Кассовый разрыв — ситуация, когда у предпринимателя нет денег на текущие обязательные расходы, например, выплату зарплаты сотрудникам. Кассовый разрыв — не показатель убыточности: иногда из-за ошибок в управлении с ним сталкиваются даже успешные компании. В статье разберем, из-за чего чаще всего возникает кассовый разрыв, как его избежать, и что делать, если он уже случился.
Из-за чего обычно возникает кассовый разрыв
Плохой контроль за финансами. Если в компании нет четкого графика платежей и денежных поступлений, то в какой-то момент может оказаться, что бизнес с миллионными доходами не может оплатить запуск рекламы на 100 000 ₽. Например, когда ожидаемая сумма еще не поступила, а средства из запаса уже потрачены.
Дебиторская задолженность. Если компания работает по постоплате, то денег на текущие платежи может не хватить. Подробно о том, что такое дебиторская задолженность и как с ней работать, мы рассказали в этой статье.
Неудачные вложения: например, предприниматель закупил большое количество товара, надеясь его быстро распродать, но сделать этого не удалось.
Сезонность бизнеса, когда основная прибыль приходится на несколько месяцев в году. Вместе с сезоном прекращаются и денежные поступления, при этом обязательные платежи остаются круглогодичными.
Непредвиденные расходы или убытки, такие, как срочный ремонт оборудования, ущерб от пожара или банкротство контрагента. В этой статье подробно рассказали о том, как действовать, если контрагент задолжал деньги и обанкротился.
Как рассчитать кассовый разрыв
Кассовый разрыв считают по формуле:
ДС (денежные средства на начало периода) + П (поступления) — Р (расходы) = ОДС (остаток денежных средств)
Период расчета может быть любой: день, неделя или месяц. Отрицательный ОДС говорит о том, что в компании образовался кассовый разрыв.
Пример:
На начало марта у ИП на счете было 100 000 ₽, а 10 марта от заказчика поступило еще 850 000 ₽. До 15 марта предприниматель должен закрыть следующие расходы:
— зарплата сотрудникам — 450 000 ₽;
— аренда помещения + коммунальные расходы — 225 000 ₽;
— платеж по кредиту — 190 000 ₽;
— платеж поставщику за товар — 265 000 ₽.
Итого: 1,13 млн ₽
Рассчитаем ОДС: (100 000 ₽ + 850 000 ₽) – 1 130 000 ₽ = – 180 000 ₽.
На 15 марта кассовый разрыв составил 180 000 ₽: имеющейся у ИП суммы не хватает на оплату операционных расходов.
Как избежать кассового разрыва
Нужно сопоставлять операционные расходы с остатками на счетах и будущими поступлениями. Также полезно вести платежный календарь: очень часто кассовый разрыв образуется в «зазорах», когда денег еще нет, а время обязательных платежей уже подошло. Учет можно вести в тетради, таблице Excel или с помощью специальных сервисов: Adesk, «Аспро.Финансы», «Финансист» и других.
Пример:
Марат — фермер, поставляет мясо и молоко в торговые сети своего города. Чтобы избежать кассового разрыва, он разделил обязательные платежи в течение месяца на три периода:
— 1-5 число: коммунальные платежи, зарплата сотрудникам — 350 000 ₽;
— 7-10 число: закупка корма, топлива и расходников — 185 000 ₽;
— 15-20 число: платежи по кредитам — 150 000 ₽.
Таким же образом Марат записывает даты поступления денег от покупателей. Две сети магазинов рассчитываются с ним ежемесячно после 25 числа, и с этих денег фермер откладывает 350 000 ₽ на расходы в начале следующего месяца.
Все договоры отсрочек Марат старается заключать с учетом своих финансовых обязательств: он согласен отгрузить мясо в начале месяца, если оплату за него переведут не позже 18 числа, так как до 20-го ему нужно внести платеж за кредит.
Использовать электронный документооборот (ЭДО): с ним можно обмениваться договорами и счетами мгновенно, и покупатель не задержит оплату под предлогом, что документ потерялся.
Контролировать дебиторскую задолженность:
- установить максимальную сумму, на которую бизнес может дать рассрочку или отсрочку;
- тщательно проверять контрагентов перед заключением сделок, как это сделать — рассказали в этой статье;
- работать только по предоплате, особенно с новыми покупателями и теми партнерами, которые уже подводили с оплатой;
- составить график поступлений и своевременно напоминать контрагентам о сроках оплаты.
Нужно вовремя оплачивать кредиты, кроме того, следует рассчитать максимальную сумму, которую вы сможете выплатить в качестве аванса или предоплаты поставщикам и подрядчикам.
Наладить комфортный график платежей: если основные расходы приходятся на первую половину месяца, нужно стараться заключать договор отсрочки с оплатой до 15 числа. Также можно попросить сдвинуть даты расчетов по действующим договорам на более ранние.
Создать подушку безопасности. Например, когда я владела заведением, моя подушка безопасности состояла из суммы аренды помещения за 6 месяцев, плюс 200 000 ₽ на срочный ремонт или замену оборудования.
Что делать при кассовом разрыве
Попросить у кредиторов отсрочку платежа или возможность оплатить долг в рассрочку. Для сохранения отношений лучше честно рассказать о причинах проблем с оплатой, и о том, что предпринял руководитель, чтобы такая ситуация не повторялась.
Выстроить расходы по приоритетам: сначала закрывать самые важные платежи, просрочка по которым приведет к остановке бизнеса, финансовым и репутационным потерям. К таким расходам относятся зарплата сотрудникам, налоги, аренда, кредиты, закупка товара или расходников.
Временно отказаться от части расходов. Можно отложить покупку новой офисной мебели, отказаться от корпоративов или урезать рекламный бюджет — конкретное решение зависит от типа бизнеса.
Использовать личные накопления, чтобы закрыть долги, а когда ситуация стабилизируется — вернуть деньги.
Оформить кредит или лизинг. Для покрытия небольших кассовых разрывов скорее всего хватит краткосрочного кредита сроком до года. Если же бизнесу нужно закупить крупную партию товара, а денег не хватает — выручит факторинг: банк предоставит рассрочку на 120 дней, залог и поручители не требуются.
Кассовый разрыв грозит множеством рисков, например, увольнением сотрудников из-за задержки зарплаты, а если кто-то из них обратится в суд из-за невыплаты денег — то и штрафами от трудовой инспекции. Чтобы неприятная ситуация не повторилась, стоит учесть и исправить ошибки.
Например, летом в моем заведении было мало посетителей, и иногда не хватало денег на закупку расходников. В это время я просила собственника помещения разбить арендные платежи на две части, а с поставщиками договорилась об отсрочке платежа на пару недель. Этого было достаточно, чтобы не копить долги в непростой период.
Чтобы закрыть кассовый разрыв, оформите овердрафт в Ак Барс Банке сроком на 1 год и индивидуальной процентной ставкой.
Также читайте в нашем журнале: