Письма, приказы, договоры, отчеты — все эти бумаги нужно не просто создать, но и сохранить, оформить, передать по назначению. Делопроизводитель — это тот, кто следит за этим процессом.
В этой статье вы узнаете, кто такой делопроизводитель, чем он занимается, какие у него обязанности, где он работает и что нужно, чтобы освоить эту профессию.
Кто такой делопроизводитель: описание профессии
Делопроизводитель — это специалист, который отвечает за порядок в документах. Он фиксирует, регистрирует, хранит и передает документы внутри организации. Его задача — сделать так, чтобы нужный документ оказался в нужном месте в нужное время.
В любой компании — от школы до крупного завода — есть документы: письма, приказы, договоры, отчеты. Если они теряются, неправильно оформлены или не переданы вовремя, работа останавливается, возникают проблемы с контролирующими органами и внутренними процессами. Делопроизводитель — тот, кто не дает этому случиться.
Основная задача делопроизводителя — организовать работу с документами. Это включает их регистрацию, обработку, систематизацию, хранение и передачу. Простыми словами — он отслеживает путь каждого документа от момента его поступления до архива.
Он также может вести журнал входящей и исходящей корреспонденции, следить за исполнением поручений, оформлять приказы и протоколы, подготавливать документы к проверкам. В некоторых организациях он ведет архив — определяет сроки хранения и обеспечивает сохранность бумаг.
🤑 Это интересно: узнайте, какая профессия вам подходит — простой тест
Теперь, когда вы знаете, кто такой делопроизводитель, рекомендуем вам пройти простой тест от Skypro.
Он поможет определить, какая профессия подходит вам лучше всего.
- Оценка: ⭐⭐⭐⭐⭐ (5/5)
Пройдите тест и узнайте, в каких IT-профессиях вы можете зарабатывать от 60 000 ₽ на удаленке. Узнайте, как ваш текущий опыт работы может пригодиться на новом месте работы.
🎁 Подарок после прохождения теста: разбор ваших навыков, видеообзор каждой профессии и персональная консультация по развитию карьеры.
***
Чем занимается делопроизводитель: должностные обязанности
Делопроизводитель отвечает за весь цикл работы с документами — от их создания до передачи в архив. Его задачи зависят от размера и типа организации, но в большинстве случаев обязанности выглядят так:
- Регистрация документов. Он регистрирует: входящие письма, обращения, уведомления; исходящую корреспонденцию; внутренние документы (приказы, распоряжения, акты).
- Контроль исполнения. Отслеживает, чтобы документы доходили до нужных сотрудников; проверяет соблюдение сроков исполнения поручений. Напоминает ответственным, если документ «завис» на каком-то этапе
- Оформление и проверка. Следит за правильностью оформления бумаг. Проверяет, есть ли подписи, печати, реквизиты; готовит черновики и финальные версии по шаблонам.
- Работа с бумажным и электронным архивом. Подшивает документы в папки, заполняет описи, контролирует сроки хранения и подготовку к уничтожению.
- Поддержание порядка в документообороте. Работает с номенклатурой дел, помогает сотрудникам найти нужные документы, а также взаимодействует с архивариусами, секретарями, юристами.
- Участие в проверках. Собирает и подает документы ревизорам, аудиторам или контролирующим органам; обеспечивает доступность нужной информации.
- Работа с программами. Использует системы электронного документооборота (например, «Дело», «1С:Документооборот», «СКДО»); заполняет электронные карточки документов. Загружает и отслеживает файлы в корпоративных базах.
Какие навыки и качества нужны хорошему специалисту
Работа делопроизводителя не требует публичных выступлений или креативных идей. Зато требует собранности, точности и внимания к деталям. Ниже — навыки и личные качества, без которых трудно развиваться в этой профессии:
✅ Внимательность. Документы часто похожи друг на друга. Одна ошибка в дате или номере может привести к путанице. Поэтому делопроизводитель должен уметь концентрироваться, даже когда работа кажется монотонной.
✅ Усидчивость и терпение. Объем бумаги — большой. Иногда приходится часами сортировать документы или заносить данные в базу. Это не быстрый темп, а стабильный ритм.
✅ Понимание структуры документов. Нужно знать, как оформляется приказ, как выглядит акт или служебная записка. Что такое регистрационный номер, как вести номенклатуру дел, когда ставится печать. Этому можно научиться, но без интереса к порядку — будет тяжело.
