Согласно законодательству, предприятия обязаны проводить пересчет своих активов не реже чем раз в три года. Кроме того, внеплановая инвентаризация основных средств (ОС) может быть инициирована как налоговыми органами, так и руководством компании. Чем больше однотипного имущества у организации, тем сложнее и дольше проходит процесс пересчета. В этой статье мы расскажем, как сделать инвентаризацию основных средств быстрой и простой, минимизировав затраты.
Что такое основные средства (ОС) простыми словами
Основные средства — это материальные вещи, которые компания использует для производства товаров, предоставления услуг или выполнения работ.
Проще говоря, к основным средствам относятся такие вещи, как здания, оборудование, транспорт, инструменты и инвентарь, компьютеры, телевизоры и т.п., принадлежащие компании.
Чтобы объект считался основным средством, он должен соответствовать четырем условиям: использоваться для производства или услуг, находиться в использовании более 12 месяцев (или в течение обычного операционного цикла, если он длиннее года), не предназначаться для продажи и приносить доход.
Готовая продукция и товары на складе не считаются основными средствами, так как они предназначены для продажи.
Автоматизация процесса инвентаризации ОС
Для эффективного учета имущества необходимо точно идентифицировать каждый актив. Для этого каждому объекту присваивается уникальный инвентарный номер, который вносится в учетную программу, такую как «1С». В дополнение к уникальному номеру, применяется технология штрихкодирования, либо используются радиочастотные метки (RFID), которые считываются специальными устройствами.
Этикетка с идентификатором наносится на объект и содержит информацию о каждом активе, включая количество и место хранения. Во время инвентаризации сотрудник с терминалом сбора данных (ТСД) сканирует данные со всех основных средств, находящихся в помещении или закрепленных за конкретным материально ответственным лицом.
Полученная информация проходит проверку сразу на мобильном устройстве, а в дальнейшем данных автоматизировано передаются в учетную программу 1С. В процессе проверки могут быть выявлены недостачи, по результатам которой формируется итоговая ведомость для бухгалтерии.
Оборудование для инвентаризации ОС
Для проведения инвентаризации потребуется терминал сбора данных. На рынке представлено множество моделей таких устройств. Наша компания предлагает готовые решения для автоматизации учета активов. Выбор ТСД зависит от технологии идентификации имущества. При использовании штрихкодирования можно подобрать достаточно бюджетную модель. Для работы с RFID стоит более тщательно выбирать ТСД, убедившись в работоспособности RFID-считывателя и наличие интеграции с мобильными ПО.
Приведем примеры популярных моделей, которые активно используются нашими клиентами для учета имущества.
Если вы работаете с штрихкодами, подойдут следующие модели:
Где купить?
При использовании RFID технологии оптимальным выбором будет:
Где купить?
- Chainway C66 – как универсальный ТСД с подключаемой RFID рукоятью
Все упомянутые модели работают на операционной системе Android.
Печатаем и программируем этикетки
Для маркировки имущества штрихкодами понадобиться термопринтер этикеток, а программировать метки можно тремя способами: с помощью RFID-считывателя, с помощью ТСД, используя RFID-принтер.
В большинстве случаев при автоматизации используются этикетки-наклейки. Для учета производственного оборудования рекомендуем использовать наклейки, стойкие к внешним воздействиям. Подбор расходных материалов нужно осуществлять исходя из конкретных целей проекта и условий эксплуатации имущества.
При работе с RFID, особенно на строительных объектах, используются защищенные корпусные метки, с различными способами крепления к оборудованию, материалам и тяжелой технике. Об учете с помощью RFID на стройке мы подробно рассказывали в отдельной статье.
Программное обеспечение для инвентаризации основных средств
Для учета операций с ОС — поступления на баланс предприятия, перемещения, контроля амортизации и списания — используются как типовые решения 1С (например, 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP, 1C:Управление холдингом), так и специализированные программы и модули с расширенный функционалом учета ОС и МЦ (например, Виант:Контроль имущества, 1С:Инвентаризация и учет имущества, Клеверенс.Учет имущества). Они позволяют создавать необходимые документы, вести учет данных по объектам имущества, а также отражать операции инвентаризации с подготовкой обязательной документации.
Однако стоит отметить, что операции учета и инвентаризации ОС в «1С» базово требуют ручного труда при идентификации, сверке план-факта и отражения данных в 1С, что увеличивает вероятность ошибок и может привести к недостачам. Несмотря на преимущества программы «1С», результаты инвентаризации могут оказаться недостоверными. Поэтому автоматизация процесса с помощью внедрения штрихкодирования и RFID – ключ к кратному повышению скорости учета и минимизации рисков, связанных с человеческим фактором.
Преимущества внедрения специализированного ПО и автоматизации учета:
- Значительное сокращение времени, необходимого для проведения инвентаризации.
- Увеличение скорости учета основных средств.
- Возможность проведения большего количества периодических инвентаризаций.
- Быстрый сбор информации о местоположении конкретных объектов основных средств на территории компании.
- Исключение необходимости ручного ввода данных в 1С.
- Минимизация рисков возникновения ошибок и неточностей при учете основных средств.
- Контроль за несанкционированным выносом имущества через установку считывателей на проходных (при работе с RFID).
- Оптимизация расходов компании.
Использование мобильных ТСД для инвентаризации ОС не только ускоряет процесс, но и позволяет контролировать перемещения основных средств между различными зонами предприятия. Это дает возможность в любой момент иметь актуальную информацию о размещении активов в помещениях.
Имущество, оснащенное RFID идентификаторами, также позволяет реализовать контроль доступа. Удобное предоставление разрешений на перемещение по факту создания документа перемещения помогает предотвратить несанкционированные выносы объектов с территории предприятия в автоматическом режиме.
Наша компания предлагает программное обеспечение и оборудование для автоматизации учета ОС в бизнесе и государственных учреждениях. У нас есть собственные решения для учета имущества, а также многолетний опыт и успешные кейсы автоматизации предприятий. Мы поможем подобрать терминалы сбора данных, принтеры, RFID-метки и другие необходимые устройства для создания полноценного программно-аппаратного комплекса. Свяжитесь с нами для получения бесплатной консультации.
Для этого позвоните по телефону +7 (495) 212-06-55, по почте zakaz@viant.ru, или через форму обратной связи на нашем сайте. .