Что такое электронный документооборот, разберемся на примере ЭДО ДИАДОК.
Диадок — система электронного документооборота, в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Перевести в электронный вид можно любой документ: счет-фактуру, акт, товарную накладную ТОРГ-12, договор и другие. Диадок обеспечивает юридическую значимость передаваемых документов в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства РФ.
Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс обмена и хранения документов, который осуществляется с использованием электронных средств и технологий. Вместо традиционного бумажного формата документы создаются, отправляются, подписываются, получаются и хранятся в электронном виде.
ЭДО можно разделить на два вида:
- Внутренний ЭДО — обмен документами внутри компании. С помощью ЭДО быстро согласуются договоры, проекты, сметы, приказы, отчёты и инструкции, а также без логистических затрат рассылаются и подписываются внутренние документы — акты, приказы, дополнительные соглашения и т. д..
- Внешний ЭДО — обмен документами с контрагентами, клиентами-физлицами и внештатными подрядчиками. Внешний ЭДО позволяет подписывать договоры и приложения, акты выполненных работ и другие документы онлайн — без бумаги.
Преимущества ЭДО:
- Ускорение процессов. Электронные документы позволяют сократить время на обработку, хранение и передачу данных.
- Снижение затрат. Экономия на бумаге, печати и хранении документов.
- Удобство доступа. Доступ к документам возможен в любое время и из любого места, что особенно важно для удаленной работы.
- Повышенная безопасность. Электронные системы обеспечивают высокий уровень защиты данных
Кому подходит
Компаниям, которые:
- сдают декларации по НДС, работают со счетами-фактурами
- обмениваются первичными документами с поставщиками и покупателями
- имеют большое количество контрагентов из других регионов
- имеют большие архивы документов
- имеют филиалы
- задействуют в ЭДО отделы продаж
- сталкиваются с проблемой быстрого поиска нужного документа
- работают в 1С
Возможности
- Мгновенное подписание и отправка документов без дублирования на бумаге. При этом документы являются юридически значимыми
- Экономия на курьерской доставке, печати и хранении документов
- Безопасное хранение документов на защищенных серверах. Диадок подтвердил высокий уровень защищенности во время независимого аудита безопасности
- Возможность отозвать неподписанный документ
- Квалифицированная круглосуточная техподдержка
- Доступ с любого устройства: ПК, смартфона, ноутбука.