Что нас ждет после окончания командировки? Дом? Да. Семья? Да. А еще бухгатер!
И если вы уже однажды искали чек за такси в кармане пальто или пересчитывали суммы на салфетках, то знаете, насколько это больно.
Чтобы не терять время на хаос с документами, вот простая система, которая поможет держать все расходы под контролем.
1. Сохраняем все чеки сразу (не потом, а прямо сейчас)
Бухгалтерии не понравится ваш рассказ про «ну там было что-то около 3000 рублей». Если хотите списать расходы, нужен чёткий и понятный отчёт.
Как не потерять чеки?
✔️ Складывайте их в один файл или конверт – не в карман, не в рюкзак, а в одно конкретное место
✔️ Сканируйте чеки сразу после покупки – телефоном, приложением банка или через специальное ПО
✔️ Если чеков нет, просите дубликаты – большинство гостиниц и ресторанов их легко печатают
2. Ведём учёт трат в процессе, а не в последний день
Лучший способ избежать вопросов «А что это за 2000 рублей?» – записывать все траты в момент их совершения.
Что работает лучше всего?
✔️ Таблица в телефоне (Google Sheets, Notion)
✔️ Приложения для учёта расходов (Splitwise, Expensify)
✔️ Банковские выписки (если платите корпоративной картой)
Главное – делать это сразу, а не вспоминать всё по памяти на обратном рейсе.
3. Структурируем отчёт перед сдачей
Чем проще ваш отчёт – тем меньше вопросов от бухгалтерии.
Что важно?
✔️ Разбить расходы по категориям: транспорт, проживание, питание, командировочные нужды
✔️ Сопоставить чеки с суммами в отчёте
✔️ Проверить, что все документы читаемы (чтобы бухгалтер не пытался расшифровать размытую цифру)
4. Используем сервисы для автоматического учёта расходов
Хотите забыть о ручном заполнении и долгих проверках? PLIO может автоматически собирать и структурировать все чеки, чтобы в конце поездки просто отправить отчёт без головной боли.
Как это работает?
- Загружаете чеки прямо в систему
- PLIO или Splitwise сам анализирует траты и формирует отчёт
- Отправляете в бухгалтерию в один клик
Еще раз подчеркнем, что чем раньше фиксируете расходы, тем меньше головной боли в конце командировки. Если вы не готовы делать это сами, доверьтесь специальным приложениям, которые все сделают за вас.