Представьте: вы заморочились над идеей, собрали топовых спикеров, придумали крутые активности, и даже вложились в рекламу. А в день мероприятия оказывается, что зал душный, парковки нет, а звук – как будто кто-то орёт из-под воды.
Всё. Настроение в минус, клиенты в недоумении, репутация – под угрозой.
Выбор площадки – это 50% успеха мероприятия. Ошибёшься – не спасёт ни идеальный тайминг, ни крутые ведущие.
Поэтому давайте разберёмся, как выбрать место, которое сыграет на вас, а не против.
1. Формат и цели – сверяемся с задачами
Первый вопрос – что вы вообще проводите? Бизнес-конференцию, тимбилдинг, корпоратив на 500 человек или камерный VIP-ужин?
От этого зависит всё:
— Нужен ли большой экран и сцена?
— Достаточно ли обычных стульев или надо делать лаунж-зону?
— Будет ли фуршет, и если да, где люди будут есть (и пить)?
Ошибка новичка – брать просто «красивое место» без оглядки на задачи.
2. Локация и логистика – люди должны доехать (и уехать)
Классика жанра – место на отшибе, где по карте вроде «20 минут от центра», а по факту – только на такси за миллион или пешком по промзоне.
Что проверяем:
✔ Транспорт. Есть ли рядом метро или хотя бы нормальный подъезд?
✔ Парковка. Сколько мест? Платная/бесплатная? Или гости будут кружить по району в поисках свободного пятачка?
✔ Дорога обратно. Если мероприятие затянется до ночи, как люди будут уезжать?
3. Вместимость – не тесно, но и не пусто
Ошибка номер два – взять зал на 300 человек, когда придёт 150. Или наоборот, засунуть 100 гостей в маленький лофт, где уже через полчаса все мечтают о свежем воздухе.
✔ Оптимальный вариант – зал, который заполняется на 70–80%. Тогда атмосфера будет живой, но не душной.
✔ Важно! Считайте не только посадочные места, но и пространство для фуршета, активности и зон отдыха.
4. Технические возможности – не всё так очевидно
Вы можете принести самый дорогой проектор, но если стены белые и бликуют – картинка будет ужасной.
Проверяем заранее:
✔ Звук. Тестируем микрофоны и колонки. Никакого эха и «звук как в ведре».
✔ Свет. Если нужна трансляция или фото/видео, свет должен быть правильным.
✔ Wi-Fi и розетки. Гости будут заходить в интернет. А спикеры – подключать ноуты. Всё ли работает?
5. Доп. услуги – что входит в аренду
Часто площадки пишут «аренда зала – 100 000 ₽», но это только голые стены.
Важно узнать:
— Есть ли мебель? Или стулья придётся везти отдельно?
— Можно ли привезти свой кейтеринг? Или ты обязан заказывать у них?
— Работает ли кондиционер/отопление? Да, это важный момент, если не хочешь замерзших гостей зимой или парилку летом.
6. Кейтеринг – где будут есть и пить?
Если мероприятие дольше 2–3 часов, еда – не опция, а необходимость.
✔ Формат: фуршет, банкет или просто кофе-брейк?
✔ Где будут кушать? Если гостей больше 50, нужно отдельное пространство.
✔ Можно ли свой алкоголь? Или придётся покупать в три раза дороже у площадки?
7. План Б – а что, если…?
Вы не застрахованы от сюрпризов:
— Электричество вырубилось. Есть ли генератор?
— Дождь пошёл (если open-air). Есть ли запасной вариант?
— Один зал внезапно закрыли. Можно ли быстро переиграть?
Лучше продумать это до, чем решать в панике во время.
Вывод: выбираем осознанно
Если коротко – не ведись на красоту и громкие обещания. Проверяйте локацию сами, тестируйте всё, что можно, и думайте на шаг вперёд.
Ну а для тех, кто не хочет тратить время, все дороги ведут к профессиональным ивент-агентствам.