• Вся деятельность организации связана с оформлением документов.
• Документы различаются по функциям, назначению, содержанию и степени доступности информации.
• По фактору адресации документы делятся на внутреннюю и внешнюю переписку.
• Внутренняя переписка ведется между должностными лицами и подразделениями одной организации.
Типы деловой переписки
• Внешняя деловая переписка ведется между организациями и должностными лицами.
• Документация этого типа называется официальной.
• По содержанию выделяют распорядительные, отчетные, справочные и другие виды документов.
Заявление как внутренний служебный документ
• Заявление предназначено для доведения информации до должностного лица.
• Пишется от имени одного лица, но может быть и коллективным.
• Основные элементы: адресат, адресант, наименование документа, текст, дата, подпись.
Образцы заявлений
• Заявление на освобождение от занятий.
• Заявление на работу в читальном зале библиотеки.
Изменения в практике русского делового письма
• 1990-е годы стали периодом значительных изменений в деловой переписке.
• Появились новые виды документов и термины.
• Стиль деловых писем стал более свободным, акцент на убеждающей силе.
Резюме как новый вид документа
• Резюме стало популярным в 1990-е годы.
• Включает персональные данные, адреса, телефоны, наименование вакансии, основной текст, дополнительные сведения, прочие сведения, отличия и награды, интересы, личные качества, дату и подпись.
Форма отправления документа
• Наряду с почтовой пересылкой, используется электронная почта и телефакс.
• Электронная почта и телефакс используются для оперативных вопросов, письма с юридическим значением высылаются почтой.
• Электронная почта требует соблюдения строгих правил этикета.
Правила деловой электронной переписки
• Письма пишутся на бланках фирмы с логотипом, адресом и телефонами.
• Используются строгая структура и стиль письма.
• В приложениях указывается количество страниц и формат файлов.
• В официальных электронных письмах не допускаются опечатки и использование сленга.
Правила электронной почты
• Использование различных шрифтов и графических изысков недопустимо.
• Недопустимо посылать документы в приложении без приветствия и комментария.
• При получении письма необходимо сразу же дать уведомление о его получении.
• Посылая текстовые или графические файлы, нужно убедиться в их безопасности.
Факсимильная связь
• Используется для передачи изображений по телефонным каналам.
• Сообщение оформляется в виде делового письма с необходимыми реквизитами.
• Главное требование при отправлении сообщения по факсу — краткость.
Деловая риторика
• Риторика — филологическая дисциплина, изучающая теорию красноречия.
• В России риторика делилась на общую и частную.
• В XX веке риторика возродилась благодаря развитию семиотических наук.
• Современная риторика включает логический, лингвистический, психологический и другие аспекты.
Деловое красноречие
• Деловая риторика — наука об убедительной и эффективной речи в деловом общении.
• Обучение рациональному речевому поведению — цель деловой риторики.
• Деловое красноречие важно для молодых руководителей, чтобы избежать конфликтов.
Риторическое право и умение
• Подготовка к выступлению включает подбор материала и составление плана.
• Основные части выступления: вступление, основная часть, заключение.
• Вступление должно располагать слушателей к восприятию речи.
Структура речи
• Вводная часть должна быть лаконичной и доступной.
• Основная часть включает изложение, доказательство и опровержение.
• Тезис должен быть сформулирован и оставаться неизменным.
• Аргументы должны быть истинными и достаточными.
• Заключение должно подытожить аргументацию и нести эмоциональный заряд.
Этика ораторского выступления
• Риторическая этика включает мировоззренческий и этикетный компоненты.
• Мировоззренческая часть связана с общечеловеческими ценностями.
• Этикетная часть подразумевает знание правил речевого поведения.
• Коммуникативный контакт должен быть доброжелательным и профессиональным.
Классификация конфликтов