Сегодня поделюсь еще одним кейсом согласования документов в Битрикс24. Этот инструмент помогает компании выстроить системную работу: не терять документы, сократить сроки согласования и ускорить процесс подписания с клиентом и получение оплаты.
Алгоритмы согласования могут быть разными, хотя базовая логика примерно одинакова. Если при прочтении у вас возникнут вопросы вроде "А можно, чтобы задание отправлялось двум руководителям, и процесс продолжался после согласования одного из них?" или "Можно ли настроить отдельный алгоритм если тип документа будет например счет?" — все можно! Пишите мне, я расскажу о всех возможностях. https://t.me/m/oJwdUljXNmJi
Стадии согласования договора и сам процесс реализованы на базе смарт-процессов Битрикс24.
Для начала работы сотрудник переходит в раздел "Согласование договора", нажимает кнопку "Создать" и заполняет необходимые поля: реквизиты, спецификацию, сумму и другие данные.
Далее Битрикс24 спрашивает: "Первичное согласование или пришли правки от клиента?"
Отличие в данном случае в том, что если выбираем "Пришли правки от клиента", то к согласованию будет подключен юридический отдел.
Процесс запущен, далее руководителю приходит уведомление и в раздел "Автоматизация" поступает задание.
Несколько слов об этом блоке: он помогает не пропустить ничего важного. Представьте, у вас много процессов — согласование договоров, счетов, отпусков, запуска проекта... Плюс вы работаете с задачами и отслеживаете CRM.
Чтобы не потерять важное в рабочей рутине, успеть всё в срок и по порядку, блок "Автоматизация" используется для управления ключевыми бизнес-процессами. По принципу любого мессенджера или социальной сети, если вам нужно что-то выполнить, счётчик подсветит это и напомнит в нужный момент.
Руководитель видит краткое описание задания и, когда готов, нажимает "Приступить". У него разворачивается детализированное задание. В данном случае необходимо либо согласовать (тогда процесс пойдет дальше), либо отклонить (тогда система запросит комментарий, и процесс вернется обратно сотруднику, который запускал договор). В уведомлении придет комментарий о причине отклонения документа, и процесс можно будет запустить повторно после внесения правок.
Рассмотрим все же сценарий, когда документ согласуют
В данном случае настроены 2 сценария. Если сумма договора более 10 миллионов рублей, то после согласования руководителем, договор направляется на согласование директору. Если сумма менее, как в нашем примере, то документ идёт руководителю отдела продаж.
Процесс работает автоматически: карточка договора двигается по стадиям самостоятельно. Это позволяет быстро определить, на каком этапе находится процесс.
Внутри карточки договора, также все фиксируется автоматически, можете посмотреть на скрине ниже
Алгоритм этого процесса был согласован с заказчиком, так как именно такая логика была ему необходима. Вариаций, которые мы реализовывали, огромное количество: при разных условиях документ идёт на согласование разным лицам, автоматически привязывается к сделке, формируется документ и отправляется по ЭДО. Подпись по коду из СМС и даже приглашение контрагента для обсуждения деталей.
Главное — понять суть:
- Алгоритм и результат могут быть любыми
- Сначала процесс запускается
- Затем задания приходят ответственным лицам поочередно или сразу всем, в зависимости от алгоритма
- Все данные по документу фиксируются в карточке смарт-процесса
- Карточка смарт-процесса автоматически передвигается по стадиям для удобства
В результате у вас системный процесс с четким реестром согласований и документов.
О нас
Оставьте заявку на онлайн-консультацию по этой ссылке, получите пошаговый план и список инструментов для комплексного или точечного внедрения it-инструментов для бизнеса. Именно для вашей ниши и вашей ситуации.
Я в теме автоматизации с 2013 года, моя компания основана в 2019 году. За это время, мы успешно завершили более 300 проектов в 20 нишах, и точно знаем что сработает у вас, а что нет. Я всегда за комплексный подход к автоматизации, чтобы получить максимальный результат. Но в некоторых случаях достаточно внедрить всего один или два авторских инструмента.
Что вы получаете:
- Бонусы за покупку и продление тарифов Битрикс24
- Внедрение, настройка и доработка Битрикс24 любой сложность (даже той, от которой отказались другие)
- Внедрение CRM и авторских it-инструментов именно для вашей ниши
- Автоматизацию бизнес-процессов (согласования, расчет kpi, маркетинг, продажи и многое другое)
- Интеграции сервисов для работы в одном окне
- Понятную, автоматизированную, а главное точную аналитику. Цифровое табло с показателями вашего бизнеса, для принятия быстрых и точных решений на основе данных.
- Обучение
- Внедрение искусственного интеллекта в бизнес (Попробуйте нейропродавца, он продаст ваш товар или услугу https://t.me/Aisalesman_bot)
- Системный, автоматизированный бизнес, который работает быстрее, зарабатывает больше, тратит меньше.
Ждем вас на онлайн-разборе ваших бизнес процессов. Записывайтесь на консультацию по ссылке https://b24-xeiyfj.bitrix24.site/crm_form_tlci1/
Мы не строим бизнес за вас, но помогаем реализовать его реальный потенциал за счет проверенных инструментов и методологий для вашей ниши!
✔ Подписывайтесь, у меня много полезных бизнес инструментов.