«Прочие расходы» — это все накладные траты, без которых проект не может функционировать. Но даже здесь есть строгие правила. Разберем, что можно включать, какие документы прикладывать и как избежать ошибок.
1. Какие расходы учитывать
Допустимые:
- Аренда офиса или коворкинга.
- Коммунальные услуги (электричество, вода, отопление).
- Бухгалтерские и юридические услуги.
- Канцелярские товары, банковские комиссии, интернет.
- ПО для учета (например, 1С) и электронная подпись.
- Орг. техника (МФУ).
- Командировки (с ограничениями, полностью компенсируются только билеты при условии что в работе КП есть работа которая напрямую связана с командировкой, в остальных случаях большой шанс на то, что данный расход потребуют заменить).
-Написание бизнес-плана.
Запрещенные:
- Штрафы, пени, налог на прибыль или УСН.
- Мобильная связь, аренда жилья, представительские расходы (например, подарки партнерам).
2. Какие документы нужны
Для каждого типа расходов — свой пакет документов.
Аренда офиса:
1. Договор аренды (подписанный обеими сторонами).
2. Счет на оплату (с подписью арендодателя).
3. Платежное поручение (ПП) с отметкой банка «Исполнено».
4. Акт приема-передачи помещения (обязательно для первого платежа).
5. Закрывающий документ (УПД или акт оказанных услуг).
Пример:
Оплатили аренду за апрель — 60 000 ₽. В отчете:
- Договор №12 от 01.04.2023.
- Счет № 3 от 01.04.2023 на 60 000 ₽.
- ПП №20 от 05.04.2023 на 60 000 ₽.
- Акт №5 от 30.04.2023 на 60 000 ₽.
Будьте внимательны, счет за апрель, значит и ПП и акт должны быть за услуги оказанные в апреле.
Командировки:
1. Приказ о командировке (с подписью руководителя).
2. Авансовый отчет сотрудника (с приложенными чеками).
3. Билеты, чеки на проживание, такси.
4. ПП о компенсации средств сотруднику с р/с.
Бухгалтерские услуги:
- Если услуги оказывает самозанятый, добавьте к классическому пакету документов:
- Чек от плательщика НПД (СЗ может его скачать из приложения «Мой налог»).
- Счет с подписью исполнителя.
Пример:
Оплата бухуслуг — 15 000 ₽. В отчете:
- Договор №7 от 10.03.2023.
- Счет №3 от 10.03.2023 на 15 000 ₽.
- ПП №14 от 15.03.2023 на 15 000 ₽.
- Акт №3 от 31.03.2023 на 15 000 ₽.
- Чек от самозанятого №456 от 15.03.2023 на 15 000 ₽.
Будьте так же внимательны, счет за март, значит и ПП и акт должны быть за услуги оказанные в марте.
3. Частые ошибки
1. Обеспечительный платеж за аренду.
- Депозит можно включить в отчет только после закрывающего акта (например, при окончании аренды).
3. Путаница с налогами.
- Нельзя включать налог на прибыль или УСН — это запрещено.
4. Дублирование документов.
- Если договор долгосрочный (например, на год), прикрепите его только к первому платежу.
5. Слишком большой размер статьи.
-Формально лимит по статье не установлен, но если прочие=накладные расходы превышают 30% гранта, как правило, возникают вопросы в их целесообразности, поэтому лучше не выходить за эту границу.
4. Примеры из практики
Ситуация 1: Покупка канцелярии.
Купили бумагу и ручки на 5 000 ₽. В отчете:
- Счет от поставщика №8 от 10.05.2023 на 5 000 ₽.
- ПП №22 от 12.05.2023 на 5 000 ₽.
- Акт/ТН от 12.05.2023. на 5 000 ₽.
Ситуация 2: Оплата интернета.
Месячный тариф — 1 500 ₽. В отчете:
- Договор с провайдером №3 от 01.01.2023.
- ПП №10 от 05.04.2023 на 1 500 ₽.
- Акт оказанных услуг №4 от 30.04.2023 1 500 ₽.
5. Итоговые советы
- Сверяйте даты. Все документы должны быть в рамках второго этапа гранта.
- Проверяйте подписи. Договоры и акты подписывают обе стороны.
- Не превышайте лимиты.
👉 Проверка перед отправкой:
1. Все ли запрещенные расходы исключены?
2. Не дублируются ли договоры?
3. Все ли номера, даты и суммы указаны корректно?
4. Все ли документы подписаны корректно?
Следуйте этим правилам — и раздел «Прочие расходы» пройдет проверку без замечаний!
