Современная бизнес-деятельность сопряжена с широким спектром издержек — от закупки сырья до финансирования услуг внешних консультантов и маркетинговых кампаний. Своевременный и точный учет материальных запасов позволяет избежать неприятных сюрпризов по итогам года, давая руководству реальное представление об объеме складских остатков и состоянии технических активов компании еще до проведения инвентаризации.
Стоимость учета имущества предприятия: из чего она складывается и как ее рассчитать
Стоимость учета имущества — это не единоразовый платеж, а совокупность всех годовых затрат, связанных с управлением и контролем активов компании. Для формирования точной цифры необходим детальный расчет, который учитывает каждый этап сквозных бизнес-процессов и трудозатраты всех вовлеченных сотрудников.
Для учета имущества предприятия используют разные методы: инвентаризацию, оценку стоимости имущества, бухгалтерскую отчётность и налоговый учёт.
Эти процессы выполняют сотрудники "руками" и/или используя средства автоматизации. У этих процессов есть своя стоимость: затраты на сотрудников, затраты на автоматизацию, затраты на потери (в случае неточного учёта).
Ключевые компоненты стоимости включают:
- Прямые операционные расходы: Фонд оплаты труда сотрудников, отвечающих за проведение инвентаризаций, ведение бухгалтерского и налогового учета, а также обслуживание используемых систем автоматизации.
- Инвестиции в технологии: Затраты на приобретение, внедрение и поддержку программного обеспечения и оборудования для автоматизированного учета (например, систем штрихкодирования или RFID).
- Цена ошибок и неточностей: Потенциальные финансовые потери, вызванные недостоверными данными. Сюда относятся уплата излишних налогов, штрафы за нарушения в отчетности, простои производства из-за нехватки сырья и принятие неверных управленческих решений.
Точный расчет стоимости учета имущества позволяет перейти от простого выполнения процедур к эффективному управлению активами, минимизируя риски и оптимизируя ресурсы компании.
Автоматизация учёта
Чтобы упростить и ускорить учёт имущества, стоит автоматизировать процессы. Это поможет сотрудникам тратить меньше времени на рутину, а компании — получать абсолютно точные данные без ошибок.
Особенно это важно там, где вещей очень много и их нужно часто пересчитывать. Яркий пример — постельное бельё и полотенца в больших отелях. Для этого используют специальные технологии:
- RFID-метки (радиочастотные). Сканеру достаточно просто поднести к стопке белья, и он сам «увидит» все метки через ткань, мгновенно всё посчитав.
- Штрих-коды. Здесь каждый предмет нужно сканировать по отдельности, как товар в супермаркете. Это дольше, но проще и дешевле в организации.
Внедрение таких систем даёт полный и быстрый контроль над любым количеством имущества.
Какие программы для автоматизации учёта есть на рынке?
Есть бесплатные и платные решения, выбор зависит от задач и возможностей предприятия: Инвентарь.TeamDo, Saby Retail, Go-RFID, МойСклад, 1С:Управление торговлей, Solarwinds Network Inventory и многие другие.
Как выбирать программу для инвентаризации?
Функционал, сильная техподдержка, удобный интерфейс программы, стоимость приобретения и стоимость обслуживания — те характеристики, которые нужно проверить до покупки.
Выбирая поставщика, проведите тесты, чтобы понять, какой продукт вам подходит лучше всех:
- Подготовьте набор тестовых данных для инвентаризации.
- Подготовьте список нужных функций: минимальный и желательный набор возможностей.
- Получите тестовые доступы к продуктам.
- Проведите тестирование.
Покупая программный продукт, обязательно заложите время на внедрение. В этот период нужно обучить сотрудников пользоваться новым инструментом. И в переходный период вам придётся вести дублирование учёта и старым методом.
Cервис инвентаризации через QR-коды — TeamDo
И про снижение затрат на учёт имущества для предприятия
Автоматизация инвентаризации может дать предприятию прямое снижение затрат, например:
— сканирование штрих-кодов сокращает время проведения инвентаризации и, как следствие, расходы на персонал;
— постоянный учёт «в реальном режиме времени» минимизирует недостачи, сокращает затраты на закупки.