Какие документы могут понадобится для полноценного внедрения цифровых решений и успешной автоматизации бизнеса?
Чтобы обеспечить полное соответствие требованиям Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных» ниже привели системный перечень документов с пояснением по каждому пункту:
1. Положение о порядке обработки и защите персональных данных
Назначение: определяет цели, правовые основания, категории ПДн, порядок обработки, хранения, передачи, а также меры защиты.
Ключевой документ, к которому будут отсылаться все остальные процедуры.
2. Согласие на обработку персональных данных
Формы:
для сотрудников (кадровый учет, зарплата, страховка);
для клиентов (договоры, претензии, сопровождение);
для посетителей сайта (форма обратной связи, заявки).
Важно: форма согласия должна быть конкретной, информированной и добровольной.
3. Журнал регистрации согласий на обработку ПДн
Назначение: подтверждение получения согласий и возможность доказать законность обработки при проверке.
4. Приказ о назначении ответственного за организацию обработки ПДн
Кто: обычно ИТ-специалист, юрист или уполномоченный сотрудник.
Функции: контроль обработки, ведение документации, взаимодействие с Роскомнадзором.
5. Уведомление о намерении обрабатывать ПДн (в Роскомнадзор)
(если деятельность не подпадает под исключения, ст. 22 ФЗ-152)
Важно: уведомление оформляется через Единый портал госуслуг (либо через бумажную форму). При изменении данных уведомление актуализируется.
6. Положение о конфиденциальности персональных данных и коммерческой тайны
Регламентирует:
Кто имеет доступ к каким данным;
Как осуществляется контроль и учет доступа;
Ответственность за разглашение.
7. Приказ о допуске сотрудников к ПДн
С указанием уровней доступа и перечня лиц, которые имеют право на обработку, передачу, хранение и удаление данных.
8. Обязательства о неразглашении персональных данных (NDA)
Подписываются со всеми сотрудниками;
При необходимости — с подрядчиками, хостинг-провайдерами, бухгалтерами на аутсорсе и т.п.
9. Акт категорирования информационных систем ПДн
Оценивает уровень угроз, степень защищенности и необходимость применения конкретных мер (в соответствии с Постановлением Правительства № 1119 и Приказом ФСТЭК № 21).
10. Модель угроз безопасности персональных данных
Разрабатывается для оценки рисков и выбора защиты по классу ИС (при наличии автоматизированной обработки данных, согласно требованиям ФСТЭК/ФСБ).
11. План реагирования на инциденты информационной безопасности
Регламент действий в случае:
Утечки ПДн;
Несанкционированного доступа;
Сбоев в ИС, связанных с защитой данных.
12. Положение об организации внутреннего контроля и аудита ИБ
Определяет периодичность, цели и методы внутренних проверок обработки и защиты ПДн.
Если вы внедряете CRM-систему, облачные хранилища (например, Google Workspace, amoCRM, Bitrix24), нужно ещё:
- Оценка трансграничной передачи данных;
- Проверка легитимности хранения данных за пределами РФ;
- Соглашение об условиях обработки с владельцами этих платформ.
