Какие документы могут понадобится для полноценного внедрения цифровых решений и успешной автоматизации бизнеса

Какие документы могут понадобится для полноценного внедрения цифровых решений и успешной автоматизации бизнеса?

Чтобы обеспечить полное соответствие требованиям Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных» ниже привели системный перечень документов с пояснением по каждому пункту:

1. Положение о порядке обработки и защите персональных данных

Назначение: определяет цели, правовые основания, категории ПДн, порядок обработки, хранения, передачи, а также меры защиты.

Ключевой документ, к которому будут отсылаться все остальные процедуры.

2. Согласие на обработку персональных данных

Формы:

для сотрудников (кадровый учет, зарплата, страховка);

для клиентов (договоры, претензии, сопровождение);

для посетителей сайта (форма обратной связи, заявки).

Важно: форма согласия должна быть конкретной, информированной и добровольной.

3. Журнал регистрации согласий на обработку ПДн

Назначение: подтверждение получения согласий и возможность доказать законность обработки при проверке.

4. Приказ о назначении ответственного за организацию обработки ПДн

Кто: обычно ИТ-специалист, юрист или уполномоченный сотрудник.

Функции: контроль обработки, ведение документации, взаимодействие с Роскомнадзором.

5. Уведомление о намерении обрабатывать ПДн (в Роскомнадзор)

(если деятельность не подпадает под исключения, ст. 22 ФЗ-152)

Важно: уведомление оформляется через Единый портал госуслуг (либо через бумажную форму). При изменении данных уведомление актуализируется.

6. Положение о конфиденциальности персональных данных и коммерческой тайны

Регламентирует:

Кто имеет доступ к каким данным;

Как осуществляется контроль и учет доступа;

Ответственность за разглашение.

7. Приказ о допуске сотрудников к ПДн

С указанием уровней доступа и перечня лиц, которые имеют право на обработку, передачу, хранение и удаление данных.

8. Обязательства о неразглашении персональных данных (NDA)

Подписываются со всеми сотрудниками;

При необходимости — с подрядчиками, хостинг-провайдерами, бухгалтерами на аутсорсе и т.п.

9. Акт категорирования информационных систем ПДн

Оценивает уровень угроз, степень защищенности и необходимость применения конкретных мер (в соответствии с Постановлением Правительства № 1119 и Приказом ФСТЭК № 21).

10. Модель угроз безопасности персональных данных

Разрабатывается для оценки рисков и выбора защиты по классу ИС (при наличии автоматизированной обработки данных, согласно требованиям ФСТЭК/ФСБ).

11. План реагирования на инциденты информационной безопасности

Регламент действий в случае:

Утечки ПДн;

Несанкционированного доступа;

Сбоев в ИС, связанных с защитой данных.

12. Положение об организации внутреннего контроля и аудита ИБ

Определяет периодичность, цели и методы внутренних проверок обработки и защиты ПДн.

Если вы внедряете CRM-систему, облачные хранилища (например, Google Workspace, amoCRM, Bitrix24), нужно ещё:

- Оценка трансграничной передачи данных;

- Проверка легитимности хранения данных за пределами РФ;

- Соглашение об условиях обработки с владельцами этих платформ.