Инвентаризация играет ключевую роль в обеспечении прозрачности и достоверности учета и представляет собой важный процесс, который является неотъемлемой частью эффективного менеджмента для компаний в сфере складской логистики. Традиционный или ручной способ проведения инвентаризации в условиях динамичного роста отрасли уже неэффективен, потому что занимает много времени и не имеет достаточных рычагов контроля за работой персонала, следствием выступают недостачи, пересортицы, множество документации на бумажных носителях с недостоверной информацией, в итоге бизнес несет финансовые потери.
Внедрение современных технологий и оптимизация процессов позволяют компаниям увеличить точность учета и значительно сократить время на проведение процесса — до 50%.
Этап 1. Планирование ресурсов:
Для успешного проведения инвентаризации склад необходимо подготовить к проверке – обеспечить хорошее освещение, проверить технику и оборудование, выделить зону «несоответствий» или карантинную зону, в которую будет складироваться неидентифицированный товар или с признаками порчи, чтобы потом разобраться что пойдет в ремонт, а что в утилизацию.
После этого в системе определяется объём товаров подлежащих к пересчёту, назначаются группы участников по определенным зонам: рядам, стеллажам, верхним и нижним ярусам, ячейкам и т.п. Далее, в настройках пользователей AS WMS назначаются права всем участникам процесса, которые дают право на корректировки, внесение изменений по количеству позиций, добавление или удаление номенклатур. Ответственный сотрудник компании за инвентаризацию (руководитель, бухгалтер, ревизор) формирует в WMS системе документ - «Плановая инвентаризация». В нём указывает критерии к пересчёту, выбирает склад или помещение, назначает ответственных сотрудников, и переводит задание в статус - «В работе». Назначенный сотрудник авторизуется и выбирает вкладку «Инвентаризация», видит поставленное задание и свою зону ответственности и начинает выполнять предварительную проверку.
Этап 2. Предварительная проверка
Сотрудники, используя отчёты «Неотгруженные заказы» или «Ведомость расчетов с клиентами», предварительно проверяют заказы в зоне отгрузки, уделяя особое внимание тем, которые хранятся долго. Возможно, некоторые заказы отсутствуют в зоне отгрузки, так как они были выданы, но не проведены по системе. Таким же образом необходимо проверить документы приходов. Далее идет подготовка товаров, штучные без признаков идентификации проклеиваются товарными этикетками с штрихкодами, весовые товары перевешиваются на откалиброванных весах. Мерные товары (кабели, ткани), перемеряются на станках или при помощи мерных бухт. После этого начинается процесс инвентаризации.
Этап 3. Инвентаризация
Инвентаризацию лучше всего начинать с общего собрания всех сотрудников, на котором озвучивается цель, причины проведения (плановая, внеплановая, по решению руководства и т.п.), обсуждаются общие организационные вопросы, распределяется права и ответственность (распределение участников счётных групп, ответственных за ряды и зон пересчёта), разбираются вопросы касательно выполнения норм по технике безопасности, пожарной безопасности и охраны труда, подводятся итоги текущего дня.
Процесс работы делится на два этапа «физический» и «системный»:
- При «физическом» наиболее распространённым методом проверки является следующий: если упаковка не была открыта, пломба неповреждена и отсутствуют видимые следы механических повреждений, произведя подсчёт, упаковка не вскрывается, и мы полагаемся на количество, указанное производителем. В случае, если упаковка открыта и содержимое неполное, то в этом случае необходимо пересчитать все предметы внутри вскрытой коробки. В задании инвентаризации отображается список мест хранения необходимых к пересчёту, кладовщик вручную пересчитывает товары.
- «Системный» этап подразумевает ввод данных в систему с помощью ТСД. В AS WMS есть возможность ввода данных (позиции и количества) как методом сканирования штрихкода, так и ручным вводом количества. В списке товаров «зеленым» цветом отображается пересчитанная позиция ячейки, «белым» - которую нужно пересчитать. Таким образом, пока сотрудник не пересчитает все ячейки, задание не завершится. При вводе фактического количества система сразу корректирует остатки в AS WMS.
Этап 4. Контрольно-ревизионные работы
После окончания пересчётов в 1С автоматически формируется документ о проведенной инвентаризации. Система отображает наличие расхождений остатков системы управления складом и данных бухучёта (по каждому из заданий). На основании результатов проведённой инвентаризации могут проводиться контрольно-ревизионные работы:
- осуществляется анализ и отработка причин расхождений между результатами инвентаризации;
- проводится анализ корневых причин возникновения брака, неликвидов, некомплектов;
- оценивается качество, мониторинг работы сотрудников, как смежных отделов, так и склада и многое другое.
Всего за 2 месяца работы по автоматизации при помощи WMS можно сократить время проведения инвентаризации более чем на 50% (в критериях, которые я привел выше, на некоторых проектах получалось добиться цифры 60%). Еще один существенный плюс - до 70 % уменьшается использование бумажных носителей.
Подробнее читайте на нашем сайте
Сколько стоит автоматизация склада с AS WMS?
