Электронный документооборот с каждым годом становится всё популярнее. И это не дань моде и не следование актуальным тенденциям в цифровой среде. Наличие ЭДО в большинстве сфер бизнеса является обязательным требованием, например, когда речь идёт о работе с системой «Честный ЗНАК», госзакупками и т.п. Более того, цифровой формат взаимодействия обязателен для сдачи отчётности в налоговую инспекцию, СФР, Росстат и другие контролирующие органы. Несмотря на то, что использование ЭДО набирает обороты, у тех, кто только собирается внедрять безбумажный обмен документацией, возникает ряд вопросов. В нашей статье мы собрали полезную информацию о том, что такое электронный документооборот, для чего он нужен, как выбрать оператора ЭДО и др.
Что такое ЭДО и почему это важно
Электронный документооборот или сокращённо ЭДО – это обмен документацией в цифровом формате, который ведётся в специальных программах или сервисах (системах ЭДО).
Как правило, речь идёт об обмене именно юридически значимыми документами. Что это значит? Прежде всего это говорит о том, что электронный документ по своей силе абсолютно равен его аналогу на бумаге, а подпись руководителя компании или индивидуального предпринимателя на цифровом документе идентична его собственноручной.
Официальное понятие «электронный документ» было введено законодательно в 2010 году и определяется как документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия с использованием компьютера, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (пункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ).
К неоспоримым преимуществам использования систем электронного документооборота относятся:
- простота использования – не сложнее электронной почты;
- скорость отправки и получения документации;
- безопасность, защита документов от несанкционированного доступа;
- автоматизация создания и отправки документов;
- сдача отчётности в госорганы и её автоматическая проверка перед отправкой;
- настройка маршрутизации входящих и исходящих документов на ответственных сотрудников;
- отслеживание статусов документов.
Зачем переходить на ЭДО
Помимо того, что постепенный переход на электронный документооборот решает сразу несколько глобальных для любой компании или ИП задач, он готовит субъектов бизнеса к тому, что в скором времени ЭДО станет обязательным и повсеместным.
- Требование законодательства
Уже сегодня наличие ЭДО является одним из обязательных требований при работе с продуктами и предметами, подлежащими обязательной маркировке (система «Честный ЗНАК») и прослеживаемыми товарами. Без электронных документов невозможна работа с госзакупками (закон № 44-ФЗ) и участие в электронных торгах, а также сдача в налоговую инспекцию деклараций по НДС, бухгалтерской и иных видов отчётности. - Удобство иcпользования
Процесс подготовки, согласования, подписания электронного документа и направление его контрагенту в разы быстрее, чем бумажного. Это значит, что вся необходимая документация, в том числе закрывающая, будет получена своевременно, в текущем отчётном периоде. - Прозрачность деятельности субъектов бизнеса
Быстрое и своевременное получение всех необходимых электронных документов от контрагентов гарантирует уменьшение внимания со стороны налоговых органов. По требованию контролирующего органа любой систематизированный электронный документ можно без труда найти и направить в ИФНС или другой госорган. Как следствие, снижаются риски камеральных и выездных налоговых проверок, а также иных контрольно-надзорных мероприятий. - Экономия средств
Установленная один раз система электронного документооборота способна существенно снизить хозяйственные затраты компании или ИП. ЭДО избавит от необходимости постоянно покупать расходники для оргтехники и канцелярские принадлежности. - Надёжное хранение
Отсутствие необходимости подбора помещения для размещения массива бумажных документов. Даже если с офисом компании что-то произойдёт, документация в электронной форме, в отличие от бумажного архива, сохранится. Кроме того, электронный документ невозможно потерять. Его всегда можно найти и предъявить контрагенту или госоргану. - Работа с простыми и понятными программными продуктами
Для использования ЭДО не нужно специальное оборудование или айти-специалисты. Настроить обмен может любой сотрудник компании или ИП благодаря простоте и интуитивно понятному интерфейсу сервисов ЭДО как, например, у «Такском-Файлера».