Электронные транспортные накладные (ЭТрН)— это шаг в будущее логистики и грузоперевозок, который позволяет оптимизировать процессы, снизить издержки и минимизировать ошибки. Обмен товарными накладными в электронном формате совсем скоро станет обязательным. Компания «ТерраЛинк» стала одной из первых, кто начал автоматизировать документооборот для перевозок.
Что такое ЭТрН?
ЭТрН — это цифровой аналог традиционной транспортной накладной, оформляемый и передаваемый в электронном виде. Формат документа регламентирован законодательством Российской Федерации и соответствует стандартам, разработанным для цифровой логистики. ЭТрН содержит все обязательные реквизиты бумажного документа, но формируется в ИТ-системах.
В процессе грузоперевозки участвуют несколько сторон, каждая из которых играет важную роль:
1. Грузоотправитель
- Отвечает за подготовку груза к перевозке и предоставление необходимой информации.
- В ЭТрН грузоотправитель формирует документ и указывает всю основную информацию: данные о грузе, его характеристиках и условиях перевозки.
2. Перевозчик
- Осуществляет транспортировку груза от отправителя к получателю.
- В ЭТрН перевозчик подтверждает принятие груза к перевозке и его сдачу по прибытию
3. Грузополучатель
- Принимает груз в пункте назначения.
- В ЭТрН грузополучатель подтверждает получение груза и его соответствие заявленным условиям.
В рамках одного документа участники могут выступать сразу в нескольких ролях. Дополнительно к процессу грузоперевозки могут привлекаться агенты и экспедиторы.
4. Агент
Помогает в организации грузоперевозки, не является самостоятельной стороной грузоперевозки, так как действует от лица одной из сторон.
5. Экспедитор
Помогает в организации грузоперевозки, является самостоятельной стороной процесса.
Электронная транспортная накладная (формат 5.01) состоит из 8 титулов, 4 из которых обязательны к формированию (Т1-Т4) и 4 опциональны – заполняются при необходимости, при наступлении того или иного события в перевозке (Т5-Т8).
В практике грузоперевозок использование электронных транспортных накладных не ограничивается стандартными схемами взаимодействия между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем. Особый интерес представляют кейсы с привлечением агентов и экспедиторов, которые, хотя и встречаются реже, играют важную роль в сложных логистических цепочках. Такие сценарии требуют особого подхода к заполнению титулов ЭТрН и организации документооборота. Рассмотрим ключевые аспекты работы с ЭТрН в случаях, когда в процесс вовлечены третьи стороны — агенты и экспедиторы, а также проанализируем особенности заполнения документов в зависимости от ролей участников процесса.
Описание процесса по работе с ЭТрН с привлечением агента или экспедитора
Стандартный и самый простой процесс грузоперевозки (в случае участия только 3 сторон – грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя и без использования опциональных титулов) в общем случае выглядит следующим образом:
Для ситуаций, когда грузоперевозка происходит без привлечения третьих лиц, процесс подписания ЭТрН осуществляется в соответствии с ролями сторон: грузоотправитель подтверждает передачу груза, перевозчик принимает груз к перевозке, а также подтверждает передачу груза грузополучателю, а грузополучатель фиксирует факт получения товара.
В случае же, когда в процессе грузоперевозки задействован агент или экспедитор возникает вопрос: где в ЭТрН он должен фигурировать и должен ли фигурировать вообще? Ответ на этот вопрос зависит от роли, которую выполняет агент или экспедитор в конкретной перевозке, а также от условий договора.
Агент и экспедитор не всегда фигурируют в ЭТрН как отдельные стороны, но их участие должно быть документально подтверждено. Ключевое правило:
· Агент — действует от имени представляемой стороны, допускается его указание в документе, а также подписание.
· Экспедитор — самостоятельный участник перевозки, что требует его указания в документе и подпись, кроме ситуаций, когда экспедитор действует по доверенности.
Почему важно внедрить ЭТрН уже сегодня?
Внедрение ЭТрН обеспечивает компаниям не только соответствие современным требованиям законодательства, но и дает множество практических преимуществ:
1. Возможность наладить рабочий процесс
Несмотря на то, что точных сроков начала периода обязательного обмена ЭТрН еще нет, уже сейчас можно настроить и отладить бизнес-процесс, подготовить все необходимые для формирования ЭТрН данные, а также выявить и устранить ошибки и недочеты при работе с ЭТрН.
