Смарт-процессы — мощный инструмент Битрикс24, позволяющий создавать собственные бизнес-процессы, адаптированные под специфику компании. Настраиваемые поля, стадии и интеграции с другими элементами CRM делают их незаменимыми для автоматизации уникальных рабочих процессов. Однако максимальную ценность смарт-процессы приносят, когда данные из них используются для глубокой аналитики. BI-Конструктор Битрикс24 предоставляет обширные возможности для визуализации и анализа данных смарт-процессов, помогая оптимизировать бизнес-процессы и принимать обоснованные решения.
Особенности работы с данными смарт-процессов в BI-Конструкторе
В отличие от стандартных сущностей CRM (лиды, сделки, контакты), каждый смарт-процесс имеет уникальную структуру данных, отражающую специфику конкретного бизнес-процесса. Для аналитики смарт-процессов в BI-Конструкторе используются следующие наборы данных:
1. crm_dynamic_items_[идентификатор типа] — основные данные смарт-процесса
Каждый смарт-процесс представлен отдельным набором данных с индивидуальным идентификатором. Например, если создан смарт-процесс "Заявки на сервис" с идентификатором 1075, то данные этого процесса будут доступны в наборе crm_dynamic_items_1075.
Набор включает:
- Системные поля (ID, даты создания и изменения, информация о создателях и ответственных)
- Стадии элементов
- Связи с компаниями и контактами
- Суммы и валюты (если они настроены в процессе)
- Пользовательские поля, созданные специально для этого смарт-процесса
2. crm_dynamic_items_prod_[идентификатор типа] — товары в смарт-процессах
Если в смарт-процессе используются товары, информация о них содержится в отдельном наборе данных. Например, для смарт-процесса "Заказы" с идентификатором 105 товары будут доступны в наборе crm_dynamic_items_prod_105.
Набор содержит:
- Наименования товаров
- Цены и количества
- Скидки и налоги
- Структуру товарных категорий
- Единицы измерения
3. crm_automated_solution_[идентификатор] — смарт-процессы цифрового рабочего места
Набор содержит информацию о смарт-процессах, привязанных к конкретному цифровому рабочему месту:
- Идентификаторы типов смарт-процессов
- Названия смарт-процессов
- Названия датасетов
- Информация о цифровом рабочем месте
4. crm_smart_proc — список всех смарт-процессов
Это служебный набор данных, который содержит перечень всех смарт-процессов и цифровых рабочих мест:
- Идентификаторы типов смарт-процессов
- Названия смарт-процессов
- Названия датасетов
- Информация о цифровых рабочих местах
- Названия датасетов товаров
- Идентификаторы пользовательских полей
5. crm_entity_relation — связи между смарт-процессами и элементами CRM
Набор содержит информацию о связях между смарт-процессами и другими элементами CRM:
- Типы и идентификаторы связанных элементов CRM(лид, сделка и так далее)
- Типы и идентификаторы элементов смарт-процессов
- Названия датасетов
Практические примеры отчетов по смарт-процессам
Анализ эффективности обработки элементов смарт-процесса
Отчет "Движение элементов по стадиям"
Этот отчет помогает проанализировать, как элементы смарт-процесса движутся по стадиям:
- Распределение элементов по текущим стадиям
- Среднее время нахождения на каждой стадии
- Выявление "узких мест" в процессе
- Сравнение эффективности обработки разными сотрудниками
Для визуализации используйте столбчатые диаграммы с группировкой по стадиям и диаграммы Гантта для отображения временных характеристик.
Отчет "Динамика создания и обработки элементов"
Анализирует изменение количества и качества обработки элементов во времени:
- Количество созданных элементов по периодам
- Соотношение успешно завершенных и отклоненных элементов
- Динамика среднего времени обработки
- Сезонные колебания в нагрузке
Эффективная визуализация — линейные графики и диаграммы с накоплением для отображения динамики.
