Рассматривали ли вы возможность разрешить своим сотрудникам использовать их собственные устройства для работы? Распространение гибридной работы побудило многие организации применять политику BYOD (Bring Your Own Device, на русском “Принеси свое устройство”), позволяющую сотрудникам использовать свои персональные ноутбуки, планшеты или телефоны в профессиональных целях. Итак, каковы преимущества и недостатки BYOD?
Давайте рассмотрим плюсы и минусы политики BYOD, выясним, почему этот подход к управлению мобильными устройствами нравится многим компаниям по всему миру, и разберемся с лучшими практиками с точки зрения IT и финансов.
Что такое политика BYOD?
Аббревиатура BYOD (Bring Your Own Device) переводится как “Принеси свое собственное устройство”. Это означает, что люди могут использовать свои личные устройства для работы. Другими словами, один и тот же ноутбук используется как в личных, так и в профессиональных целях. Эта концепция существует уже много лет. Но появление гибких схем работы, включая гибридную, подтолкнуло все больше компаний к внедрению политики BYOD. Благодаря этому сотрудники могут использовать свои устройства для работы в любом месте и в любое время.
Преимущества внедрения политики BYOD
Экономное решение
Наиболее привлекательным преимуществом концепции BYOD является ее способность значительно снизить затраты компании на IT. Представьте, что вам больше не нужно предоставлять ноутбуки для всего персонала. Это также позволяет сократить расходы на техническое обслуживание.
Ключ к повышению производительности труда сотрудников
36% людей экономят не менее четырех часов в неделю, работая на своих устройствах.Предоставление членам вашей команды возможности использовать свои персональные устройства для работы может значительно повысить их производительность. Одна из причин заключается в том, что им гораздо удобнее пользоваться интерфейсом, поэтому они не теряют времени на то, чтобы разобраться, как это работает. Все мы знаем, как сложно ориентироваться в системе iOS, когда мы привыкли к Android, и наоборот, не так ли? Другим объяснением является возможность персонализировать свое устройство в соответствии с потребностями, что не всегда допускается политикой компании.
Отсутствие необходимости обучать использованию устройств
Всякий раз, когда вы нанимаете новых сотрудников или покупаете новое оборудование, вам необходимо объяснять своим сотрудникам, как пользоваться предоставляемыми вами инструментами. Этот процесс требуется для каждого сотрудника или при каждом внедрении нового устройства. Независимо от того, проводите ли вы это лично или создаете цифровой курс, это требует времени и денег. Благодаря политике BYOD вам больше не нужно обучать своих сотрудников использованию устройств, поскольку они знают, как пользоваться своими собственными. Тем не менее, вам все равно следует обучать их методам обеспечения безопасности и защиты данных.
Риски, связанные с концепцией BYOD
Кибербезопасность
Наиболее распространенная проблема, связанная с моделью BYOD, связана с управлением киберрисками. Когда сотрудники используют свои собственные устройства как в личных, так и в профессиональных целях, вероятность небезопасных действий возрастает. Компании в большей степени подвержены использованию незащищенных сетей, утечкам данных и взломам и т.д. Хотя предоставление сотрудникам возможности работать на их личном оборудовании может помочь вам снизить затраты, кибератака может привести к потере этих сбережений в мгновение ока. Тем не менее, вы можете значительно снизить риски, используя хорошо продуманную стратегию управления мобильными устройствами.
Этический аспект
При внедрении политики BYOD также может возникнуть проблема поиска рационального баланса между защитой данных компании и соблюдением прав сотрудников на неприкосновенность частной жизни. Решение этого вопроса требует, чтобы все сотрудники, заинтересованные стороны, IT-службы, отдел кадров и юристы обсудили наилучший способ обеспечения конфиденциальности пользователей и защиты корпоративных данных. Еще одной этической проблемой, связанной с применением политики BYOD, является доступ к этим устройствам. Некоторые люди могут не располагать одинаковыми финансовыми возможностями и не могут позволить себе такое же количество технологий для выполнения своей работы. Это может привести к созданию неравной рабочей среды.
Совместимость устройств
Наконец, несовместимость некоторых аппаратных и программных средств может стать проблемой для IT-отделов и сотрудников, использующих собственные устройства. Поскольку люди меняют свои мобильные телефоны каждые несколько лет, у каждого устройства своя операционная система и существует множество различных версий программного обеспечения, этот процесс может оказаться немного сложным. Учитывая эти аспекты, IT-специалистам может быть сложно разрабатывать приложения, которые работают на каждом устройстве.
