Расчётный листок — важный документ для каждого работника, который содержит информацию о заработной плате, удержаниях, начислениях.
В соответствии со ст. 136 ТК РФ, работодатель обязан предоставлять сотрудникам расчётные листки в письменной форме.
Что нужно отразить в расчётном листке:
✅ составные части зарплаты, причитающейся работнику;
✅ размеры иных начислений, включая денежную компенсацию за нарушение сроков выплаты зарплаты, оплаты отпуска, выплат при увольнении и другие виды выплат;
✅ размеры и причины произведённых удержаний;
✅ сумма денежных средств, подлежащая выплате.
Каждая организация самостоятельно определяет способ выдачи расчётных листков.
Ранее уполномоченные органы разрешали различные способы передачи, включая рассылку расчётных листков по электронной почте.
❗️ Теперь, по мнению Роструда (см. портал онлайнинспекция.рф), извещение работника о составных частях заработной платы по электронной почте не соответствует требованиям трудового законодательства. В том числе, когда в компании ведётся кадровый электронный документооборот (КЭДО) в соответствии со ст.22.1 — 22.3 ТК РФ.
При этом в ответе на вопрос от 30.05.2024. № 200196, трудинспекторы придерживались противоположной позиции: если в компании есть КЭДО, направлять листки на электронку можно.
🟢 Компании не обязаны руководствоваться разъяснениями на портале онлайнинспекция.рф, тем более если они носят противоречивый характер.
Тем более, что Минтруд считает, что, если работодатель перешел на КЭДО, передавать расчётные листки в виде электронного документа можно (письмо от 20.01.2023. № 14-6/ООГ-296).
В ст.136 ТК РФ нет запрета на передачу по электронной почте, даже если КЭДО в организации не внедрен.
✅ Как пользоваться электронным способом передачи расчётных листков:
➡️ закрепить возможность выдачи расчётных листков по электронной почте в локальном акте, например, в положении по оплате труда;
➡️ ознакомить под подпись всех работников с локальным актом;
➡️ собрать заявления работников с просьбой направлять листки на корпоративную почту с указанием её адреса;
➡️ настроить в корпоративной почте возможность отслеживать доставку и прочтение письма с расчётным листком, а также возможность выводить на печать сведения о доставке и прочтении этих писем.