Принято считать, что внутри творческих компаний царит хаос. Мы разрушаем этот миф: в Multiways все процессы оптимизированы и автоматизированы. Это удобно и нам, и нашим клиентам.
Своим опытом внедрения ERP-системы «ПланФикс» делится Пётр Доронин, cооснователь и управляющий партнёр в Multiways.
Как мы работаем
Больше 7 лет наше агентство оказывает маркетинговые услуги, реализует проекты в области креатива, брендинга, анимации, видеопродакшена и digital.
В прошлом году мы реализовали более 400 проектов, от небольших задач на несколько часов работы до больших комплексных проектов длиной в полгода, в которых задействованы несколько десятков человек. Среди наших заказчиков — Сбер, InDrive, ДОМ.РФ и другие.
Самый частый комплимент, который мы слышим от наших клиентов, — «Вы структурные и системные». Такая оценка нашей работы со стороны обеспечена непрерывным и систематическим внедрением «ПланФикса» во все процессы агентства.
Зачем выстраивать систему в творческой индустрии?
Мы считаем, что уровень креатива и конечных решений не зависит от уровня творческого бардака, поэтому у нас был и остаётся внутренний запрос на порядок.
Просто таск-менеджера недостаточно, чтобы управлять таким бизнесом, как наш. Есть моменты, касающиеся работы с документами, автоматическими процессами и отчётами. При помощи «ПланФикса» можно упростить много вещей, которые отвлекают внимание и время команды от основных задач.
Как выбрать ERP-систему?
Мы протестировали несколько сервисов. Если находили систему, которая закрывала какую-то из потребностей, то тут же выяснялось, что у неё не хватает чего-то другого.
Если сервис хорошо работал как таск-менеджер, значит, у него была плохая CRM-система. Если с CRM-системой всё нормально, значит, была какая-то проблема в базе контактов. Если и в контактах всё в порядке — были проблемы с автоматизацией. Если автоматизация работала хорошо — возникали проблемы с учётом данных. Поэтому, когда мы открыли для себя «ПланФикс», его обширный функционал нас покорил.
В «ПланФиксе» собралась критическая масса модулей, необходимых нам. И, что самое важное, мы можем их настраивать с нуля. Например, создавать свои шаблоны задач и контактов, а не пытаться встроить наши потребности в изначально предложенные рамки.
По мере развития бизнеса мы дорабатываем свою конфигурацию. Возможность практически бесконечно совершенствовать процессы — один из ключевых факторов, почему мы пользуемся «ПланФиксом» уже более 6 лет.
Чем полезна ERP-система?
Автоматизировали работу HR-менеджера
У нас настроена воронка откликов, автоматически создаются контакты соискателей, происходит обработка откликов, затем формируются отчёты. Сейчас у нас два HR-менеджера, а без «ПланФикса» нам точно потребовалось бы нанять для той же работы 3-5 человек.
Облегчили менеджерам контроль проектов
Все наши проекты мы ведём в «ПланФиксе». Автоматизация рутинных операций, настроенные кнопки и сценарии здорово помогают экономить время. Если бы наши менеджеры управляли проектами в простых таск-менеджерах, они бы успевали за день выполнить в два раза меньше полезных задач.
Ускорили документооборот
Благодаря автоматическому формированию документов по шаблонам значительно снизилось число ошибок в сметах. Мы создаём коммерческие предложения на фирменных бланках одним кликом, а сметы, созданные через аналитику, подтягиваются автоматически.
Что нужно учесть при внедрении ERP-системы?
На нашем опыте мы убедились: системы управления бизнесом — это не издержки, а инвестиции. Чтобы сервис принёс результат и вам, учитывайте несколько вещей.
1. Качественное внедрение потребует времени
Если вы хотите внедрить в бизнес базовый таск-менеджер, на это уйдёт один день. Но чтобы автоматизировать все ваши бизнес-процессы, подготовить сценарии, задать алгоритмы операций для разных кнопок, подключить интеграции, потребуется больший срок.
2. Настраивайте процессы поэтапно
Чтобы упростить внедрение, идите вперёд малыми шажками. Не нужно пытаться настроить сразу всё, но при этом из-за спешки сделать это плохо. Не эффективно налаженные процессы демотивируют вас и команду, и инструмент может не прижиться вовсе. И самая частая причина, почему люди не справляются с внедрением, — очень поспешная и поверхностная настройка всего сразу.
Выберите один бизнес-процесс и работайте конкретно с ним, пока он не будет настроен так, как вам нужно. Потом переходите к следующему, и так до тех пор, пока все ваши процессы не будут автоматизированы.
3. Не пытайтесь собрать зоопарк сервисов
Если вы выбрали сервис, нужно использовать максимум его возможностей, а не распыляться на несколько систем и потом в них путаться. Например, сначала реализуйте весь потенциал «ПланФикса».
Сторонние интеграции используйте только в том случае, если какую-то функцию «ПланФикс» не может выполнить самостоятельно, и вы в этом точно убедились. Постепенно это будет приносить всё больше пользы.