Исправление даты в трудовой книжке требует особого внимания, так как этот документ имеет юридическую силу. Неправильные исправления могут привести к проблемам с пенсионным фондом и другими организациями. Исправления нужно вносить аккуратно и в соответствии с инструкцией по ведению трудовых книжек.
Инструкция по исправлению даты в трудовой книжке:
- Основание для исправления:Ошибка в дате должна быть подтверждена документально. Например, приказом о приеме на работу, приказом о переводе, приказом об увольнении, личной карточкой работника (форма Т-2), другими документами кадрового учета.
- Кто вносит исправление:Исправление вносит тот работодатель, который допустил ошибку. Если организация, допустившая ошибку, ликвидирована, исправление вносится работодателем по новому месту работы на основании соответствующих документов.
- Как вносится исправление:
В разделе “Сведения о работе”:Аккуратно зачеркните неверную дату одной тонкой линией. Так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Использование корректора (замазки) недопустимо!
Рядом (сверху, снизу или сбоку, где есть свободное место) напишите правильную дату.
В графе 4 (напротив исправленной записи) укажите основание для внесения исправления. Например: “Приказ № [номер приказа] от [дата приказа]”. Если основанием является другой документ (не приказ), укажите его реквизиты. Например: “Личная карточка работника, № [номер личной карточки]”.
Заверьте запись подписью ответственного лица и печатью организации (если есть) на момент внесения исправления. Если организация ликвидирована, печать не ставится.
В титульном листе (если ошибка в дате рождения работника):Аккуратно зачеркните одной чертой неверную дату рождения.
Над зачеркнутой датой рождения напишите верную дату.
На внутренней стороне обложки (первой странице) трудовой книжки укажите: “Дата рождения [неверная дата] исправлена на [верная дата]. Основание: [реквизиты документа, подтверждающего правильную дату рождения, например, свидетельства о рождении]”.
Заверьте запись подписью ответственного лица и печатью организации (если есть) на момент внесения исправления. Если организация ликвидирована, печать не ставится.
Подпись ответственного лица
Печать организации (если есть)
Образец исправления на титульном листе (дата рождения):
На титульном листе:
Дата рождения: 12.05.1985 12.05.1986
На внутренней стороне обложки:
“Дата рождения 12.05.1985 исправлена на 12.05.1986. Основание: Свидетельство о рождении [серия, номер, дата выдачи]”.
Подпись ответственного лица
Печать организации (если есть)
Важные моменты:
- Зачеркивание: Зачеркивайте аккуратно одной тонкой линией, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Не используйте замазку, штрих или другие способы, делающие невозможным прочтение первоначальной записи.
- Основание: Обязательно указывайте документ, на основании которого вносится исправление.
- Подпись и печать: Исправление заверяется подписью ответственного лица (обычно это специалист отдела кадров или руководитель организации) и печатью организации (если она есть).
- Аккуратность: Вносите исправления аккуратно и разборчиво.
- Консультация: Если вы не уверены, как правильно внести исправление, обратитесь за консультацией к специалисту по кадровому делопроизводству.
- Электронная трудовая книжка (с 2021 года): Если ошибка была допущена в электронной трудовой книжке, порядок исправления немного отличается. Работодатель должен подать в СФР (Социальный фонд России) корректирующие сведения.
Что делать, если организация ликвидирована?
Если организация, допустившая ошибку, ликвидирована, исправление вносит текущий работодатель на основании имеющихся у работника документов (копий приказов, личной карточки и т.д.). В этом случае печать организации на исправлении не ставится, а в графе 4 указывается основание для исправления (например, “Копия приказа № [номер приказа] от [дата приказа]”).
Внимание!
В случае обнаружения серьезных ошибок в трудовой книжке, которые невозможно исправить в соответствии с инструкцией (например, ошибки, затрагивающие периоды работы у нескольких работодателей), может потребоваться оформление дубликата трудовой книжки. Однако, оформление дубликата – это крайняя мера, и к ней следует прибегать только в случае невозможности исправления ошибок другим способом.
Правильное исправление даты в трудовой книжке – это гарантия того, что у работника не возникнет проблем с подтверждением трудового стажа и начислением пенсии.