В этой части расскажу о первом опыте подготовки к массовой рассылке писем партнерам и что улучшил в процессе.
Составить реестр рассылки – задача не сложная, просто муторная. Использовал сайты-агрегаторы инфы об организациях, и фильтровал по виду деятельности и региону. Далее проверял вручную организацию в сети через сайт и получал актуальные данные о руководителе и контактах.
В первом реестре с прицелом на Москву оказалось порядка 50 организаций, работающие в целевом сегменте. И вот я довольный, планирую садиться рассылать письма как горячие пирожки, но не тут-то было. В каждом файле письма есть уникальные параметры, которые изменяются:
- номер
- организация адресат
- должность руководителя и Фамилия И.О.
- полное имя и отчество для обращения в начале (Уважаемый …)
Вручную переписывать вордовский файл и сохранять в pdf формат для отправки, конечно, можно, но получится долго и появляется риск ошибиться. Тут решил применить базовые знания офисных программ и воспользоваться одной полезной функцией – специальная вставка связи.
Ловите короткий гайд:
- скопируй ячейку текста, который хотите вставить (из реестра рассылки)
- найдите в вордовском файле то место, куда хотите вставить этот элемент
- на вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку в разделе Вставить, затем выберите Специальная вставка, а затем Связать и Текст в формате RTF
Так последовательно связываем изменяющуюся инфу в бланке письма. Из каждой строки реестра информация будет переноситься в нужное место. Удалив строку – будет новая инфа. Предварительно исходный реестр стоит сохранить на отдельной вкладке.
Удобная фича, которая поможет сохранить время и нервы, пользуйтесь и покажите сотрудникам! Можно придумать широкий спектр применения такой функции, например подготовка текстовых справок по заданной форме, численные значения показателей или текстовый статус в которой изменяется.
А вы используете маленькие возможности оптимизации в повседневной рутине? Делитесь!