✅ Владение компьютером и офисными программами. Word, Excel, сканер, почта, электронный документооборот — все это часть работы. Даже в бумажных архивах многое фиксируется в цифровом виде.
✅ Организованность. Каждое действие должно быть зафиксировано: кто что принес, кому передали, когда ответили. Нужно уметь выстраивать систему, в которой ничего не теряется.
✅ Умение работать с людьми. Делопроизводитель взаимодействует с коллегами: передаёт документы, напоминает о сроках, запрашивает подписи. Без спокойствия и вежливости в таких ситуациях сложно.
Как стать делопроизводителем: рекомендации
Чтобы стать востребованным специалистом в этой области, не обязательно иметь высшее образование — достаточно среднего профессионального. Важно другое: знание правил работы с документами и понимание основ офисной системы.
Образование
На делопроизводителя можно отучиться в колледже — чаще всего на направлениях «Документационное обеспечение управления», «Офисное администрирование» или «Архивоведение». Обучение длится 2–3 года. Такие программы есть в большинстве региональных техникумов и колледжей.
Если у вас уже есть образование, но не по специальности, — путь все равно открыт. Много делопроизводителей приходят в профессию после курсов переподготовки.
Обучение длится от 1 до 6 месяцев, часто проводится дистанционно. На курсах дают базу: как оформлять документы, вести архив, работать в программах.
Что нужно знать на старте
Начинающему специалисту в этой сфере важно знать:
- как устроена система документооборота;
- чем входящий документ отличается от внутреннего;
- какие бывают виды приказов и как они оформляются;
- как вести журналы учета;
- как работать в Word, Excel и почтовых программах;
- что такое номенклатура дел и как пользоваться архивом.
Сколько зарабатывают делопроизводители
Работа делопроизводителя чаще всего проходит в офисе. Это спокойная и размеренная деятельность с четким графиком. В некоторых компаниях возможна частичная удаленка, особенно если документооборот переведён в цифровой формат.
Доход делопроизводителя зависит от региона, типа организации и опыта. Вот примерные цифры:
- В регионах России: от 25 000 до 40 000 рублей
- В крупных городах: от 40 000 до 60 000 рублей
- В коммерческих структурах: до 70 000 рублей и выше, особенно если совмещены функции секретаря или офис-менеджера
Часто делопроизводителю предлагают фиксированную зарплату без бонусов и премий. Но стабильность и понятный график для многих — весомый плюс.
Чем делопроизводитель отличается от секретаря, офис-менеджера и кадровика
Эти профессии часто путают. Все они связаны с офисной работой и документами. Но у каждой — свой набор задач. Вот основные отличия:
📌 Делопроизводитель. Работает с документами на всех этапах: регистрация, обработка, хранение. Отвечает за порядок в документообороте, ведет архив и следит за соблюдением сроков хранения. Взаимодействует с разными отделами, но не занимается организационными вопросами.
📌 Секретарь. Выполняет задачи, связанные с поддержкой руководителя: ведет приём звонков, составляет расписание, принимает посетителей; оформляет приказы, письма, протоколы. Может совмещать функции делопроизводителя, но его работа чаще завязана на конкретном человеке, а не на всей системе документов.
📌 Офис-менеджер. Отвечает за общее обеспечение офиса: закупка канцтоваров, организация уборки, заказ воды. Занимается приемом гостей, иногда ведет документы, но чаще — по мелочи. Может помогать с договорами и актами, но это не его основная зона ответственности
📌 Кадровик (HR-специалист). Работает с персоналом: оформляет трудовые договоры, приказы о приеме, увольнении, отпусках. Ведет личные дела сотрудников; взаимодействует с бухгалтерией и руководством по вопросам трудовых отношений.
Итоги
Что запомнить:
- Делопроизводитель — это специалист, который следит за порядком в документах: регистрирует, хранит, передаёт и систематизирует. Он работает в государственных и частных организациях — от школ и больниц до банков и заводов.
- Основные задачи: регистрация бумаг, контроль исполнения, оформление, ведение архива. Работа требует внимания к деталям, аккуратности, усидчивости и навыков работы с компьютером.
- Зарплата зависит от региона и организации, но график стабильный, а работа — спокойная. Профессия подходит тем, кто ценит порядок, рутину и системность.