Это история о том, как случайные обстоятельства могут открыть дверь к новым возможностям и вдохновить на смелые решения. Соседство команды разработчиков с продуктовым складом стало отправной точкой для создания передового IT-проекта, который перевернул представления о поставках в сфере HoReCa.
Что такое HoReCa? Это мир гостиниц, ресторанов и кафе — Hotel, Restaurant и Cafe, которые всегда нуждаются в качественных продуктах для своих блюд. Владельцы этих заведений заключают договоры со складами на поставку товаров. Рядом с одним из таких складов команда программистов арендовала офис. Тогда разработчики трудились над проектами в самых разных областях, но основной фокус был направлен на оптимизацию процессов в сфере финансовых технологий. Каждая команда занималась своим делом — и никто не подозревал, к чему приведёт соседство двух компаний.
Проблемы на продуктовых складах как стимул для инновационных решений
Ежедневно айтишники наблюдали за работниками склада и их кропотливым трудом. Этот процесс всегда был насыщенным и динамичным. Сотрудники постоянно находились в движении, принимая заказы и собирая товары для дальнейшей доставки. Однако порой происходили ошибки: работники могли спутать товары или пропустить нужные позиции в заказах, затем пересчитывали продукты, сверяясь с записями в своих блокнотах. Вся система была завязана на бумажной документации: операторы, принимая заказы, фиксировали их на листах, которые затем передавались сборщикам. В результате работа кипела, но с каждым новым заказом количество бумаги только росло. Листы с записями множились, создавая трудности для сотрудников и затрудняя выполнение задач.
Эта ситуация привлекла внимание разработчиков. Наблюдая за сложностями, с которыми сталкивались операторы и сборщики, айтишники начали задумываться о том, как оптимизировать процессы на складе. Их цель заключалась в том, чтобы минимизировать ошибки во время сборки и доставки, ведь эти мелкие недостатки отрицательно сказывались на общей эффективности предприятия.
Традиционные методы работы продуктовых складов: надёжность прошлого или тормоз прогресса?
Трудились на складе в основном молодые ребята, студенты, которые только начинали свой путь в профессии. Миссия у них была простая: точно взвешивать продукты согласно заказу. Однако устаревшие методы бумажной работы доставляли множество неудобств и не давали сотрудникам эффективно выполнять свои обязанности.
Утро на складе — это настоящий марафон. В это время заказы летят один за другим, а сотрудники бегают между стеллажами, пытаясь уложиться в сроки. В такой суматохе легко что-то упустить или запутаться, особенно когда вся информация разбросана на десятках листов. Бывало, что реальные данные с весов терялись при переписывании, и вместо нужных 5300 граммов яблок в отчёте отражалось всего 5000.
Такие мелочи кажутся незначительными, но на деле они обходятся дорого. Недостачи на складе могли достигать 7% ежедневно. Нанимать ещё больше людей для контроля — удар по бюджету компании. Нужно было найти простое и умное решение, чтобы работа шла как часы.
Море пакетов: как отсутствие маркировки на пакетах усложняет работу поставщикам HoReCa
Сотрудники склада, как это принято у всех поставщиков HoReCa, аккуратно упаковывали продукты и складывали их на паллеты для клиентов. Но вот в чем загвоздка: на пакетах не было абсолютно никакой информации — ни о заказчике, ни о весе, ни о содержимом. Поэтому, если нужно было что-то добавить, начиналась неразбериха. В стремительном темпе работы разобраться в море одинаковых пакетов было почти невозможно. Порой это приводило к неприятностям: например, пропадала зелень или в заказе оказывался совсем не тот товар, который клиент ожидал увидеть.
Начало эксперимента по автоматизации складской логистики
Внимательно изучив работу склада от момента поступления заказа до его отгрузки в машину, программисты выделили основные моменты, которые требовали улучшений процесса.
- Заявка. На первом этапе работы менеджеры склада принимали заказ по телефону или мессенджеру и записывали все позиции продуктовой корзины вручную. Затем они заносили эту информацию в компьютер и проверяли список на наличие ошибок. Этот процесс забирал много времени и сил.
- Сборка заказа. Рукописный список с продуктами менеджеры передавали сборщикам, и тем приходилось долго разбираться в записях коллег, а затем, собрав продукты, снова заносить данные в программу учёта.
