Бухгалтер — это не просто первый помощник руководителя, а ключевой специалист, без которого невозможно представить успешную работу любой компании. Его тщательность в работе, внимание к деталям, сосредоточенность, отличное знание математики, усидчивость и терпение — это те качества, которые позволяют ему справляться с самыми сложными задачами. Однако, несмотря на все эти важные навыки, в реальности бухгалтер сосредоточен на сдаче отчетности в государственные органы, а не на анализе работы компании. Это можно понять, ведь из-за неправильно составленного отчета компания теряет крупную сумму денег или же из-за пропущенной детали в налоговой декларации на фирму накладываются штрафы.
Руководитель, понимая эти риски, не стремится загрузить своего бухгалтера по максимуму.
В крупных компаниях затраты на бухгалтерскую службу оправданы, а в малых компаниях содержание бухгалтера не всегда целесообразно. Высококвалифицированный специалист на рынке стоит очень дорого, и ему не интересно работать в одиночку. Поэтому, чтобы сократить затраты и получить качественные услуги по бухгалтерскому учету, лучше обратиться к аутсорсинговой компании.
Аутсорсинговая компания всегда в курсе последних изменений и готова оперативно реагировать на любые изменения, обеспечивая тем самым финансовую безопасность и стабильность бизнеса.
Хочу на примере показать, как мы внедряли оплату от конечных результатов в одной аутсорсинговой бухгалтерской компании, которая оказывает бухгалтерские услуги и имеет более 60 предприятий с различными формами собственности (ООО, ИП) и налогообложения (ОСНО, УСН).
К нам (я специалист-практик по оптимизации бизнес-процессов и специалист-практик по бухгалтерскому учету) обратился собственник компании, предоставляющей бухгалтерские услуги.
Собственник подозревал, что существующие сотрудники физически не успевают справляться с объемом задач, а сумма услуг, предоставляемых некоторым клиентам, значительно ниже затрат на их выполнение.
Перед нами стояла важная задача — определить загрузку персонала при оказании услуг на примере Группы компаний “Ромашка”, состоящей из четырех компаний (ООО, ИП на ОСНО, УСН), а также рассчитать фактические затраты на их обслуживание.
В компании, оказывающей бухгалтерские услуги, была следующая структура:
- бухгалтеры, оказывающие услуги;
- исполнительный директор (организация работы);
- программист (настройка работы офиса и взаимодействие с клиентами);
- собственник (привлечение клиентов).
Офис компания арендовала, система оплаты труда была окладной.
Чтобы определить фактические затраты на оказываемые услуги Группы компаний “Ромашка”, мы совместно с девочками (так мы называли бухгалтеров) определили все операции и разделили их на 4 группы (рабочие места), определили норму времени на выполнение каждой операции и стали собирать статистику документов в течение месяца. – см. Таблица №1.
Таким образом, мы смогли выявить реальные затраты на оказание услуг, а также определить, какие операции занимают больше всего времени и ресурсов. На основании этих данных мы разработали новую систему оплаты, которая позволила нам не только сократить затраты на обслуживание клиентов, но и повысить качество предоставляемых услуг.
В результате внедрения новой системы оплаты мы смогли:
- Оптимизировать затраты на бухгалтерские услуги.
- Повысить качество обслуживания клиентов.
- Улучшить взаимодействие между сотрудниками компании.
- Обеспечить финансовую стабильность и безопасность бизнеса.
На основании сводных данных о затратах времени за месяц на всю Группу компаний “Ромашка” мы провели детальный анализ и определили заработную плату бухгалтера на каждом рабочем месте.
Мы использовали стоимость часа, соответствующую квалификации сотрудника на его рабочем месте, чтобы обеспечить справедливость и точность расчетов.
Далее мы тщательно рассчитали накладные расходы, учитывая все часы, затраченные на обслуживание Группы компаний “Ромашка”. Мы учли все необходимые статьи расходов, такие как аренда, программист, связь и другие, чтобы получить наиболее точную картину затрат.
Итоговые фактические затраты на обслуживание Группы компаний “Ромашка” составили 56,696.81 рубля, с учетом рентабельности в 30%. Сравнивая эту сумму с утвержденной в договоре в размере 35000,00 рублей, мы явно видим, что фактические затраты значительно превысили утвержденные, на 21696.81 рубля.
Это подтвердило подозрения собственника.
Для предстоящего разговора с собственником Группы компаний “Ромашка” мы подготовили расчет затрат на содержание бухгалтера в компании, который составил 93007.80 рублей в месяц.
Этот расчет также показал превышение затрат над фактическими на 36310.99 рублей (93007.80 - 56696.81).
Эти данные, представленные в таблице №2
После предоставления этих прозрачных и аргументированных данных,расчетов, собственник Группы компаний “Ромашка” полностью согласился с фактическими затратами, осознавая, что за такие деньги он не сможет найти столь же квалифицированного специалиста.
Получив впечатляющие результаты с Группы компаний “Ромашка”, собственник загорелся идеей расширить сотрудничество и провести аналогичные расчеты для других компаний.
Наши девчонки с энтузиазмом взялись за освоение квалификации всех рабочих мест, что позволило значительно повысить производительность на 15%.
Благодаря этому, их заработная плата также выросла.
Осознание высокой эффективности работы компании вдохновило собственника на привлечение новых клиентов, что, в свою очередь, привело к увеличению прибыли в единицу времени.
Таким образом, все стороны остались в безусловном выигрыше: компания получила дополнительный источник дохода, сотрудники — повышение квалификации и заработной платы, а собственник — уверенность в долгосрочном и успешном развитии бизнеса.
Этот опыт показал, что аутсорсинг бухгалтерских услуг может быть эффективным инструментом для снижения затрат и повышения качества обслуживания клиентов. Мы уверены, что наша новая система оплаты будет полезна и другим компаниям, которые хотят оптимизировать свои бизнес-процессы и улучшить финансовое состояние.