Для чего делегировать?
Умение делегировать — один из основных навыков руководителя. Если руководитель не умеет передавать задачи подчиненным, он погрязает в рутине операционных вопросов, так как вынужден выполнять все сам.
Делегирование — это компетенция, которую крайне важно развивать. Руководители, умеющие поручать задачи сотрудникам, более успешны, чем те, кто придерживается принципа «если хочешь сделать хорошо, сделай сам», потому что основное своё время тратят на развитие бизнеса и компании.
Руководители с развитым навыком делегирования зарабатывают больше, чем те, у кого этот навык не развит. А компании, которыми управляют талантливо делегирующие люди, растут быстрее.
Умение делегировать – это вершина айсберга. Под водой скрывается ключевой фактор успешного делегирования – умение управленца подобрать или вырастить команду компетентных специалистов, способных качественно выполнить порученные им задачи.
Что можно и нужно делегировать, а что - нельзя?
Делегировать сотрудникам можно любые вопросы — от подготовки ответов на письма, до решения сложных вопросов организации процессов работы подразделений или выполнения проектов. Вы сами выбираете, от каких дел Вы хотели бы освободиться. Ваша основная задача на этом этапе – убедиться, что сотрудник может её выполнить (если надо, то необходимо научить его), обладает необходимым уровнем знаний и навыков.
Но всё же есть задачи, которые поручают сотрудникам чаще других, и задачи, которые лучше никому не передавать.
В первую очередь, стоит делегировать сотрудникам рутинные задачи: как простые текущие, так и узкие профильные.
Простые задачи стоит передавать, потому что они отнимают у руководителя много времени в его и без того плотном графике. Например, можно делегировать регулярный обзвон клиентов, размещение объявлений о вакансиях, работу с внутренней отчётностью и другие операционные вопросы. В каждой сфере рутинные процессы свои — все их можно делегировать подчинённым.
Узкие задачи стоит поручать профильным специалистам, потому что у них больше навыков и знаний для их решения. Например, бухгалтер справится с составлением финансовой отчётности лучше, чем руководитель отдела маркетинга. А таргетолог настроит рекламную кампанию эффективнее, чем генеральный директор, и, скорее всего, потратит на это меньше времени.
Не бойтесь проинвестировать время на постановку таких задач и обучение персонала – все затраченное время Вам вернется с лихвой.
Не рекомендую делегировать следующие вопросы:
1. Задачи стратегического планирования
Разработка стратегии является одной из ключевых задач, ради которой руководитель принят на работу. Она требует специальных навыков, видения перспектив роста Компании, взвешенного выбора направлений развития, оценки рисков. Руководитель может учитывать профессиональное мнение сотрудников, но решение принимает только он.
2. Нестандартные разовые задачи на уровне всей компании, с которыми руководитель справляется эффективнее и быстрее своих сотрудников
Например, если руководитель лучше остальных разрабатывает мотивационные командные программы, то ключевые принципы таких программ ему стоит сформулировать самостоятельно, а техническую работу по их оформлению и запуску в работу можно поручить сотрудникам.
Как правильно делегировать?
При поручении задачи сотруднику важно поставить ее так, чтобы подчиненный четко понимал:
1. Какой результат от него требуется.
Например, формировать отчет на постоянной основе, договориться о встрече с клиентом.
2. В какие сроки должна быть выполнена задача.
Конечно, сотрудник может затратить времени гораздо больше, чем руководитель – но он совершенствуется, а Вы высвобождаете свое время.
3. По каким критериям будет оценена его работа.
В одном случае будет важна скорость выполнения задачи, в другом – результат, и при необходимости можно дать больше времени, чтобы получить именно то, что нужно.
Частые ошибки в делегировании, которых стоит избегать
• Нечёткое описание задачи
Если сотрудник не поймет, что от него требуется, результат может оказаться непредсказуемым. За понимание отвечает говорящий.
• Делегирование без делегирования
Бывают ситуации, когда руководитель поручает задачу, но не даёт исполнителю необходимой свободы в принятии решений, а иногда ещё и переделывает за него работу. Это демотивирует сотрудника.
• Отсутствие помощи
Если подчинённый испытывает трудности при выполнении поручения, нужно ему помочь: показать решение или проработать его совместно, поддержать его веру в собственные силы. При этом важно отказаться от тотального контроля, дать себе и другим право на ошибки, быть наравне с сотрудниками, как с партнёрами.
Резюме
Возможность делегировать не появляется «с потолка». Требуется кропотливая предварительная работа, включающая не только развитие собственных компетенций по правильной постановке задач сотрудникам, но и подготовку команды, вызывающей доверие, способной и готовой к выполнению поручений.
Делегирование – это постоянная работа над собой и с персоналом, результатом которой является высвобождающееся время и силы руководителя, которые он может направить на развитие бизнеса.