2. Сокращение бумажной работы
Сокращение бумажных документов снижает затраты на их печать, хранение и обработку.
3. Повышение скорости документооборота
Электронный формат позволяет мгновенно передавать документы между участниками перевозки.
4. Прозрачность и контроль
Цифровой формат упрощает отслеживание груза и автоматическую проверку корректности данных.
5. Интеграция с внутренними системами учета
ЭТрН легко интегрируется с ERP и CRM-системами, автоматизируя управление процессами логистики.
6. Снижение риска ошибок и штрафов
Автоматическая валидация данных помогает избежать штрафов из-за ошибок при оформлении документов.
7. Экологичность
Отказ от бумажного документооборота способствует снижению негативного воздействия на окружающую среду.
Наши проекты по внедрению ЭТрН
Наша компания стала одним из первых ИТ-интеграторов, предложивших комплексное решение для внедрения ЭТрН. На сегодняшний день мы успешно завершили 2 пилотных проекта для крупных заказчиков.
1. Металлургический сектор
Проблема: Невозможность отслеживания поставляемого груза, отсутствие возможности контроля оригинала транспортной накладной после перевозки. Излишнее количество бумажных документов для перевозки.
Решение: Реализация ЭТрН на базе учетной системы Заказчика. Для наглядности статуса процесса передачи и обработки документа и нахождения груза в данный момент был реализован цветовой индикатор подписанных титулов ЭТрН.
Результаты: Сотрудники, работающие с ЭТрН, с помощью цветового индикатора могут определить текущее состояние документа и местонахождение груза в общем отчете всех документов, без необходимости загрузки подробной информации по каждому документу, сокращение затрат на бумагу.
2. Горнодобывающая промышленность
Проблема: Ошибки в составлении транспортных накладных из-за размещения данных в разных системах или их отсутствии. Излишнее количество бумажных документов для перевозки. Длительное ожидание оригиналов транспортных накладных после перевозки, что влекло за собой задержку в выставлении платежных документов покупателям и получение оплаты за перевозку.
Решение: Реализация ЭТрН на базе учетной системы Заказчика с получением некоторых данных из сторонней системы. В рамках проекта была реализована возможность автоматического формирования ЭТрН, а также специальная возможность для формирования ЭТрН полностью вручную для ситуаций, когда в учетной системе нет необходимых для автоматического формирования ЭТрН данных.
Результаты: Сокращение количества ошибочных транспортных накладных, увеличение скорости выставления платежных документов, сокращение затрат на бумагу.
Оба проекта успешно проходят опытно-промышленную эксплуатацию и по ним уже планируется тиражирование на другие юридические лица, а также подключение к процессу новых контрагентов.
Развитие ЭТрН
Как только использование ЭТрН закрепится на законодательном уровне и станет обязательной к использованию, она, бесспорно, сильно упростит процесс документооборота в процессе автомобильных грузоперевозок. Однако, как и любая технология, электронная транспортная накладная будет развиваться, адаптируясь к новым запросам и потребностям рынка. Рассмотрим возможные направления развития ЭТрН.
1. ЭТрН и искусственный интеллект
Анализ данных. ЭТрН могут быть интегрированы с системами ИИ для анализа логистических маршрутов, прогнозирования задержек и оптимизации затрат. Например, ИИ может анализировать исторические данные по доставкам и предлагать оптимальные маршруты или время отправки.
2. ЭТрН в специфических отраслях
- Фармацевтика и медицинские грузы. В этих отраслях ЭТрН могут быть интегрированы с системами мониторинга температуры и влажности, что особенно важно для перевозки чувствительных грузов;
- Опасные грузы. Для перевозки опасных грузов ЭТрН могут включать дополнительные данные о мерах безопасности.
3. ЭТрН и будущее логистики
Интернет вещей (IoT). ЭТрН могут быть связаны с датчиками IoT, которые будут передавать информацию о местоположении груза, его состоянии и других параметрах в реальном времени.
ЭТрН — это не просто тренд, а необходимость для компаний, стремящихся оставаться конкурентоспособными в современных условиях. Наш опыт демонстрирует, насколько эффективным может быть внедрение электронных транспортных накладных. Автоматизация процессов, снижение затрат на бумагу и повышение точности информации делают ЭТрН незаменимым инструментом для современных предприятий.