Быстрые ссылки
Документ Word, который сложно просматривать, практически бесполезен, даже если он наполнен замечательным контентом. Вот почему важно сделать так, чтобы все (включая вас!) могли легко ориентироваться в вашем материале, не теряя терпения. Вот как это сделать.
Во время форматирования или редактирования файла Word нажмите Ctrl Shift 8, чтобы показать непечатаемые знаки (и используйте то же сочетание клавиш, чтобы снова их скрыть). Это упростит понимание структуры документа.
1 Добавьте разрывы страниц и разделов
Один из способов улучшить навигацию в документе Word — разбить его на четко определенные разделы. Это значит, что между окончанием одной главы и началом следующей должно быть заметное пространство.
В Microsoft Word имеются два типа разрывов: разрывы страниц и разрывы секций:
Чтобы добавить один из этих разрывов, перейдите на вкладку "Макет" на ленте и нажмите "Разрывы". Хотя доступны и другие типы разрывов, разрывы страниц и разрывы на следующей странице — наиболее подходящие варианты для разделения вашего документа, что значительно упростит его навигацию.
2 Используйте стили заголовков
Чтобы облегчить навигацию в хорошо структурированном документе Word, воспользуйтесь панелью навигации, которую можно активировать, отметив "Панель навигации" на вкладке "Вид" на ленте.
Когда вы это сделаете, вы увидите, что панель отображает заголовки, которые вы добавили в документ, что избавляет от утомительного бесконечного прокручивания.
Таким образом, использование инструмента стилей заголовков в Word значительно облегчает навигацию по вашему документу, особенно если он содержит множество страниц.
Всё, что вам нужно знать о стилях Microsoft Word
Каждый документ Word должен использовать стили.
Чтобы получить доступ к галерее стилей, откройте вкладку "Главная" на ленте. Если вы уже использовали стили в своем документе, они будут отображены здесь. В противном случае вы увидите стили по умолчанию, некоторые из которых предназначены для заголовков.
Чтобы применить стиль заголовка к заголовку в вашем документе, установите курсор в любом месте этого заголовка и выберите соответствующий стиль. Заголовок 1 используется для заголовков первого уровня, таких как названия глав, а другие заголовки — для подзаголовков внутри глав.
Теперь текст, который вы только что отформатировали, появится в панели навигации как заголовок, подобно оглавлению учебника. Удобно, что теперь вы можете щелкать по этим заголовкам, чтобы переходить в разные части документа. На самом деле, весь текст, помеченный заголовками 2, 3, 4 и так далее, также будет отображаться в панели навигации.
Чтобы изменить стиль заголовка, щелкните правой кнопкой мыши на нужном стиле в галерее стилей и выберите "Изменить". Затем откройте выпадающее меню "Формат" внизу диалогового окна, чтобы выбрать, какие элементы заголовка вы хотите настроить.
3 Вставьте номера страниц
Неважно, пишете ли вы письмо, научную работу или протокол для еженедельной офисной встречи — добавление номеров страниц в документ Word — это надежный способ облегчить навигацию. Более того, номера страниц особенно пригодятся, когда вы добавляете оглавление, о чем мы поговорим позже.
Если ваш документ Word состоит из одного непрерывного раздела, добавить номера страниц довольно просто. Однако, если вы хотите иметь разные нумерации страниц для разных разделов, потребуется немного больше усилий.
Добавление номеров страниц в документ с одним разделом
Чтобы добавить номера страниц в документ Microsoft Word, который не разделен на несколько частей, нажмите "Номера страниц" на вкладке "Вставка" на ленте и наведите курсор на тот вариант, который лучше всего подходит для размещения их на страницах.
Затем выберите стиль номера страницы из предложенных вариантов.
Теперь каждый существующий номер страницы примет добавленный вами стиль, как и любые новые страницы, которые вы создадите.
Перед тем как завершить работу с областью, где расположен номер страницы, есть еще несколько дополнительных возможностей, которые вы можете активировать.
Во-первых, если вы не хотите, чтобы первая страница была пронумерована, нажмите "Другой номер для первой страницы" на вкладке "Колонтитулы".
Затем, при активированной этой опции, если вы хотите, чтобы нумерация на второй странице начиналась с 1, нажмите "Номер страницы", затем "Формат номеров страниц".
Теперь в диалоговом окне отметьте "Начать с" и измените номер на "0".
Пока это диалоговое окно открыто, вы можете изменить тип номера, который отображается, щелкнув стрелку вниз рядом с "Формат номера".
Добавление номеров страниц в многоразделенный документ
Если в вашем документе Word несколько разделов, вы можете использовать разные номера страниц или форматы для каждого из них. Например, вы можете использовать римские цифры (i, ii, iii и т. д.) для номеров страниц введения и арабские цифры (1, 2, 3 и т. д.) для основного текста.
Чтобы добавить разрыв секции, отделяющий основной текст от введения, установите курсор в конце введения и нажмите "Разрывы" на вкладке "Макет" на ленте. Затем выберите "На следующей странице".
Теперь между двумя частями вашего документа установлен жесткий разрыв.