Как вы можете извлечь выгоду из преимуществ и свести к минимуму недостатки такого подхода к управлению устройствами?
Выделите бюджет на IT-отдел
Ваши IT-коллеги находятся в центре процесса перехода на BYOD. Их роль важна для обеспечения плавного перехода и поддержания высокой безопасности рабочей среды. Им также может потребоваться больше ресурсов, чтобы вы могли использовать только преимущества BYOD, а не его недостатки. Например, может потребоваться обновление вашего инструмента управления мобильными устройствами. С развитием технологий и цифровой трансформацией инвестиции в IT становятся разумным и безопасным решением (даже без политики BYOD).
Запланируйте определенный бюджет, чтобы обучать сотрудников кибербезопасности так часто, как это необходимо
Чем больше развиваются технологии, тем больше возрастают риски кибербезопасности. У разных сотрудников степень осведомленности о киберрисках и рекомендациях по обеспечению безопасности данных значительно различается. Из-за того, что они используют собственные устройства, члены команды могут быть менее осторожны. Например, они могут оставлять свои планшеты с доступом к конфиденциальным документам без присмотра, или пользоваться общедоступной сетью Wi-Fi без VPN. Поэтому все компании должны обучать сотрудников безопасному использованию своего аппаратного и программного обеспечения. Важно рассказать им о кибербезопасности, чтобы они могли больше узнать о мерах безопасности и различных линиях защиты (пароли, антивирусы, шифрование, VPN, обновления).
Продумайте план действий на случай ухода из компании
Что происходит с данными компании, хранящимися на аппаратном обеспечении, в случае, если сотрудник покидает организацию? Как вы можете отозвать доступ к этой информации и другим корпоративным ресурсам? Это также важный аспект, для решения которого вам нужен эффективный и безопасный план действий. Самый важный момент, который следует помнить — это то, что этот процесс начинается во время внедрения. Это включает в себя настройку устройств и систем в соответствии с политикой BYOD и обеспечение согласия членов команды с вашими правилами BYOD путем подписания официального документа. Когда, почему и как будет происходить удаление данных компании, следует указать, как только вы разрешите своим сотрудникам использовать их личные устройства.
Используйте программное обеспечение для управления мобильными устройствами
Концепция BYOD расширяется по мере того, как наши методы работы становятся более гибкими. Учитывая, что сотрудники работают в разное время и в разных местах, имеет смысл разрешить им использовать свои персональные устройства для выполнения задач, связанных с работой. Однако, несмотря на то, что это оборудование не является собственностью компании, данные и информация на нем принадлежат вам и по-прежнему должны контролироваться вами. Программное обеспечение для управления мобильными устройствами позволяет ИТ-специалистам отслеживать, управлять и защищать данные из любой точки мира. Таким образом, это обеспечивает ключевую поддержку компаниям, работающим с гибридными командами, для обеспечения конфиденциальности корпоративных данных.
Совместно разработайте политику BYOD вашей компании
Ваша политика BYOD является ключом к успешному внедрению BYOD. Она позволяет вам определить ожидания и объяснить, что можно и чего нельзя делать. Но разработка этой политики входит в компетенцию не только отдела кадров, IT или финансового отдела. Это коллективная задача. Объедините усилия с другими отделами, чтобы определить, что разрешено, а что нет в отношении использования персональных устройств на работе. Как только у вас будет четкий набор правил, ознакомьте с этим документом всех своих сотрудников, чтобы они понимали друг друга. Оформите это официально, попросив членов вашей команды прочитать и подписать письменное заявление. И, наконец, не забывайте обновлять его по мере необходимости и информировать об этом сотрудников.
Как и у всего в жизни, у подхода BYOD есть свои плюсы и минусы. Итак, цель состоит в том, чтобы сосредоточиться на внедрении лучших практик BYOD, чтобы максимально минимизировать этические проблемы и риски кибербезопасности. IT-отделу принадлежит решающая роль в этом, но финансовая поддержка является ключевой для обеспечения надежной корпоративной сети. С ростом масштабов гибридной работы использование персональных устройств становится привлекательным для все большего числа сотрудников и компаний. Благодаря установлению четкой политики BYOD и вовлечению всех в этот процесс, шансы на то, что вы выиграете от этого изменения, значительно возрастут.
Запишитесь на демонстрацию экосистемы “умного офиса” Anima и узнайте, как успешно внедрить гибридный формат работы и повысить эффективность использования офисного пространства