«Просыпаясь утром, спроси себя: «Что я должен сделать?». Вечером, прежде чем заснуть: «Что я сделал?»
Пифагор.
Современный бешеный ритм жизни приводит к большому потоку информации, который необходимо держать в голове: работа, учеба, список покупок, деловые встречи и т.д. И когда все удержать не удается, то человек приобретает записную книжку.
Стратегически важно вести ежедневник всем, у кого задач больше, чем на 10 часов в день или кому просто дорог сон. Этот инструмент будет полезен и тем, у кого большое количество встреч по долгу службы или по личным вопросам. Он необходим в периоды, когда нужно взять себя и свою жизнь в руки и сделать «марш-бросок» в карьере/личной жизни. Именно когда люди планируют начать жизнь «с чистого листа», они часто начинают вести ежедневник для постановки целей и моральной поддержки.
🔹планировать задачи;
🔹выставлять приоритеты;
🔹отслеживать выполняемость задач, что снижает фрустрацию от перегрузки и возвращает свободное время;
🔹записывать идеи, чтобы не забыть;
🔹конспектировать все, что требуется;
🔹структурировать мысли, схематизировать;
🔹рефлексировать о прошедших днях или неделях, письменно фиксируя свои эмоции.
Формат еженедельника определяется задачами, а также привычками и удобством. Но все же, еженедельник — это как книга: если вы считаете, что лучшая книга – это электронная книга, то электронный самое то. Если вы тактильный человек, бумага – ваше «все». Плюсы есть у каждого формата.
Электронный:
- вряд ли потеряется;
- в сервисах организации задач типа Trello, Notion или Jira, можно создавать удобные преднастроенные визуализации;
- им легко делиться с коллегами, что сильно упрощает совместную работу.
Бумажный:
- не отвлекает оповещениями и позволяет лучше сосредоточиться;
- физическая площадь ограничена, помещается сравнительно небольшой объем информации, поэтому внимание фокусировать легче;
- возможности для визуализации ограничены только творческими способностями собственника.
В последнее время появляется все больше исследований, доказывающих, что письмо с помощью ручки и бумаги желательно “оставить” в повседневной практике. Например, норвежские ученые выяснили, что человек лучше запоминает то, что записывает вручную, чем то, что набирает с помощью клавиатуры. Письмо способствует развитию памяти у детей и поддержанию ее уровня у взрослых.
💠Подберите нужный размер. Не всегда будет удобно планировать каждый день в огромном ежедневнике или использовать очень маленький. Важно понимать, что чаще всего он будет находиться дома и на работе.
💠Для людей с постоянными деловыми встречами лучше приобрести блокнот с расписанными днями и часами. Если такого обременения нет, то лучше завести еженедельник, в нем на страницах указаны только дни недели.
💠Обратите внимание на изделия с кольцами. Их удобство заключается в легкой замене испорченного листа.
В любом случае выбор зависит от предпочтений пользователя. Кто-то выбирает датированные планеры, чтобы распланировать все дни, а кому-то понравится заполнять даты самостоятельно или не вписывать их вовсе. Одному важна серьезность без излишеств, а другому мотивирующие цитаты и справочная информация. Единственное, что отмечают специалисты по тайм-менеджменту – планирование должно быть на бумажном носителе. В отличие от электронного гаджета, он будет тренировать моторную и визуальную память.
🔸 Система Стивена Кови
Ежедневник состоит из основной части и вкладки. В первой располагаются листы для ежедневного планирования: с их помощью можно контролировать приоритетные задачи на каждый день. Внизу каждой страницы есть цитата, посвященная одному из семи навыков, взятая из бестселлера американского консультанта по организационному управлению Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей».
В ежедневнике каждый день разделен на три зоны:
- планирование встреч;
- совещания по времени;
- список приоритетов на день и место для заметок. Над списком приоритетов находятся «символы отслеживания», которые помогают следить за прогрессом по каждой задаче.
В ежедневнике есть страницы планирования, которые выявляют индивидуальные приоритеты. В разделе «Ценности / миссия» есть инструкция, как достичь своих целей и осуществить мечты.
Ежедневник также включает 52 карточки еженедельного компаса. Этот инструмент, как настоящий компас, помогает не сбиться с пути и будет показывать направление в течение недели.
Из минусов — перед началом работы желательно быть знакомым собственно с системой Стивена Кови.
🔸Система Bullet Journal
Bullet Journal — смесь планера и личного дневника. Здесь удобно фиксировать самые разные вещи — от пришедших в голову случайных мыслей до срочных рабочих задач и планов на ближайшее десятилетие, и быстро находить то, что нужно с помощью специальных символов.
