Несмотря на введение системы электронного документооборота, большую часть документов организации хранят в бумажном виде. Для некоторых из них, например, описей дел по личному составу, актов сдачи-приемки выполненных работ приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 установлен срок хранения до 75 лет. Чтобы за это время с бумагами ничего не случилось, используют систему архивных коробов. Это прочная легкая упаковка из картона. В ней удобно хранить и перевозить документы, легко найти нужный — для быстрого поиска можно просто подписать маркером. Коробки доставляются сложенными — не займут много места на складе, для сборки не нужен клей, инструкция в комплекте.
Виды архивных коробок:
- Архивные папки — подходят для хранения документов, которые часто используются и должны быть под рукой. Например, корреспонденцию и письма, договоры и контракты, личные дела сотрудников. Откидная крышка фиксируется замковым соединением, есть варианты типа пенал, закрываются как коробок спичек.
- Короба формата А4 — часто используются для архива компании, книг учета и журналов, а также для долгосрочных юридических документов.
- Короба формата А3 — нужны для хранения чертежей, технических планов, маркетинговых плакатов и других материалов большого размера, удобны для переездов.
Общие требования к архивным коробам и организации архивов перечислены в ГОСТ 12301-2006, ГОСТ 7.65-92, ГОСТ Р 7.0.8-2013.
Материалы, из которых делают архивные коробки
Обычно это трех- или пятислойный гофрокартон, микрогофрокартон. Его легко утилизировать, он подходит для вторичной переработки. Очень легкий, для сравнения:
- Вес короба из трехслойного гофрокартона 325x235x235 мм около 200 гр;
- Вес контейнера из плотного пластика будет минимум в два раза больше, примерно 500 гр;
- Короб из фанеры толщиной 6 мм аналогичных размеров весит от 1 кг.
А это значит, что, например, при отправке архива в другой филиал вы сэкономите на службе доставки.
Гофрокартон состоит из гладких (лайнер) и волнистых (флютинг) слоев. Благодаря такой структуре он очень прочный, например, семислойный из четырех лайнеров и трех флютингов по показателям близок к дереву, из него даже делают мебель. На гладкую лицевую поверхность можно нанести принт или наклейку.
❗ Мы провели эксперимент и проверили прочность архивной коробки лично: заполняли щебнем и пробовали поднять. Выдерживает до 35 кг точно, это стопка бумаги из 7 тыс. листов А4. Можно спокойно переносить и переставлять с места на место.
Типы архивных коробок
Для хранения документов используются чаще всего две разновидности: с откидной и съемной крышкой. Архивные короба с откидной крышкой удобны для обычных папок А4, их можно укладывать горизонтально или вертикально. Модели со съемной крышкой разработаны для архивных папок.
Чтобы сотрудникам было удобно искать документы и переставлять картонные коробки, на боковых стенках есть прорези. Специальный клапан защищает руки от порезов.
* Для архивных коробов и папок мы используем только бескислотный целлюлозный картон. Если хранить бумаги в коробке из макулатурного картона, при перепадах температур или влажности внутри образуется кислотная среда, которая портит документы. В нашей продукции даже за 15-20-50 лет с бумагами ничего не случится.
Типы креплений у архивных коробок
Чтобы короб случайно не открылся, используются замковые соединения, например, заделочный (вставной) клапан на откидной крышке, лепестковый замок (на лапке) — клапаны на крышке и на стенке. Эти варианты многоразовые, можно открыть и закрыть снова. Кроме этого, применяются завязки, резинки, липучки и другие крепления.
Плюсы применения архивных коробов:
- Недорогие. Стоимость короба 325x235x235 мм (А4) при тираже от 1000 шт. — 60,5 руб;
- Прочные. Выдерживают большой вес, можно использовать повторно;
- Надежные. Защищают документы от пыли, мусора, не дают сминаться при транспортировке;
- Экологичные. Подходят для вторичной переработки, полностью разлагаются в окружающей среде;
- Удобно хранить. Приходят сложенными, собираются за пару минут без клея;
- Легко систематизировать. Каждый короб можно подписать, наклеить опись содержимого и сделать цветные маркировки.
Изготовим партию коробов для вашей организации в сроки от 1 до 7 дней в зависимости от тиража.
У нас собственное производство, возможна индивидуальная разработка и изготовление нестандартных конструкций, персонализация (цветная печать, тиснение, влагостойкое покрытие и пр.).
Срочные заказы любого объема выполним за 1 день. Свяжитесь с нами: 8 (800) 555-55-70, ответим на вопросы и подготовим коммерческое предложение для вашей организации.