Крупному бизнесу станет гораздо легче работать, внедрив BPM. Она оптимизирует внутренние процессы в компании, позволяя упорядочить их, повысить производительность, сократить количество ошибок. Ниже рассматривается, что такое система управления BPM, какие у нее функции, почему стоит внедрить инструмент.
Что такое BPM-система?
Аббревиатура означает Business Process Management. Это программа, выполняющая роль личного ассистента при управлении бизнес-процессами. Платформа визуализирует задачи, порядок выполнения, позволяет настроить рабочие схемы. Некоторые дела можно автоматизировать, избавившись от рутины. BPM необходима большим организациям с многочисленными задачами, или компаниям, имеющим филиалы, удаленные отделы. Она поможет наладить работу, улучшить взаимодействие разных частей предприятия.
Программа состоит из административной панели, через которую задаются бизнес-процессы. Она необходима для начальной настройки, последующей корректировки. Ядро – это движок, заставляющий процессы следовать установленной логике. Пользовательский интерфейс отображает происходящее. Через него сотрудники взаимодействуют с программой при решении повседневных задач.
Зачем бизнесу нужна система управления BPM?
Польза программы для бизнеса хорошо видна при рассмотрении функций BPM системы:
- Внутренний документооборот (ЭДО).
- Ведение проектов.
- Планирование сроков проектов, распределение объема между персоналом.
- Постановка задач, отслеживание выполнения.
- Общение между отделами посредством встроенной связи.
- Управление продажами при интегрировании модуля CRM.
- Управление закупками, складом.
- Инструменты для оценки производительности сотрудников.
Возможны другие функции, что зависит от конкретного продукта. Платформа подходит для IT сферы, банков, телекоммуникационных компаний, производственных предприятий, страховой сферы, торговли и пр.
Причины внедрения BPM-системы в бизнес
Приведем 10 причин внедрения BPM-системы:
- Скорость – при использовании программы возрастает производительность, меньше времени тратится на выполнение заданий.
- Точность – настроенные бизнес-процессы выполняются с меньшим количеством ошибок.
- Упорядочивание – появляется единый алгоритм, создается единое рабочее пространство.
- Прозрачность – руководителю проще контролировать сотрудников, грамотно распределяя задания. Видны закупки товара, остатки по складу в реальном времени. Можно вовремя заказать необходимое, избежав простоев.
- Выявление застоев – выявляются перегруженные или ленивые работники, что позволяет сделать кадровые изменения.
- Повышение организованности – программа выдает напоминания о новых задачах, показывает приближение окончания дедлайна, подсвечивает просроченные задания.
- Распределение ответственности – каждый сотрудник видит поступивший объем работы, понимает, какие задания ему нужно выполнить, до какого срока.
- Планирование работы – руководителю проще распределять задания, он знает производительность отделов, может точнее прогнозировать сроки выполнения, чтобы брать в работу новые проекты.
- Управление персоналом – легче планировать отпуска, чтобы не остаться в периоды повышенной нагрузки без нужного количества людей. Но в то же время, давать сотрудникам отдыхать.
- Экономия средств – меньше уходит денег на бумагу, хранение архива, ошибочные закупки товара, который и так есть на складе.
В итоге бизнес растет, увеличивается прибыль. В компании спадает напряжение, устраняется неразбериха. Работать в такой атмосфере гораздо приятнее.
Требования к BPM системе
Выбирая платформу для улучшения организованности предприятия, многие выставляют следующие требования к BPM системе:
- Совместимость с ЭДО, CRM, чтобы все вести в одном окне.
- Встроенный корпоративный чат для совместной работы, благодаря чему не придется звонить отдельно каждому сотруднику, работающему над проектом.
- Автоматизация рутинных действий.
- Напоминания о сроках выполнения, новых задачах, новых действиях коллег при совместной работе.
- Масштабируемость на случай увеличения штата, роста числа задач.
- Доступность платформы с различных устройств, включая планшеты и смартфоны для мобильных сотрудников.
- Возможность удаленной работы из дома через подключение к облачному сервису или серверу компании с выходом в интернет.
Понимая пользу от внедрения программного инструмента, остается выбрать подходящий продукт из присутствующих на рынке. Изучая рейтинг BPM систем, многие пришли к выводу, что хороший функционал есть у российской программы от А2Б. Бесплатный период позволяет не просто сделать обзор, а реально попользоваться платформой. Это поможет принять окончательное решение.