По сути, это система знаков для быстрого структурирования информации, воспринимаемой на слух. В дополнение организуется список общих задач на полгода и конкретных активностей на месяц. Как и любой шаблон, Bullet Journal может и помочь, и запутать человека — в зависимости от организации задач.
Bullet Journal хорошо подходит творческим людям: с одной стороны, у него есть хорошая и понятная структура, с другой — его логика ведения позволяет смешивать рабочие и личные пометки. Фанаты любят эту методику за то, что в ней нет строгих рамок, но есть удобные и понятные форматы для записи чего угодно, а также рубрикатор, позволяющий найти информацию, где бы ты ее ни записал.
✅Отдельная история — трекер привычек: это очень удобный и наглядный инструмент, позволяющий анализировать, что ты запланировал делать, что ты делал на самом деле и почему так произошло.
🔸Система Дуайта Эйзенхауэра
Визуально ежедневник 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра выглядит как квадрант, поделенный на четыре равномерных части, именуемые следующим образом:
- Важные срочные (сделать прямо сейчас);
- Важные несрочные (посвятить свое основное время);
- Неважные срочные (делегировать);
- Неважные несрочные (отказаться).
Этот ежедневник — просто матрица приоритизации на важно/неважно и срочно/несрочно. Это базовый принцип организации дел, который можно усложнять и дополнять различными категориями.
🔸Система Глеба Архангельского
Ежедневник основан на методике основоположника российской школы тайм-менеджмента Глеба Архангельского. Он выходит уже много лет, и у него много поклонников. На рынке существуют датированные, недатированные и квартальные недатированные ежедневники.
Все они поддерживают уникальную и в то же время несложную систему планирования, в которой каждый день делится на жесткие, привязанные к конкретному времени события и гибкие задачи, которые можно выполнять в любое время. Планировать ежедневные дела становится легче, на каждой странице есть полезные советы по тайм-менеджменту, расположенные в логическом порядке — в процессе заполнения совершенствуются навыки управления временем.
Отдельно можно выделить квартальный недатированный ежедневник — это формат для занятых людей. В нем не 365 дней, как в классическом варианте ежедневника, а 90 дней. Благодаря этому в нем:
- больше чистых страниц для рабочих заметок помимо обычной матрицы жестко-гибкого планирования;
- больше места для контекстных разделов — задач по людям, местам, проектам, а также для полезных мыслей и контактов;
- полноценные страницы для субботы и воскресенья, которые у целеустремленного человека могут содержать не меньше задач, чем будни.
Методов ведения ежедневников масса, но все-таки самое важное — соблюдать привычку вести их постоянно: это 90% пользы, вне зависимости от системы. Если же этот принцип не соблюдать — никакая система не поможет. Кроме того, хотя всяческие шаблоны иногда действительно работают, не стоит воспринимать их как некую религиозную догму.
Интересный факт
Биологу Александру Любищеву не было и 30 лет, когда он поставил перед собой главную цель жизни — разработать естественную систему организмов (наподобие таблицы Менделеева в биологии). Для этого ученый составил план на жизнь, который разбил на пятилетки. Он ежедневно записывал: сколько он посвящает времени разным видам работы, сколько времени потерял и почему, а также составлял отчеты (недели, месяцы, годы, пятилетки). «Чистому» времени биолог дал название «нетто», а поглотителям времени — «брутто».
С помощью отношения «нетто» к «брутто» Александр Любищев вычислял коэффициент целевого использования времени. К сожалению, он не достиг своей непростой задачи, но внес большой вклад во многие науки — генетика, энтомология, зоология, систематика, и прочие, известен как автор работ по применению математических методов в биологии. Ученый также создал систему хронометража, которая, как фотография дня, учитывает все расходы времени. Эта система сейчас вошла в учебники отечественных и зарубежных школ по тайм-менеджменту.
Как не бросить вести ежедневник?
Как и любая другая рутина, ведение ежедневника приживается, если приносит реальную пользу. Если вести его для ритуала, а не для реального выполнения задач, в этом будет мало смысла, а значит и мотивации.
Но не стоит превращать ежедневник в инструмент насилия над собой — например, требовать от себя идеально заполненного документа или достижения всех выписанных целей и задач. Чем меньше требовательности к себе, тем больше вероятность, что нововведение приживется. Тем не менее, любая привычка вырабатывается и закрепляется у человека за 66 дней ежедневной практики, так что про это тоже не стоит забывать.