Анализ товарной составляющей смарт-процессов
Отчет "Товарная структура заказов"
Показывает распределение товаров в смарт-процессах типа "Заказ":
- Наиболее популярные товары и категории
- Средняя стоимость заказа
- Влияние скидок на объем заказа
- Корреляция между товарными категориями и стадиями обработки
Визуализируйте с помощью древовидных карт (treemap) и матричных диаграмм.
Отчет "Взаимосвязь товаров и эффективности процессов"
Анализирует, как тип продукта влияет на процесс обработки:
- Скорость обработки заказов по разным категориям товаров
- Процент успешно выполненных заказов по категориям
- Сложность обработки заказов в зависимости от товарного состава
- Влияние стоимости заказа на время обработки
Используйте корреляционные матрицы и диаграммы рассеяния для визуализации взаимосвязей.
Комплексный анализ смарт-процессов и CRM
Отчет "Интеграция смарт-процессов в воронку продаж"
Этот отчет показывает, как смарт-процессы взаимодействуют с другими элементами CRM:
- Связь между сделками и элементами смарт-процессов
- Влияние смарт-процессов на конверсию сделок
- Анализ цепочки взаимодействия с клиентом через различные смарт-процессы
- Выявление наиболее эффективных связок "сделка-смарт-процесс"
Визуализируйте с помощью комплексных воронок и диаграмм связей для отображения взаимосвязей.
Технические аспекты создания отчетов
Определение идентификаторов смарт-процессов
Перед созданием отчета необходимо узнать идентификаторы нужных смарт-процессов. Это можно сделать с помощью запроса к набору crm_smart_proc:
SELECT
ENTITY_TYPE_ID,
TITLE,
DATASET_NAME,
PRODUCT_DATASET_NAME
FROM
crm_smart_proc
ORDER BY
TITLE
Базовый анализ элементов смарт-процесса
После определения идентификатора смарт-процесса можно проанализировать его элементы:
SELECT
STAGE_NAME,
COUNT(*) as ITEMS_COUNT,
MIN(CREATED_TIME) as FIRST_ITEM_DATE,
MAX(CREATED_TIME) as LAST_ITEM_DATE,
AVG(date_diff('hour', CREATED_TIME, UPDATED_TIME)) as AVG_PROCESSING_HOURS
FROM
crm_dynamic_items_1075 -- Заменить на ID вашего смарт-процесса
GROUP BY
STAGE_NAME
ORDER BY
ITEMS_COUNT DESC
Анализ времени обработки элементов:
WITH stage_durations AS (
SELECT
ID,
TITLE,
STAGE_NAME,
CREATED_TIME,
MOVED_TIME,
date_diff('hour', CREATED_TIME, MOVED_TIME) as TOTAL_HOURS,
ASSIGNED_BY_NAME
FROM
crm_dynamic_items_1075 -- ID вашего смарт-процесса
WHERE
MOVED_TIME IS NOT NULL
)
SELECT
ASSIGNED_BY_NAME,
STAGE_NAME,
COUNT(*) as ITEMS_COUNT,
AVG(TOTAL_HOURS) as AVG_HOURS,
MIN(TOTAL_HOURS) as MIN_HOURS,
MAX(TOTAL_HOURS) as MAX_HOURS
FROM
stage_durations
GROUP BY
ASSIGNED_BY_NAME, STAGE_NAME
ORDER BY
ASSIGNED_BY_NAME, AVG_HOURS DESC
Анализ товаров в смарт-процессе:
SELECT
p.PRODUCT_NAME,
COUNT(DISTINCT p.ITEM_ID) as ITEMS_COUNT,
SUM(p.QUANTITY) as TOTAL_QUANTITY,
AVG(p.PRICE) as AVG_PRICE,
SUM(p.QUANTITY * p.PRICE) as TOTAL_REVENUE
FROM
crm_dynamic_items_prod_105 p -- ID вашего смарт-процесса
JOIN
crm_dynamic_items_105 i ON p.ITEM_ID = i.ID
WHERE
i.STAGE_NAME = 'Выполнен' -- Название нужной стадии
