С недавнего времени налоговая инспекция принимает формализованные документы в формате XML вместо привычных PDF. Это небольшое изменение значительно упрощает жизнь налогоплательщикам и ускоряет процесс обработки документов для ФНС.
Почему это важно? Раньше инспекторы просили PDF-файлы, которые нужно было нарезать и подгонять под критерии размера. Теперь достаточно отправить готовый XML-файл через систему электронного документооборота (ЭДО).
Как это работает?
С 2022 года в налоговой службе внедрили специальный визуализатор. Он позволяет инспекторам удобно читать XML-документы, без необходимости преобразования или запроса PDF.
Преимущества XML-документов перед PDF
Почему XML — это удобно?
1. Быстрота обработки
XML-документы не нужно распознавать, они сразу попадают в обработку. Это сокращает время загрузки в несколько раз.
2. Меньший размер файлов
Файлы XML значительно легче PDF. Это избавляет от необходимости нарезать большие PDF-документы на части.
3. Интеграция с ЭДО
Сервисы вроде Диадок позволяют загружать XML напрямую, без промежуточных действий.
4. Автоматическая проверка и снижение рисков
XML-файлы проходят дополнительные проверки в системах, таких как Экстерн. Это уменьшает вероятность штрафов и повторных требований.
ЭДО: современное решение для бизнеса
Что такое электронный документооборот?
ЭДО — это обмен документами через специализированные платформы. Отличие от обычной электронной почты в том, что каждый документ подписывается с использованием криптографической защиты информации (СКЗИ).
Три типа электронных подписей:
- Простая электронная подпись (ПЭП): минимальный уровень защиты, подходит для входа в системы.
- Неквалифицированная подпись (НЭП): средний уровень защиты, подходит для большинства договоров.
- Квалифицированная подпись (КЭП): максимальная защита, обязательна для документов, связанных с налогами (например, НДС).
Виды документов в ЭДО
1. Формализованные документы
Эти документы имеют строгую структуру, разработанную ФНС, и передаются в формате XML. Они упрощают автоматизированную обработку и гарантируют корректное отражение налоговых данных.
Примеры формализованных документов:
- Счёт-фактура
- Универсальный передаточный документ (УПД)
- Акты выполненных работ
- Электронная транспортная накладная
Все формализованные документы подписываются только КЭП.
2. Неформализованные документы
Такие документы создаются в произвольной форме и передаются в формате PDF, Word или Excel. Они часто используются для договоров, уведомлений и технических заданий.
Примеры неформализованных документов:
- Договоры
- Счета
- Акты приёма-передачи
- Спецификации
Практический пример: как перейти на XML
Представьте, что компания получает требование от ФНС предоставить счёт-фактуру.
Старый процесс (PDF):
- Скачиваем документ из ЭДО.
- Проверяем, соответствует ли размер требованиям.
- Загружаем документ на портал ФНС.
Новый процесс (XML):
- Загружаем XML-файл напрямую из системы Диадок.
- Система автоматически проверяет файл на соответствие стандартам.
Переход на XML-документы — это не просто техническое новшество, а реальный шаг к упрощению документооборота. Он снижает риски, ускоряет процесс и делает взаимодействие с ФНС удобнее.
Уже сейчас многие компании оценили преимущества ЭДО. Если вы ещё не перешли на электронный документооборот, самое время задуматься об этом!
Подписывайтесь на наш канал, чтобы всегда быть в курсе налоговых нововведений и полезных советов!
Если у вас есть вопросы, наша команда бухгалтеров и юристов из фирмы Профстандарт с радостью поможет.
- Телефон: +7-952-897-59-99
- Адрес: г. Томск, ул. Кулева, 3 (пн-пт с 9:00 до 18:00)
Пишите ваши вопросы и делитесь впечатлениями в комментариях! Мы всегда рады обратной связи.
Ксения Бабурина