение студентов: теперь вместо того, чтобы «атаковать» сразу несколько чатов и подразделений, они обращаются напрямую к назначенному ответственному лицу. Это позволило упростить коммуникацию, снизить дублирование запросов, сделать процесс консультирования прозрачнее и эффективнее.
Какие результаты достигнуты?
Инициатива показала себя успешной:
- Ускорено информирование студентов — будь то ликвидация задолженностей, сбор справок для физкультуры или информация о мероприятиях.
- Снижен хаос в коммуникации.
- Повышена оперативность и точность работы с запросами студентов.
Что дальше?
Хотя дальнейшие планы по развитию системы пока не озвучены, уже создан полезный инструмент — сетевая база данных для замРОПов. Она включает:
- информацию о студентах, вернувшихся из академического отпуска,
- переводы,
- отчисления.
Эта база данных облегчает работу замРОПов, позволяя оперативно получать актуальную информацию.
Роль замРОПов стала ответом на вызовы современного крупного университета. Введение этих специалистов помогло устранить узкие места в работе с огромным количеством студентов, сделать взаимодействие с университетом проще и понятнее.
ЗамРОП — это не просто новая должность, а качественный шаг к созданию более комфортной образовательной среды, где каждый студент чувствует поддержку.