GROUP BY
p.PRODUCT_NAME
ORDER BY
TOTAL_REVENUE DESC
Анализ связей с элементами CRM:
SELECT
sp.TITLE as SMART_PROCESS_TITLE,
COUNT(DISTINCT r.SRC_ENTITY_ID) as RELATED_ENTITIES,
CASE
WHEN r.SRC_ENTITY_TYPE_ID = 1 THEN 'Лид'
WHEN r.SRC_ENTITY_TYPE_ID = 2 THEN 'Сделка'
WHEN r.SRC_ENTITY_TYPE_ID = 3 THEN 'Контакт'
WHEN r.SRC_ENTITY_TYPE_ID = 4 THEN 'Компания'
WHEN r.SRC_ENTITY_TYPE_ID = 7 THEN 'Предложение'
WHEN r.SRC_ENTITY_TYPE_ID = 31 THEN 'Счет'
ELSE 'Другой тип'
END as ENTITY_TYPE
FROM
crm_entity_relation r
JOIN
crm_smart_proc sp ON r.DST_ENTITY_TYPE_ID = sp.ENTITY_TYPE_ID
GROUP BY
sp.TITLE, ENTITY_TYPE
ORDER BY
sp.TITLE, RELATED_ENTITIES DESC
Лучшие практики визуализации данных смарт-процессов
Выбор типа визуализации
Для разных аспектов анализа смарт-процессов рекомендуются следующие типы диаграмм:
- Движение элементов по стадиям — диаграммы Санкея или каскадные диаграммы
- Временные показатели обработки — диаграммы Гантта или боксплоты
- Распределение ответственности — тепловые карты или матричные диаграммы
- Товарный анализ — древовидные карты или кольцевые диаграммы
- Взаимосвязи с элементами CRM — диаграммы связей или матрицы смежности
Интерактивные элементы дашбордов
Создайте интерактивный дашборд с фильтрами по:
- Временному периоду (день, неделя, месяц, квартал)
- Ответственным сотрудникам
- Стадиям смарт-процесса
- Пользовательским полям
- Связанным элементам CRM
Ключевые показатели (KPI)
На главной панели дашборда разместите ключевые показатели:
- Общее количество обрабатываемых элементов
- Процент успешно завершенных элементов
- Среднее время обработки
- Количество просроченных элементов
- Распределение нагрузки по сотрудникам
Практические сценарии использования аналитики смарт-процессов
Сценарий 1: Оптимизация процесса обслуживания клиентов
Для смарт-процесса "Заявки на сервис" анализ позволяет:
- Выявить типичные причины обращений и подготовить шаблоны решений
- Определить оптимальную нагрузку на сервисных инженеров
- Сократить время обработки заявок за счет выявления типовых задержек
- Улучшить клиентский опыт за счет предиктивного обслуживания
Это ведет к повышению удовлетворенности клиентов и снижению затрат на обслуживание.
Сценарий 2: Управление проектами и задачами
Для смарт-процесса "Проекты" анализ помогает:
- Прогнозировать длительность проектов на основе исторических данных
- Оптимизировать распределение ресурсов между проектами
- Выявлять риски задержек на ранних стадиях
- Обеспечивать прозрачность статуса проектов для руководства
Это способствует более эффективному планированию и выполнению проектов в срок.
Сценарий 3: Управление производственными процессами
Для смарт-процесса "Производственные заказы" анализ позволяет:
- Оптимизировать производственные циклы
- Планировать закупки и управлять запасами на основе прогнозов
- Выявлять узкие места в производственной цепочке
- Снижать простои оборудования и персонала
Результатом является повышение эффективности производства и снижение себестоимости.
