Правильно выбранная BPM-система – это не просто программное обеспечение, а полноценный командный центр, предназначенный для моделирования, автоматизации, мониторинга и оптимизации бизнес-процессов в организации. И когда этот центр начинает давать сбои, последствия могут быть весьма серьезными.
Правильно выбранная BPM-система — это не расходы, а инвестиции в будущее компании. А как выбрать действительно эффективный инструмент и не потратить лишние деньги на "красивую коробку", рассказываем в материале.
4 шага к правильному решению
1. Оцените реальную необходимость в BPM-платформе
На этом этапе закладывается фундамент успешного внедрения — или будущие проблемы. Большинство неудач связаны с двумя ключевыми ошибками:
Размытое понимание BPM
Участники проекта могут вкладывать разный смысл в термин «BPM-платформа». Важно согласовать терминологию и определить: кто будет работать в системе и кто принимает решения о ее эффективности?
Фокус на функционале вместо бизнес-эффекта
Вместо перечня технических требований сформулируйте, каких результатов ждете:
- Какие проблемы бизнеса решаем?
- Какие боли устраняем?
После этого выделите процессы для автоматизации, даже если их немного. Четкие границы — залог успеха.
Альтернативы BPM-системы
Не все задачи требуют BPM-решения. Возможно, ваши цели лучше решит:
- BI-система для аналитики,
- Интеграционная платформа для обмена данными.
Проверьте, соответствует ли BPM вашим ключевым запросам.
2. Анализ ограничений и требований бизнеса
Мы собрали вопросы, ответы на которые существенно оказывают влияние на выбор и помогут избежать лишних трат времени на неподходящие варианты.
Технические требования
· Размещение: облако или on-premises?
· Список обязательных сертификатов (например, ФСТЭК или наличие в РОПО)?
· Масштабируемость: планируется ли рост компании через слияния или поглощения?
· Отказоустойчивость: нужна ли работа системы 24/7?
· Планируется ли активно использовать мобильную версию приложения, многоканальность или чат-боты?
Бюджет и сроки
· Максимальное количество лицензий?
· Временные рамки внедрения?
· Готовность к самостоятельной доработке системы?
· Нужна ли миграция с существующих систем?
· Сколько вы готовы инвестировать в успех?
Интеграции
· Какие существующие системы нужно интегрировать? Например: ERP, CRM, HRM или внешние сервисы.
· Какие интеграции нужны в первую очередь, а какие могут подождать?
· Какие интеграции хотелось бы заменить на готовые коннекторы от вендора?
· Станет ли ваша BPM-система управляющим центром? Подумайте: нужна ли вам платформа, которая будет "дирижировать" другими системами вашего бизнеса?
Интерфейс и удобство использования
Насколько важен красивый и интуитивный интерфейс? Это может быть ключевым фактором для пользователей.
Гибкость системы
· Будете ли вы подстраивать процессы под готовые шаблоны или хотите, чтобы система была полностью адаптируема под ваши проверенные процессы?
· Подумайте о темпе изменений в вашем бизнесе. Для быстро развивающейся компании нужна система, которая сможет расти вместе с вами и легко адаптироваться к новым условиям. Если ваши процессы уже хорошо налажены и редко меняются, подойдет более стабильное решение.
Аналитика
· Нужна ли продвинутая аналитика уровня BI-системы?
· Как часто разрабатываются новые виды отчетов?
· Готовы ли пользователи составлять аналитику сами в разных разрезах или чаще всего используют стандартные преднастроенные отчеты?
Какой вендор подходит именно вам?
При выборе BPM-системы важно не только техническое решение, но и компания-разработчик. Ответьте на эти вопросы, чтобы определить идеального поставщика:
1. Насколько важен опыт решения?
2. Каков уровень надежности решения?
3. Что насчет экосистемы? Важно ли вам наличие развитой экосистемы решений вокруг основного продукта? Готовы ли вы рассмотреть возможность расширения функционала в будущем?
4. Можно ли доверять компании?
5. Следите за трендами? Хотите ли вы регулярно получать обновления с новыми технологиями? Готовы ли внедрять их в свой бизнес оперативно?
6. Готовы ли к обучению? Какая роль обучения играет в вашем выборе? Достаточно ли вам базовых материалов, или требуется полноценная академия с подробными курсами и документацией? Насколько важно, чтобы обучение было доступным и понятным даже для непрофессионалов в ИT?
3. Составьте шорт-лист и протестируйте на реальном примере
Используйте результаты первых двух шагов, чтобы сузить круг до нескольких реальных кандидатов. Затем выберите конкретный процесс (например, согласование заявок или управление проектами) и попросите каждого поставщика продемонстрировать, как его система справится именно с этой задачей. Сократите список до 2–3 платформ. Это покажет: удобство работы, скорость настройки, соответствие вашим требованиям.
4. Создайте скоринг-карту требований
Скоринг-карта — это документ, где собраны все критерии выбора с указанием их приоритетности и обязательности. Это мощный инструмент, который поможет вам:
А) Не упустить важные детали при сравнении систем.
Б) Объективно оценить каждую платформу.
В) Принять окончательное решение, основываясь на фактах, а не эмоциях.
Качественная скоринг-карта станет основой для формирования KPI проекта по внедрению и поможет избежать недопонимания между участниками процесса.
Такой детальный подход позволяет не только эффективно выбирать BPM-систему, но и минимизировать риски неудачного внедрения. Команда ICL Services готова сопровождать вас на каждом этапе — от анализа и выбора платформы до внедрения и поддержки. Доверьтесь профессионалам и сделайте первый шаг к оптимизации ваших процессов уже сегодня. Не забывайте, что правильный выбор — это инвестиция в будущее вашей компании.