Финансовый отчет для студенческого стартапа требует внимания к деталям. Разберем, как правильно оформить статьи «Оборудование» и «Оплата работ сторонних организаций», чтобы избежать возврата документов на доработку.
1. Статья «Оборудование»
Что можно включать:
- Прямые расходы на проект: покупка техники, материалов относящихся к работам КП, ПО, регистрация прав на изобретения или домен.
- Аренда оборудования (например, 3D-принтера для прототипирования).
Какие документы прикреплять:
1. Договор и счет — основание для платежа.
2. Платежное поручение (ПП) — подтверждение перевода денег.
- В ПП должны быть три даты: поступления, списания средств и оформления, а также отметка банка «Исполнено».
3. Закрывающие документы:
- УПД (универсальный передаточный документ), товарная накладная (ТН) или акт выполненных работ + счет-фактура (при наличии НДС)
Пример:
Вы купили сервер за 150 000 ₽. В отчет добавляете:
- Договор с поставщиком №ХХ от ХХ.ХХ.2023.
- Счет №ХХ от ХХ.ХХ.2023 на хх рублей.
- ПП №ХХ от ХХ.ХХ.2023 с отметкой банка на хх рублей.
- УПД №ХХ от ХХ.ХХ.2023 на хх рублей.
Важно:
- Если арендуете оборудование, дополнительно приложите акт приема-передачи.
- Для регистрации прав на изобретение прикрепите:
- ПП за госпошлину.
- Заявку или свидетельство на РИД (результат интеллектуальной деятельности).
2. Статья «Оплата работ сторонних организаций»
Лимит: Не более 250 000 ₽ (25% от суммы гранта).
Кого можно привлекать:
- Юридические лица.
- ИП и самозанятые (плательщики НПД).
Важно!
Все оплачиваемые работы должны напрямую относиться к работам календарного плана.
Если у вас нет работы, направленной на рекламное продвижение продукта, то тратить на это средства гранта не получится (не только по данной статье, а и вообще)
Исключение: расходы по работам связанным с регистрацией интеллектуальной собственности - они следуют из работ по разработке продукта и могут быть оплачены по этой статье.
Документы для юрлиц и ИП:
1. Договор и счет.
2. Платежное поручение.
3. УПД/акт выполненных работ.
Для самозанятых:
- Ко всем перечисленным документам добавьте Чек от плательщика НПД (запросить у СЗ, чек скачивают из приложения «Мой налог»*).
- Счет должен быть подписан со стороны СЗ
Пример:
Заказали разработку лендинга у самозанятого за 50 000 ₽. В отчете должны быть:
- Договор №ХХ от ХХ.ХХ.2023 на хх рублей.
- Счет №ХХ от ХХ.ХХ.2023 на хх рублей.
- ПП №ХХ от ХХ.ХХ.2023 на хх рублей.
- Акт сдачи-приемки на хх рублей.
- Чек от плательщика НПД , №ХХ от ХХ.ХХ.2023 на хх рублей.
Если превысили лимит 250 000 ₽:
- Уменьшите сумму в колонке «Сумма, руб.», чтобы итоговый размер статьи был не более 250000 рублей.
- В примечании укажите:
> «250 000 ₽ оплачено за счет гранта, 50 000 ₽ — за счет собственных средств».
Сумму, которая выходит за лимит по статье, необходимо будет компенсировать в других статьях (прикрепить на другие расходы), чтобы в итоге общая сумма в фин. отчете вышла 1 млн, остатка быть не должно.
3. Что нельзя делать
- Дублировать документы. Даже если договор долгосрочный, прикрепите его только к первому платежу.
- Путать названия файлов. ПП = ПП, УПД = УПД. Один документ = один файл.
- Включать запрещенные расходы:
- Штрафы, пени, налог на прибыль.
- Аренда жилья, мобильная связь.
- Расходы не относящиеся к работам КП.
4. Примеры из практики
Ситуация 1: Долгосрочный договор на бухуслуги.
- Первый платеж: договор + счет + ПП + акт.
- Второй платеж: только ПП +счет+ акт.
Ситуация 2: Два аванса за сырье, один УПД.
- К первому платежу: ПП + счет.
- Ко второму: ПП + счет + УПД на полную сумму двух платежей.
---
Итог:
- Следите за лимитом в 250 000 ₽ для услуг подрядчиков.
- Проверяйте наличие всех подписей и печатей.
- Не забывайте про чеки от самозанятых.
Если сомневаетесь, сверьтесь с инструкцией или обратитесь к куратору гранта. Следующая статья расскажет, как заполнить разделы «Прочие расходы» и «Зарплата».