Сценарий 4: Управление документооборотом
Для смарт-процесса "Согласование документов" анализ помогает:
- Оптимизировать маршруты согласования
- Выявлять типичные причины отклонения документов
- Сокращать время согласования за счет параллельных процессов
- Автоматизировать типовые операции
Это приводит к ускорению бизнес-процессов и снижению административной нагрузки.
Интеграция аналитики смарт-процессов с другими элементами CRM
Объединение данных смарт-процессов и сделок
SELECT
d.ID as DEAL_ID,
d.TITLE as DEAL_TITLE,
d.STAGE_NAME as DEAL_STAGE,
sp.ID as SMART_PROCESS_ID,
sp.TITLE as SMART_PROCESS_TITLE,
sp.STAGE_NAME as SMART_PROCESS_STAGE,
date_diff('day', d.DATE_CREATE, sp.CREATED_TIME) as DAYS_BETWEEN_CREATION
FROM
crm_deal d
JOIN
crm_entity_relation r ON d.ID = r.SRC_ENTITY_ID AND r.SRC_ENTITY_TYPE_ID = 2
JOIN
crm_dynamic_items_1075 sp ON r.DST_ENTITY_ID = sp.ID AND r.DST_ENTITY_TYPE_ID = 1075
Комплексный анализ клиентского пути через смарт-процессы
WITH client_journey AS (
SELECT
c.ID as COMPANY_ID,
c.TITLE as COMPANY_NAME,
COALESCE(d.ID, NULL) as DEAL_ID,
COALESCE(d.TITLE, NULL) as DEAL_TITLE,
COALESCE(d.OPPORTUNITY, 0) as DEAL_AMOUNT,
COALESCE(sp.ID, NULL) as SP_ID,
COALESCE(sp.TITLE, NULL) as SP_TITLE,
COALESCE(sp.STAGE_NAME, NULL) as SP_STAGE
FROM
crm_company c
LEFT JOIN
crm_deal d ON c.ID = d.COMPANY_ID
LEFT JOIN
crm_entity_relation r ON d.ID = r.SRC_ENTITY_ID AND r.SRC_ENTITY_TYPE_ID = 2
LEFT JOIN
crm_dynamic_items_1075 sp ON r.DST_ENTITY_ID = sp.ID AND r.DST_ENTITY_TYPE_ID = 1075
)
SELECT
COMPANY_NAME,
COUNT(DISTINCT DEAL_ID) as DEALS_COUNT,
SUM(DEAL_AMOUNT) as TOTAL_DEAL_AMOUNT,
COUNT(DISTINCT SP_ID) as SMART_PROCESSES_COUNT,
STRING_AGG(DISTINCT SP_STAGE, ', ') as STAGES
FROM
client_journey
GROUP BY
COMPANY_NAME
ORDER BY
DEALS_COUNT DESC, TOTAL_DEAL_AMOUNT DESC
Заключение
Аналитика смарт-процессов в BI-Конструкторе Битрикс24 открывает широкие возможности для оптимизации бизнес-процессов компании и принятия обоснованных решений. Гибкость смарт-процессов позволяет адаптировать их под уникальные потребности бизнеса, а инструменты BI-Конструктора помогают извлечь максимальную ценность из накопленных данных.
Начните с базовых отчетов по эффективности обработки элементов смарт-процесса, а затем постепенно расширяйте аналитику, добавляя анализ товарной составляющей и интеграцию с другими элементами CRM. Регулярно анализируйте данные, чтобы выявлять возможности для улучшения процессов и повышения эффективности.
Помните, что главная ценность аналитики смарт-процессов — это возможность адаптировать бизнес-процессы под меняющиеся потребности бизнеса и клиентов, опираясь на объективные данные, а не на интуицию.
〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️➤
Разработка BI-отчетов - консультации и помощь в разработке индивидуальных BI-отчетов в BI-Конструкторе Битрикс24
Телеграм канал про BI-Конструктор - изучаем с нуля BI-Конструктор Битрикс24
Поддержать автора канала донатом
