Отказное или разъяснительное письмо - документ, подтверждающий, что для реализации определенного товара на маркетплейсе или в интернет-магазине не требуется обязательных разрешений, сертификатов или деклараций. Оно необходимо для продажи продукции, не подлежащей обязательной оценке соответствия.
Чтобы правильно сделать отказное письмо в 2024 году и избежать проблем с его приемом на маркетплейсах, нужно знать актуальные требования площадок, законодательные нормы и возможные ошибки при оформлении. В этой статье мы подробно разберем все нюансы и дадим пошаговую инструкцию, как самостоятельно сделать отказное письмо с первого раза.
Для каких товаров нужно делать отказное письмо в 2024 году?
Разъяснительные письма об отсутствии обязательной сертификации в 2024 году по-прежнему требуются для широкого перечня продукции:
- Одежда, обувь, аксессуары
- Текстиль, постельное белье
- Ювелирные изделия и бижутерия
- Игрушки и игры
- Канцелярия, книги, журналы
- Часть мебели и предметов интерьера
- Ряд пищевых продуктов
- Садово-огородный инвентарь и другие товары
Show Image
Точный список зависит от маркетплейса. Wildberries, Ozon, Яндекс.Маркет и другие площадки могут запрашивать отказное письмо для разных категорий. Поэтому перед тем, как делать документ, обязательно уточните актуальные требования на сайте маркетплейса или в службе поддержки продавцов.
А вот для такой продукции, как детские автокресла, косметика, электроника, средства индивидуальной защиты, медицинские изделия в любом случае придется оформлять полноценные сертификаты и декларации. Отказным письмом здесь не обойтись.
Пошаговая инструкция, как сделать отказное письмо в 2024 году
Чтобы самостоятельно сделать разъяснительное письмо, которое точно примет маркетплейс, выполните следующие шаги:
- Подготовьте бланк письмаПисьмо оформляется на фирменном бланке компании-продавца
Для ИП - с указанием ФИО, ИНН, ОГРНИП и адреса регистрации
Для юрлиц - с указанием полного названия, ИНН, ОГРН и юридического адреса - Пропишите "шапку" письмаУкажите полное наименование площадки, в адрес которой направляется письмо (например, ООО "Вайлдберриз")
Заполните данные об отправителе (название компании, должность, ФИО подписанта) - Составьте основной текстЧетко опишите товар (название, артикул, категория), для которого делается письмо. Можно перечислить несколько позиций
Сошлитесь на нормативно-правовые акты - технический регламент, ГОСТ, Решение ЕЭК, согласно которым товар не подлежит обязательной оценке соответствия
Для удобства можно оформить информацию в виде таблицы с колонками "Наименование", "Артикул", "Нормативный документ" - Поставьте подпись и печатьУкажите должность и ФИО лица, подписывающего письмо (руководитель или уполномоченный сотрудник)
Поставьте собственноручную подпись и печать организации (при наличии)
Впишите дату составления письма - Проверьте письмо на ошибкиСверьте правильность реквизитов компании, адресата, названий нормативных актов
Убедитесь, что товар описан корректно и соответствует заявленным документам
Проконтролируйте визуальное оформление - бланк, печать, подпись должны быть в наличии - Подготовьте скан письмаОтсканируйте или сфотографируйте готовое письмо в высоком разрешении
Формат файла - JPEG или PDF
Проверьте, что текст хорошо читаем, изображение не обрезано - Загрузите письмо на маркетплейсВ личном кабинете продавца перейдите в раздел управления документами
Следуйте инструкциям площадки, чтобы корректно прикрепить файл
При необходимости вложите скан в карточку товара или в отдельную заявку на регистрацию новой позиции
Если все сделано правильно, модераторы площадки примут ваше отказное письмо и допустят товар к продаже. Если будут замечания - оперативно исправьте их и загрузите новую версию документа.
Распространенные ошибки при самостоятельном оформлении отказного письма
Чтобы с первого раза сделать отказное письмо, которое устроит маркетплейс, не допускайте типичных ошибок:
- Неактуальные данные. Перед составлением письма проверьте действующие требования конкретной торговой площадки. Они могут отличаться от общих рекомендаций и периодически меняются.
- Неполные реквизиты. Внимательно заполняйте информацию об отправителе и получателе, не допускайте опечаток и не пропускайте обязательных граф.
- Размытое описание товара. Однозначно идентифицируйте продукцию, укажите точное наименование, артикул, ссылки на нормативную документацию.
- Устаревшие НПА. Ссылайтесь только на актуальные редакции техрегламентов, ГОСТов и прочих документов. Проверяйте их статус на официальных ресурсах.
- Визуальная небрежность. Оформляйте письмо на качественном бланке, следите за размещением печати и подписи. Загружайте четкие сканы без дефектов.
Show Image
Если сомневаетесь, правильно ли сделали отказное письмо - запросите бесплатную консультацию у сотрудников маркетплейса. Они подскажут, как скорректировать документ под требования площадки.
Сколько действует отказное письмо в 2024 году?
В 2024 году разъяснительные письма по-прежнему имеют ограниченный срок действия. В зависимости от маркетплейса он составляет от 1 года до 3 лет с даты оформления документа.
По истечении этого периода старое письмо утрачивает силу. Чтобы продолжить легально продавать товар на площадке, нужно будет сделать новое отказное письмо по актуальным требованиям и шаблонам.
Для удобства продавцов некоторые маркетплейсы, например, Wildberries, заранее уведомляют об окончании срока действия документа. Но лучше самостоятельно отслеживать даты и обновлять письма без напоминаний.
Выводы
Делать отказное письмо для продажи товаров на маркетплейсах в 2024 году несложно, если знать правила и помнить об ответственности. Для своевременного допуска продукции к реализации:
- Заранее уточните, для каких категорий товаров площадка требует разъяснительное письмо
- Скачайте актуальный шаблон документа и заполните его по образцу
- Проверьте корректность данных и визуальное оформление
- Загрузите готовый скан строго по инструкции маркетплейса
- Не допускайте распространенных ошибок и при необходимости консультируйтесь со специалистами
- Следите за сроком действия письма и обновляйте его раз в 1-3 года.
Юридически грамотное отказное письмо - такой же важный документ для онлайн-торговли, как сертификаты и декларации. Оно подтверждает соответствие продукции обязательным требованиям и помогает избежать штрафов за реализацию небезопасных товаров. Делайте его правильно и вовремя, чтобы развивать продажи на маркетплейсах в 2024 году без рисков.