Всем знакомы эти скучные планерки. Бесконечные созвоны, которые ни к чему не ведут, одно переливание из пустого в порожнее. Они не нравятся ни руководителю, ни подчиненным, но из недели в неделю повторяются - кажется, мы навечно застряли в этом колесе сансары.
Неужели совещания не могут быть эффективными? В конце концов, это такой же производственный процесс, значит, и его можно оптимизировать. Вот несколько советов, как это можно сделать:
1) Не проводите собрания для галочки
Первое и главное - не стоит делать собрания регулярной повинностью, плотно встроенной в рабочий график сотрудников. У каждого собрания должна быть цель, конкретный вопрос, на который нужно дать ответ, и с этой точки зрения эффективно проводить собрания только тогда, когда сформировался запрос, а не с очередным понедельником. Золотое правило гласит: если собрание можно не проводить - не проводите его.
2) Определите количество и состав участников
Как не следует проводить собрания ради собраний, так и не стоит звать на совещания весь отдел - это абсолютно не целесообразно, пусть каждый будет занят своим делом на своем месте. Всю нужную информацию в виде кратких основных тезисов можно донести через руководителей и корпоративные чаты. Приглашайте на совещания только тех сотрудников, которых непосредственно касается обсуждаемый вопрос, мнение которых вам, как руководителю, важно.
3) Задайте повестку
Мы уже выяснили, что назначение каждого совещания обусловлено формированием запроса. Теперь, когда он у вас есть, конкретизируйте его: на какие именно вопросы нужно дать ответ? какова их приоритетность и объем, сколько времени займет обсуждение каждого из них и в каком порядке вы будете это делать? мнение каких специалистов должно быть учтено в первую очередь, чтобы решение было эффективным? кто примет окончательное решение? Теперь, когда у вас есть ответы на все эти вопросы, составьте план собрания с четкими таймингами: что и когда выносится на обсуждение, кому и когда следует дать слово.
4) Огласите план собрания заранее
Нет смысла хранить тайну о повестке до самого совещания. Напротив, даже лучше, если участники заранее будут знать пул вопросов для обсуждения и подготовят свои ответы. Создайте специальную форму для их ответа, чтобы он был емким и кратким. Вы, в свою очередь, можете ознакомиться с их тезисами заранее. И опять, если вопрос решился до начала совещания - не проводите его!
5) Придерживайтесь плана
Составить план - это только полдела, нужно еще зорко следить за тем, чтобы регламент не нарушался. Начинайте вовремя, назначьте модератора, который будет следить за таймингом, используйте правило только одного голоса в эфире, предоставляйте каждому возможность высказаться в свое время, следите за краткостью спичей. Если обсуждение какого-то вопроса вызвало бурную дискуссию, и вы выбиваетесь за тайминг, оставьте время для его обсуждения в конце или задумайтесь о проведении отдельного совещания именно по этой теме. В любом случае, придерживайтесь плана и, по возможности, заканчивайте собрания раньше.
6) Завершите совещание планом действий
Результатом каждого собрания должно быть конкретное действие. Если решение было принято, то кто должен быть ответственным за его реализацию, когда и в какие сроки это должно быть сделано и какими силами? Если же окончательное решение по итогам собрания не было принято, то кто и когда должен его принять, каким образом информация о нем должна быть донесена до остальных? Подведение итогов, пожалуй, самая важная часть всего совещания, без них о собрании у участников останутся лишь смутные воспоминания с налетом скуки.
7) Собирайте обратную связь
Чтобы проводить совещания эффективнее, стоит выслушать мнение участников о том, как прошло собрание, было ли оно эффективным и что можно улучшить в регламенте. Со стороны всегда лучше видны недочеты, а может, вам предложат креативные решения по их исправлению.
Еще эффективность проведенного совещания можно измерить по его результату: какие решения были выработаны по результатам собрания и как они были реализованы? были ли учтены все риски, которые могли помешать реализации принятого решения, и что можно сделать для их предотвращения в будущем? На все эти вопросы вы, как руководитель, отвечаете самостоятельно, и вырабатываете собственный план успешного собрания с учетом этих моментов.
8) Совершенствуйте систему
Совершенствовать стоит не только регламент собраний, но и систему управления компанией в целом, по возможности избавляясь от ненужных планерок в авральном режиме. Если процессы неотлажены, каждую неделю будет возникать какой-то пожар, который нужно срочно-срочно потушить с помощью очередного совещания. Если нет эффективной системы коммуникации между руководством и подчиненными, вы застрянете в озвучивании одних и тех же тезисов на планерках. Помните, что совещания- это серьезный инструмент, использовать который нужно с умом, только по необходимости, а не затыкать им раз за разом дыры там, где можно один раз выработать более эффективный механизм, который будет выполнять те же задачи.