- Погрузка. Это процесс, который требует особой концентрации внимания. Десятки больших заказов нужно было правильно разложить в 20 машин. В ситуации, когда на пакетах нет маркировки, задача крайне сложная. Время на погрузку — всего 20 минут, и в суете можно легко перепутать клиентские пакеты, случайно положив их на доставку в другую машину, тем самым поставив доставщика в затруднительное положение.
Всего один недостающий продукт может быть критически важен для ресторана, потому что приготовить без него блюдо невозможно. Тогда ради пучка пряной зелени со склада вновь отправляли машину с забытой позицией. Каждый дополнительный рейс стоит 1500 рублей. В конечном счёте за месяц на этом терялось до 10% от общей прибыли.
Проблемы склада оказались характерными для всей отрасли. Пока программисты работали над финтех-проектами, мысли о помощи соседям не давали покоя.
Погрузиться в работу над созданием инновационной программы, которая могла бы улучшить работу всех процессов поставщиков HoReCa от поступления заказов до их доставки, помогла пандемия. Оказавшись в заточении, айтишники начали работу не над простым приложением, а над большой информационной системой, которая бы объединила весь цикл работы склада. Так появилась комплексная система автоматизации предприятий-поставщиков HoReCa — Redsk AI.
Поиск партнеров не занял времени — за годы соседства со складом программисты успели наладить приятельские отношения с его руководством. На тот момент предприятие обслуживало 40 клиентов, и дальнейший рост требовал оптимизации. После завершения пандемии владельцы склада поддержали предложение перейти на новую автоматизированную систему, отказавшись от бумажных записей. Эксперимент начался!
Автоматизация склада: минимальные вложения — максимальная отдача
На предприятии было организовано три пункта сбора продуктов. Для того чтобы система заработала эффективно, потребовалось определённое оборудование:
- электронные весы, которые можно подключить к компьютеру, уже имелись на складе;
- принтеры для этикеток компания закупила по 20 тысяч рублей за штуку (общая сумма — 60 тысяч рублей);
- камеры видеонаблюдения для установки в местах сборки — 30 тысяч рублей за три устройства (итог — 90 тысяч рублей);
- приложение для мобильных устройств — Redsk AI.
Систему автоматизации на все рабочие компьютеры и мобильные устройства сотрудников и руководства склада установили бесплатно.
Как работает система автоматизации продуктовых складов
Работает система просто и удобно. Как только заказ попадает на склад, он сразу появляется в приложении у всех сотрудников.
- Сборщики берутся за дело: под камерами взвешивают нужное количество продуктов.
- Весы автоматически передают данные в систему.
- Каждый пакет получает уникальный штрих-код с полной информацией: вес, наименование товара, имя клиента и адрес доставки.
Приложение сделано таким простым, что с ним справляются даже пожилые сотрудники. Особенно полезной оказалась функция автоматического перевода — она сильно помогла рабочим из соседних стран, которым сложно понимать русский язык. Теперь они видят списки товаров на своём родном языке, и это уменьшает ошибки и недопонимания. А интерфейс приложения настолько простой, что его установили даже на старые модели смартфонов.
Благодаря мобильному приложению каждый сотрудник мог мгновенно сверяться с заказами и, сканируя уникальные штрих-коды на товарах, получать полную информацию о заказе. Это не только ускорило процесс сборки, но и снизило риск ошибок. Плюс ко всему в режиме реального времени можно было отслеживать местоположение машины с доставкой.
Небольшие вложения в автоматизацию склада поставщиков HoReCa оказались настоящим прорывом! Внутри склада теперь царит идеальный порядок: каждый сотрудник чётко знает свою роль и справляется с обязанностями без лишней суеты. Сборка и отгрузка продуктов ускорились на 25%. А благодаря точному учёту каждого грамма товара прибыль выросла на 7%, ведь раньше эти деньги просто исчезали в списаниях. Всё это позволило не только сохранить старых клиентов, но и привлечь новых — за два года их стало вдвое больше. Разработчики убедились в правильности выбранного курса, ведь автоматизация не только облегчила труд сотрудников, но и предоставила ценную информацию для дальнейшего совершенствования платформы Redsk AI. Партнёрство IT-специалистов с поставщиком HoReCa послужило началом перемен в индустрии доставки продуктов.