Теперь дважды щелкните по нижнему колонтитулу Раздела 2 (основной текст) и снимите отметку с "Связать с предыдущим" на вкладке "Колонтитулы". Это указывает Word, что вы хотите, чтобы номера страниц основного текста в нижнем колонтитуле были независимы от номеров страниц введения.
После этого продолжайте с активированным нижним колонтитулом вашего документа, установив курсор в нижнем колонтитуле Раздела 1 (введение), и нажмите Номер страницы > Нижний колонтитул, чтобы выбрать стиль.
Затем нажмите Номер страницы > Формат номеров страниц, и в диалоговом окне измените поле формата номера на "i, ii, iii" (римские цифры), например. Нажмите "ОК".
Наконец, установите курсор в нижнем колонтитуле Раздела 2 и повторите те же шаги, но в этот раз оставьте формат номера как "1, 2, 3..."
Если вы хотите, чтобы нумерация для Раздела 2 начиналась заново с 1, измените параметр "Начать с" в диалоговом окне номеров страниц на "1".
Теперь у вас разные системы нумерации страниц для различных разделов вашего документа Word, что облегчает их различение.
4 Создайте оглавление
Независимо от длины вашего документа, добавление оглавления поможет направить читателя именно туда, где ему нужно. Кроме навигационных преимуществ, оглавление также легко обновляется, чтобы отражать любые изменения в нумерации страниц.
Как создать и обновить оглавление в Microsoft Word
Сделайте ваш документ Word более удобным для навигации, добавив оглавление.
По умолчанию Word генерирует оглавления, используя первые три встроенных стиля заголовков (см. предыдущий раздел для получения дополнительной информации о стилях заголовков). Поэтому прежде чем создать оглавление, примените стили заголовков к заголовкам в вашем документе, выделив соответствующий текст и нажав "Заголовок 1", "Заголовок 2" и другие в галерее стилей.
Добавление номеров страниц в ваш документ сделает оглавление более читабельным. См. предыдущий раздел для инструкций, как это сделать.
Теперь, чтобы добавить оглавление, установите курсор в месте, где вы хотите его разместить, и нажмите "Оглавление" на вкладке "Ссылки" на ленте.
После этого выберите одно из трех встроенных оглавлений. Единственное различие между Автоматическим оглавлением 1 и Автоматическим оглавлением 2 заключается в их именах: "Содержимое" и "Оглавление" соответственно.
На примере ниже я выбрал "Автоматическое оглавление 1". Это автоматически включает заголовки из трех используемых мною стилей заголовков, при этом каждый уровеньIndented отображает свою относительную иерархию.
С другой стороны, нажмите "Настраиваемое оглавление", если хотите, чтобы ваше оглавление включало более трех стилей заголовков или если хотите изменить его внешний вид на странице. Этот вариант также позволяет добавить гиперссылки в ваше оглавление, что делает его еще более полезным.
Выбирайте "Ручное оглавление" только если хотите внести более тонкие настройки в свое оглавление, например, сократить названия глав. Как правило, я не рекомендую использовать ручное оглавление, поскольку оно не обновится автоматически, если вы позже добавите больше разделов или подразделов в свой документ.
Чтобы обновить оглавление — например, если ваши номера страниц изменились после добавления нового контента — щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите "Обновить поле".
Кроме того, добавляя оглавление для улучшения навигации в вашем документе Word, если у вас есть диаграммы и иллюстрации, вы также можете добавить оглавление фигур.
5 Добавьте закладки и гиперссылки
Microsoft Word позволяет добавлять гиперссылки в ваш документ, на которые можно щелкать, чтобы перейти к другим разделам того же файла.
Первый шаг — добавить закладки, куда будут вести гиперссылки, которые вы вскоре добавите. Например, если у вас есть важный абзац, на который вы хотите ссылаться в своем документе, установите курсор в начале этого абзаца и на вкладке "Вставка" выберите "Закладка". Либо используйте сочетание клавиш Ctrl Shift F5.
Затем дайте закладке имя и нажмите "Добавить".
Теперь выделите текст в другом месте вашего документа, который будет связан с этой закладкой, щелкните правой кнопкой мыши на выделенном тексте и выберите "Вставить ссылку". Либо, если вы предпочитаете использовать сочетания клавиш Word, нажмите Ctrl K.
После этого в диалоговом окне вставки гиперссылки нажмите "Место в этом документе", выберите соответствующую закладку и нажмите "ОК".
Теперь выделенный текст будет гиперссылкой на созданную вами закладку и будет выделен изменением цвета текста и его подчеркиванием. Чтобы протестировать эту ссылку, нажмите Ctrl и щелкните по ней.
Повторяйте этот процесс, чтобы добавлять гиперссылки к неограниченному количеству закладок в вашем документе Word.
Добавляя удобные для навигации элементы, также обратите внимание на то, чтобы ваш документ Word был хорошо структурирован и организован, например, добавив неразрывные пробелы, включив автоматический перенос слов и сделав заголовки рядом с соответствующим текстом.
Если вам понравилась эта статья, подпишитесь, чтобы не пропустить еще много полезных статей!
Вы также можете читать наши материалы в:
- Telegram: https://t.me/gergenshin
- Яндекс Дзен: https://dzen.ru/gergen
- Официальный сайт: https://www-genshin.ru
