Очень многие бизнесмены сегодня стараются перевести часть своих операций в онлайн. Понятно, почему: с одной стороны, это экономит время, с другой стороны, это экономит деньги.
Одна из таких операций — заключение договора. Гораздо проще с контрагентом обменяться сканами договора по электронной почте, чем тратить время на поездки к нему или поездки на почту. В особенности это касается тех операций, которые совершаются на федеральном уровне. Оригиналами, конечно, обменяться стоит, но сделать это проще всего уже после того, как будут подписаны акты об оказанных услугах или выполненных работах, накладные и другие распорядительные документы. В самом начале взаимоотношений сторон обмениваться оригиналами договоров очень неудобно. Это вынуждает тратить много времени и влечет лишние/неуместные расходы. Поэтому подписание договора в электронном виде сегодня получило большое распространение в бизнес-практике Российской Федерации.
Зачем вообще подписывать договор электронно?
Подписывают договор не только для того, чтобы отчитаться перед налоговой, не только для того, чтобы возмещать НДС, если он возмещается.
Подписывать договор нужно также в том случае, если есть хотя бы минимальное недоверие к своему контрагенту. Если вы заплатили контрагенту, а он не оказал вам услугу, или если вы оказали услугу контрагенту, но он вам не заплатил, то на основании договора можно обратиться в суд и, соответственно, с него это исполнение взыскать.
Я, как юрист, который занимается системным представительством, достаточно часто встречаюсь с ситуацией, когда недобросовестный контрагент, который не желает либо платить, либо оказывать услугу, ссылается на незаключенность электронного договора, потому что оригинала документа, на котором стоят его подписи и печать, просто нет. Поэтому заключать договор в электронном виде нужно правильно, с соблюдением определенных правил и рекомендаций.
Глобально есть два способа заключить договор в электронном виде. Первый способ — подписывать договор с помощью электронных подписей (через систему ЭДО), а второй способ — обменяться скан-копиями договора по электронной почте.
Подписание договора через ЭДО по электронной подписи
Что такое электронная подпись? Если простыми словами, электронная подпись — это определенный цифровой код, который позволяет установить, что договор подписало конкретное лицо. Электронная подпись выдается аккредитованным удостоверяющим центром, который предварительно проверяет ваши полномочия и удостоверяет личность (таким центром сегодня выступает налоговая служба для юридических лиц и ИП).
Как правило, электронная подпись - это флешка. На этой флешке есть определенный перечень файлов, указав путь к которым на компьютере, вы можете подписать договор и любой другой документ.
Электронная подпись является очень надежным способом подписания договора, даже более надежным, чем подписание договора обычной подписью. Обычную подпись ваш контрагент может поставить не так, как обычно. Соответственно, на экспертизе, а потом на суде, он может попытаться доказать, что эта подпись не принадлежит ему.
С электронной подписью так не получится. Если вдруг возникнут какие-то споры, достаточно будет суду представить файл электронной подписи. Суд через удостоверяющий центр (ФНС) убедится в том, что эта подпись принадлежит конкретному лицу. То есть - в данном случае гарантом того, что подпись принадлежит конкретному лицу, выступает налоговая служба (или иной удостоверяющий центр). Оснований не доверять этому центру у суда просто не будет. В принципе, ваш контрагент это прекрасно будет понимать, и у него не будет повода заявить суду о том, что документ подписан не лично им, а кем-то другим.
Электронная подпись используется сегодня очень многими бизнесменами, особенно теми, которые ведут деятельность с помощью юридических лиц. Однако для подписания договоров электронная подпись в российской практике не получила столь массового и широкого распространения, как для сдачи отчетности. Да, были созданы специальные сервисы (сервисы ЭДО), но проблема здесь заключается в том, что для подписания договора с помощью электронной подписи нужно, чтобы контрагент на это был согласен и сам при этом имел электронную подпись и доступ к определенному сервису ЭДО.
Как правило, контрагенты не готовы подписывать договор электронной подписью, а договор лишь с вашей электронной подписью для вас никакого юридического значения не представляет.
Кстати, про настройку электронной подписи и про электронный документооборот у меня есть ролики на YouTube-канале.
Обмен скан-копиями по электронной почте
Это второй способ подписания договора в электронном виде. Как это выглядит? Вот, допустим, у вас есть договор, который нужно подписать. Вы ставите на нем свою подпись, ставите печать, сканируете и направляете контрагенту по электронной почте. Контрагент распечатывает это с вашей подписью (лучше в цветном виде, конечно), ставит на договоре свою подпись и ставит свою печать. После этого сканирует и направляет скан вам. Многие бизнесмены считают, что на этом этапе договор считается заключенным.
В целом - они правы. Стороны выразили свою волю на то, чтобы вступить в договорные правоотношения и связать себя определенными обязательствами. Но для этой сделки обязательно нужно обеспечить юридическую безопасность.
Почему? Если вдруг у вас с контрагентом возникнут какие-то разногласия или споры, и кто-то обратится в суд, то в суд придется принести распечатку того документа, который вам по итогу скинул контрагент. Вот этот документ, который вы принесете, это всего лишь копия вашего договора, потому что оригинал вы не подписывали.
