Поздравляем! Вы почти завершили заполнение финансового отчета. Но перед отправкой проверьте, всё ли соответствует требованиям. Эта статья — ваш гид по финальной проверке и разбору критических ошибок.
1. Чек-лист: что проверить в первую очередь
1. Документы:
- Каждый файл имеет правильное название (ПП = ПП, УПД = УПД).
- Нет дублированных документов (даже если договор долгосрочный).
- Все акты, документы корректно подписаны сторонами.
2. Даты и суммы:
- Даты документов соответствуют периоду второго этапа гранта.
- Сумма в графе «ИТОГО» по зарплате совпадает с платежными документами.
- Превышающие лимиты суммы скорректированы (кроме зарплаты).
3. Запрещенные расходы:
- Нет штрафов, налогов на прибыль, аренды жилья, мобильной связи.
2. Топ-5 ошибок, из-за которых отчет вернут
Ошибка 1: Неподписанные документы
- Пример: Акт выполненных работ без подписи заказчика.
- Решение: Переподпишите документы или добавьте отметку об ЭДО (электронном документообороте).
Ошибка 2: Некорректные названия файлов
- Пример: Вместо «УПД №5 от 10.04.2023» — «Счет-фактура №5 от 10.04.2023»
- Решение: Выберите корректное название из выпадающего списка в системе.
Ошибка 3: Превышение лимитов по статьям
- Пример: В разделе «Услуги подрядчиков» указано 300 000 ₽ при лимите 250 000 ₽.
- Решение: Уменьшите сумму в колонке «Сумма, руб.» и укажите в примечании:
> «250 000 ₽ — грант, 50 000 ₽ — собственные средства».
Ошибка 4: Неправильные даты
- Пример: Платежное поручение датировано периодом первого этапа гранта.
- Решение: Убедитесь, что все документы относятся ко второму этапу. Если не относятся- эти расходы нужно заменить на другие целевые.
Ошибка 5: Отсутствие закрывающих документов
- Пример: Оплата за оборудование есть, но нет УПД или акта.
- Решение: Запросите у поставщика недостающие документы.
3. Примеры из практики: как исправить ошибки
можно торопиться и отправлять "как есть, главное в дедлайн", но потом монитор все-равно вернет это на доработку:
Ситуация 1: Вы забыли прикрепить чек от самозанятого.
- Решение: Запросите чек у самозанятого (либо с ним, либо меняйте расход).
Ситуация 2: В назначении ПП указан другой документ.
- Решение: приложите корректный документ на основании которого был проведен платеж
Ситуация 3: В командировочных расходах нет приказа о командировке.
- Решение: Оформите приказ задним числом и прикрепите к авансовому отчету.
4. Итоговые рекомендации
- Создайте папку с документами по разделам: «Оборудование», «Зарплата», «Прочие».
- Используйте шаблоны для названий файлов, чтобы не запутаться. «УПД_24.12.23_70 000»
- Проверьте всё дважды: попросите коллегу или наставника перепроверить отчет.
Финальный шаг:
Перед отправкой ответьте на вопросы:
1. Все ли запрещенные расходы исключены?
2. Соответствуют ли даты документов второму этапу?
3. Есть ли подписи и печати (или пометки «Б/п»)?
Если всё готово — смело отправляйте отчет! У вас всё получится 💪.
P.S Если сомневаетесь в каком-то пункте — напишите куратору. Лучше перестраховаться, чем переделывать отчет!