Я Екатерина Овакимян, преподаватель этикета и протокола, член Ассоциации Специалистов по Этикету. Каждую неделю говорю с вами, читатели «Курса дела», об этикете и его основах.
Сегодня я предлагаю начать писать и отправлять письма. Современные письма. Их сейчас называют e-mail.
В электронном деловом обороте остаются почти все требования, что ранее были определены эпистолярным жанром.
Главное — это приветствие.
Если письмо будет отправлено одному адресату, то хорошо, если мы напишем его имя. Если письмо придется отправить многим, то правильно будет подобрать более общее обращение. «Уважаемые коллеги», например. Но никакого «Приветствую» или «Доброго всем времени суток» в переписке быть не должно! «Здравствуйте!» и «Добрый день!» — всегда правильно.
Если вы ведете общую деловую переписку с несколькими адресатами, и, если ответ касается только одного из них, правильно ответить только ему. Тем более, если вы хотите и имеете на то право, покритиковать его.
Тема письма всегда должна быть. И она состоит максимум из трех слов. Если мы начали деловую переписку с одной темы, например, повышения зарплаты, но постепенно перешли на обсуждение выполнения плана, тему не забываем менять.
Объем письма — по максимуму лаконичным. Не забывайте, что краткость — сестра таланта. Для этого, после составления текста письма, мы не торопимся нажать кнопку ENTER. Откладываем письмо и через некоторое время внимательно перечитываем. Убираем лишнее, корректируем ошибки и сокращаем отправление до необходимого размера. Это всегда помогает.
Прикрепленные файлы. Если нам необходимо прикрепить к тексту письма файлы, то мы стараемся не забывать их прикрепить. Часто, написав письмо, мы хотим побыстрее его отправить и потом спохватываемся, что не прикрепили файлы или прикрепили не все. И летит вдогонку следующее письмо. Это ляп. Его надо избегать. Но все мы живые люди. Извиняемся за допущенную ошибку. Здесь как раз помогает вышеизложенное правило отложенного письма.
Если файлы прикрепили, тему письма коротко обозначили, то следует помнить, что тело письма не может быть пустым. Фраза «Иван Иванович, высылаю необходимую информацию» весьма правильна. Главное, чтобы текст письма был.
Сроки ответа на письмо.
Если письмо не предполагает срочности, то по этикету у нас есть семь дней на ответ.
Но часто бывает очень важным узнать, дошло ли письмо до адресата. Моя мама поставила на мои письма отметку «СПАМ» и уверяет меня, что она этого не делала. В этом случае вполне допустимо поинтересоваться у адресата, получил ли он ваше письмо. И это можно сделать в мессенджере. Но лучше, получив письмо, сразу ответить: «Письмо получил, спасибо! Отвечу позже». Это поможет отправителю не нервничать. А вежливые люди всегда стараются сделать общение с другими людьми более комфортным.
Подпись.
Она непременно должна быть. «С уважением, Екатерина Овакимян» — это правильно. Если мы формируем шаблон подписи, то стараемся сделать его лаконичным. В подписи есть ваш мобильный телефон, значит сокращения «моб.тел.» перед ним писать не стоит. Это касается многих фраз не только в подписи. Например, в ноябре месяце. Чем еще может быть ноябрь, кроме как месяцем?
Адрес электронной почты.
Если мы работаем в серьезной компании, то правильно завести отдельную почту и назвать ее соответственно. Более того, в серьезных компаниях вам такую почту заведут. Для обмена служебными сообщениями и документами.
Недопустимо в приличной компании отправлять деловые письма на электронный адрес «kisulya_65» или «svetochka-milashka». И опять же смотрим на фото, которое ставим на аватар. Задача руководителя следить за этим! Это его зона ответственности.
И последнее на сегодня. Если в написанном нами письме многие слова подчеркнуты красной волнистой линией, это знак. Надо проверить орфографию. И надо не лениться, эту подсказку придумали нам для сохранения хорошего делового имиджа.
Впереди нас ждет декабрь. Самый суматошный и самый активный месяц в году. Я расскажу, об этикете деловых подарков, о деловых обедах и ужинах и о порядке встречи деловых гостей.
Искренне ваша, Екатерина Овакимян, преподаватель этикета и протокола.
Как правильно здороваться. Уроки этикета