«Ох уж эти справки! Проклятие нашего века. Не родиться без
них, не помереть» (Еремей Парнов, из книги «Третий глаз Шивы»).
Оформление официальных документов является важной составляющей делопроизводства. Существуют единые требования для большинства типов документов: от писем до локальных нормативных актов. Соблюдение правил оформления распорядительных документов и иных видов деловых бумаг обеспечивает их юридическую значимость.
Рассмотрим ряд рекомендаций для эффективного оформления документов:
1. Учитывать требования ГОСТа. На его основе каждая организация разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации.
2. Правильно указывать адресата. Если адресат - фирма, то нужно указывать его в именительном падеже, а если человек - в дательном («кому»).
3. Не ставить печать на подпись. Она не должна перекрывать подпись должностного лица под документом.
4. Указывать исполнителя. Внизу нужно указать фамилию, имя, отчество и телефон человека, который составил документ. Можно добавить электронную почту и должность.
5. Завешивать копию внизу документа. Отметку о том, что это копия, и она заверена, ставят внизу документа.
6. Ставить резолюцию. На любом свободном месте документа можно написать, что всё согласовано или что отказано, и добавить фамилию с инициалами, подпись и дату.
7. Утверждать формы бланков с реквизитами документов. Это позволит каждый раз не заполнять их заново.
8. Автоматизировать процессы по обработке документов. Например, можно загрузить документ в электронный сервис, где он будет автоматически проверен на ошибки и зарегистрирован.
9. Отказаться от лишнего. Нужно разделить все документы на обязательные по закону и необязательные. Затем определить, какие обязательные документы продолжать вести в бумажном виде, а какие допустимо перевести в электронный формат.
10. Проводить периодический аудит. С его помощью можно выявить слабые места в документообороте.
В заключении хотелось бы отметить, что соблюдение этих десяти советов поможет сделать процесс оформления документов более эффективным и гарантировать юридическую силу и значимость оформляемых.
ПОДПИШИТЕСЬ НА КАНАЛ “DOCKI без Х”