В чем основной минус копии? Ее минус состоит в том, что подпись и печать на ней не "экспертируется". То есть эксперт не в состоянии с помощью технических средств установить, кем была подписана эта копия, потому что он не может взять образец почерка у другой стороны и сравнить его с этой копией. Любой принтер при распечатке документов искажает содержание этого документа. Это как раз и служит поводом для недобросовестных контрагентов ссылаться на то, что договор заключен не был.
Как нужно действовать, чтобы обезопасить сделку в юридическом плане?
Во-первых, в самом договоре нужно сделать оговорку о том, что стороны признают действительность настоящего договора и других документов, которые подписываются и направляются по адресам электронной почты сторон.
Во-вторых, нужно прописать в договоре условия о том, что обмен всеми документами, в том числе обмен экземплярами договора, производится по конкретным адресам электронной почты, указанным в реквизитах настоящего договора.
Здесь есть одна большая проблема: условия об электронном документообороте прописываются в скан-копии договора, то есть не в оригинале. Если вдруг возникнет спор, недобросовестный контрагент придет в суд и скажет, что этого условия об электронном документообороте не существует, потому что сам договор мы не подписывали своей подписью. Значит, и условия об электронном документообороте никакого юридического значения не имеют.
В этом случае суд попросит добросовестного контрагента представить нотариальный протокол осмотра электронной почты. Составление нотариального протокола осмотра электронной почты — это очень сложная и дорогая (неоправданно дорогая) процедура. За нотариальное удостоверение двух листочков нотариус возьмет не меньше 10 тысяч рублей. Как правило, такое нотариальное удостоверение обходится в среднем в 15-50 тысяч рублей. Сама процедура очень непростая, потому что нотариусу нужно правильно описать, что конкретно необходимо удостоверить. Если здесь совершить какую-то ошибку или отклонение, суд может не принять, в конечном итоге, такой документ, и придется переделывать его. Составление нотариального протокола осмотра, проще говоря, — это нервотрепка. Для малого бизнеса это еще и достаточно существенные расходы.
Есть один способ, позволяющий избежать необходимости в этом нотариальном протоколе. Этот способ, лично я, достаточно часто использую, если контрагенту своему не доверяю, и рекомендую способ своим клиентам. В чем он состоит? Он может показаться вам достаточно странным, но работает он исправно. Суть его в том, что в договоре прописываются условия, согласно которым предоплата по договору является доказательством его подписания и, соответственно, возникновения обязательств.
Если платите по договору только вы, а контрагент не должен никаких платежей в вашу пользу совершать, то в этом случае также можете прописать, что вы направляете контрагенту условные 50 рублей с назначением платежа "подтверждение юридической силы договора, подписанного с электронной почты Х и Y". Контрагент, в свою очередь, возвращает этот платеж с таким же назначением платежа.
Если ваш контрагент добросовестный, то у него не возникнет никаких сомнений в том, чтобы такую операцию с вами провести. С одной стороны, он будет уверен в том, что договор действительно заключён и вы планируете исполнять свои обязательства. С другой стороны, вы будете в этом уверены.
Проблем в том, чтобы провести сегодня такую операцию, вообще нет, потому что онлайн-банкинг сегодня стал очень хорошо развит, и операцию можно совершить в два щелчка. Мы не живём уже в то время, когда для проведения какой-то операции необходимо нести две платёжки в банк и тратить на это кучу времени.
Если вдруг возникнут какие-то споры, и вы, допустим, с контрагентом придёте в суд, недобросовестный контрагент начнёт ссылаться на то, что договор он никакой с вами не подписывал. В таком случае можно просто представить суду платежные поручения с отметкой банка о совершении операций по подтверждению действительности договора.
Когда судья увидит платежные поручения, он попросит контрагента представить пояснение, откуда прошли эти операции, если договор якобы не заключался. Вряд ли у контрагента найдутся какие-то внятные объяснения по этому поводу.
В этом случае суд не будет заставлять добросовестного контрагента представлять нотариальный протокол, а банковского платёжного поручения ему будет достаточно.
Некоторые из тех, кто меня сейчас читают, могут сказать: "Да зачем нам соблюдать какие-то рекомендации? Зачем нам прописывать оговорки в договорах?" Мы всю жизнь обменивались электронными сканами, и никаких проблем у нас не возникало.
Вы так будете думать ровно до тех пор, пока не потеряете серьёзные деньги на этих юридических формальностях. Далеко не все контрагенты в российском обороте белые и пушистые. Далеко не все ведут себя по-человечески. Очень многие пытаются заработать, всячески пытаясь отсрочить платёж и цепляясь за любую мелочь, за которую только можно зацепиться. Одна из таких мелочей — это подписание договора по электронной почте. Поэтому, если вы подписываете договор таким образом, старайтесь это сделать максимально правильно и максимально безопасно, с юридической точки зрения.
Ссылка на YouTube-канал
Ссылка на Telegram-канал по бизнесу
Ссылка на Telegram-канал для Продавцов WB
Александр Телешинин, кандидат юридических наук, магистр корпоративного права МГУ имени М.В. Ломоносова, частнопрактикующий юрист
Номер телефона: +7 926 497 24 25 (WhatsApp, Telegram)