Зарплата сотрудников — одна из ключевых статей расходов в финансовом отчете. Разберем, как оформить ее без ошибок, чтобы грантовая комиссия не вернула документы на доработку.
1. Что указывать в разделе
- ФИО, должность и ИНН сотрудника.
Например: «Иванов Алексей Петрович, инженер-разработчик, ИНН 123456789012».
- Тип договора:
- Трудовой договор (ТД) — для штатных сотрудников.
- Гражданско-правовой договор (ГПХ) — для разовых работ.
- Документы: платежные поручения (ПП), договоры, акты, налоги.
2. Документы для разных типов договоров
Для трудового договора (ТД):
1. ТД + приказ о приеме на работу.
2. ПП на зарплату с указанием месяца выплаты.
3. ПП на налоги:
- НДФЛ (13% от зарплаты).
- Страховые взносы (ЕНП — единый налоговый платеж).
Пример:
Зарплата за март 2023 — 70 000 ₽.
- ТД №1 от 01.03.2023
- ПП №5 от 10.04.2023 на 70 000 ₽.
- ПП №6 от 11.04.2023 на 9 100 ₽ (НДФЛ).
Для договора ГПХ:
1. Договор ГПХ (с указанием объема работ).
2. Акт выполненных работ — подтверждение, что услуги оказаны.
3. ПП на оплату.
Пример:
Оплата разработки логотипа — 25 000 ₽.
- ГПХ №3 от 15.02.2023.
- Акт №2 от 28.02.2023 на 25 000 ₽.
- ПП №7 от 01.03.2023 на 25 000 ₽.
3. Важные нюансы
Налоги и взносы.
- ПП на НДФЛ и ЕНП прикрепляются к одной из строк (не дублируйте их для каждого сотрудника).
- Например, если в отчете 3 сотрудника, налоги прикладываются к зарплате одного из них.
Итоговая сумма.
- Нельзя уменьшать цифру в графе «ИТОГО» — она должна строго соответствовать платежным документам.
- Если все расходы по гранту только этой статье и итоговая сумма превышает 1 млн руб. из-за налогов и взносов, их можно не прикладывать в отчетность. Но сохранить эти документы стоит, поскольку вопросы могут возникнуть у других организаций.
Премии и отпускные.
- Если в ПП указаны премии, прикрепите приказ о их начислении.
4. Частые ошибки
1. Отсутствие актов для ГПХ.
- Без акта выполненных работ расходы не подтвердить.
2. Неправильные даты в ПП.
- Дата платежа должна попадать в сроки второго этапа гранта.
3. Дублирование договоров.
- Если сотрудник работает по ТД, договор прикрепляется один раз, даже если зарплата выплачивалась несколько месяцев.
4. Неверные налоги.
- Проверьте, чтобы НДФЛ был 13%, а не 15% или 6%.
5. Примеры из практики
Ситуация 1: Зарплата директора.
- Укажите его ФИО, должность («Генеральный директор»), ИНН.
- Прикрепите:
- ТД.
- ПП на зарплату за каждый месяц.
- ПП на уплату НДФЛ и страховых взносов.
Ситуация 2: Работа по ГПХ с фрилансером.
- Дизайнер сделал макет сайта за 40 000 ₽.
- В отчете:
- ГПХ №4 от 10.05.2023.
- Акт №5 от 25.05.2023.
- ПП №8 от 30.05.2023.
---
Итог
- Все документы должны быть подписаны.
- Сверяйте даты и номера в ПП с исходниками.
- Не включайте в раздел штрафы, пени или налог на прибыль.
- Не включайте расход на самозанятых, СЗ относятся к статье «оплата работ сторонних юр. лиц»
👉 Совет: Перед отправкой отчета проверьте, что:
- Каждый сотрудник указан отдельной строкой.
- Налоги прикреплены к одной строке.
- Акт для ГПХ соответствует объему работ.
