Сертификация систем менеджмента качества и аудиты проводятся как на добровольной основе, так и по обязательным условиям партнерства с крупными компаниями, чтобы проявить себя как надежного поставщика услуг. Это довольно существенный по объем документооборот и обязательные записи, мониторинг и измерения показателей основных процессов, которые нужно постоянно вести. Также внешние аудиты проводят инспектирующие органы, это всегда дополнительный стресс и риски получения штрафов.
Для компаний, которые работают в отрасли фармацевтики важно внедрять и постоянно поддерживать принципы GMP, устранять потенциально опасные риски для потребителей, вести отчеты и осуществлять непрерывный анализ этапов хранения и перемещения продукции, реагировать на малейшие изменения, осуществлять валидацию и верификацию помещения, оборудования и товаров.
Многие складские компании являются участниками пищевой цепи, они в обязательном порядке должны поддерживать прослеживаемость продуктов питания, обеспечивать условия хранения и внедрять принципы HACCP (англ. Hazard Analysis and Critical Control Points – Анализ опасностей и критические контрольные точки), незамедлительно реагировать на возникновение угроз для безопасности конечного потребителя.
Каждая отрасль диктует свои дополнительные условия: требования к документообороту, соблюдение специфических мер контроля, обеспечение прослеживаемости, оценка рисков, процедуры оценки соответствия среды, анализ корневых причин выявляемых несоответствий, наличие протоколов по предпринимаемым действиям в отношении инцидентов.
Автоматизация и стандартизация процессов
Бизнес процессы склада представляют собой непрерывное взаимодействие операций, связанных с приемкой, распределение, хранением и отгрузкой товаров и настройка эффективного взаимодействия без потерь и издержек крайне важна. Необходимо грамотно планировать спрос, учитывая сезонные пики и значимые экономические факторы внешней среды, рационально использовать площади склада, создавать условия безопасного хранения, следить за оборачиваемостью товаров, осуществлять контроль качества и постоянно повышать производительность персонала.
Работу склада можно представить как цикл SPDCA, где S – стандартизация, PDCA – цикл Деминга (от англ. «Plan-Do-Check-Act», что в переводе означает «Планирование-Действие-Проверка-Корректировка»), то есть для эффективного взаимодействия процессов необходимо сначала стандартизовать процессы, потому что стандартизация играет ключевую роль в эффективной работе компании. Это не просто соблюдение внутреннего порядка и минимизация потерь, но и соблюдение внешних требований.
В практике бережливого производства, например, в случае возникновения ошибок или простоев сразу задаются вопросом о корневых причинах и начинают анализ с наличия стандартов и операционных процедур (SOP - standard operating procedure), потому что все повторяющиеся операции должны быть максимально детализированы, персонал не должен проявлять инициативу и отходить от принятых правил.
Одним из ключевых преимуществ WMS является автоматизация документооборота и учета деятельности, возможность стандартизации процедур для персонала, что способствует повышению точности операций и минимизации рисков возникновения ошибок.
Система автоматически регистрирует данные, связанные с приемкой, хранением, перемещением и отгрузкой товаров, обеспечивая полную прослеживаемость по каждому товару, поступающему на склад. Также возможности WMS позволяют поддерживать внутренние регламенты работы для персонала, что существенно облегчает процесс ввода в должность и работу во время высокой загрузки склада, помогает сократить вариативность и обеспечивает полное соответствие результатов установленным стандартам.
Управление качеством продукции
Цепочка поставок продуктов питания состоит из этапов перемещений от производителя до покупателя и склад выступает важным звеном этой цепи, необходимо соблюдать все обязательные требования к хранению и транспортировке, осуществлять мониторинг данных за параметрами контроля.
WMS могут отслеживать условия хранения (соответствие фиксированным данным температуры и влажности в помещении осуществляется в режиме реального времени и на любые критические изменения система незамедлительно реагирует), что позволяет обеспечивать оптимальные условия для хранения товаров и получать информацию о потенциальных нарушениях точно в срок.
С точки зрения контроля качества критически важным параметром является срок годности товара, системы помогают контролировать этот параметр, своевременно обновляя данные и предупреждая о необходимости реализации или утилизации продукции с истекающим сроком годности.
К примеру, AS WMS осуществляет автоматическое распределение товаров по площадям склада на этапе приемки с соблюдением принципа FIFO (англ. first in, first out — «первым пришёл — первым ушёл») и это минимизирует риски от потерь в виду вылеживания товаров на складе и лишних потерь.
Обеспечение прослеживаемости
WMS позволяют отслеживать движение каждой партии или единицы товара с момента ее поступления на склад до отгрузки клиенту. Системы управления складом могут интегрироваться с ERP-системами и другими платформами, обеспечивая единое хранилище данных и улучшая прозрачность операций. В случае, если производитель решит отозвать с рынка партию товаров (в виду несвоевременно выявленных несоответствий в технологии производства, массовых рекламаций клиентов, изменений законодательства, вступления в силу новых регуляторных требований и т.п.) аналитика WMS позволит предоставить все данные для проведения оперативного отзыва товаров.
Снижение рисков и управление несоответствиями
Процесс управления несоответствиями и снижения рисков их возникновения должен быть встроен в операционную деятельность склада во избежание дополнительных потерь и издержек. Анализ корневых причин, формирование аналитических данных, верификация или оценка результативности назначенных коррекций, корректирующих и предупреждающих мер являются ключевыми задачами устойчивого менеджмента и автоматизация с помощью WMS находит для них самые оптимальные решения.
Система играет важную роль в управлении рисками и оперативном реагировании на несоответствия, инициирует создание аварийных протоколов в случае возникновения критических ситуаций (например, отклонение температуры и влажности в зоне хранения товаров от допустимого диапазона, истечение срока годности, порча во время транспортировки) и предоставлять инструменты по формированию необходимой отчетности. Анализ данных на основе аналитики и мониторинг в режиме реального времени позволяют своевременно выявлять потенциальные риски и разрабатывать меры по их устранению.
Соответствие требованиям сертификации и аудитов
Для компаний, которые решают внедрить и сертифицировать систему менеджмента качества на соответствие международным стандартам серии ISO 9001, систему менеджмента безопасности пищевой продукции на соответствие международным стандартам серии ISO 22000, включая HACCP, фармацевтическую систему качества GMP - WMS выступает современным и оптимальным решением. Система автоматизирует процессы склада и предоставляет необходимые данные по мониторингу и измерению ключевых показателей для сертификационных проверок по каждому этапу: приемка, перемещение, хранение, комплектация, отгрузка, возврат.
Существенно упрощается подготовка к аудитам (сертификационные аудиты, аудиты поставщика, аудиты инспектирующих органов) в части планирования документооборота и отчетности. Важная роль системы в случае подтверждения соответствия при внешних проверках выступает также в возможности подтвердить квалификацию и навыки персонала склада, предоставить свидетельства непрерывного обучения, оценки и аттестации.
Обучение и контроль персонала
WMS выступает эффективным инструментом управления для руководителя склада, возможности системы позволяют оперативно решать задачи, связанные с человеческими ресурсами в части формирования оптимального штатного расписания, планирования графиков работы, перераспределения нагрузки во время сезонных пиков и аварийных ситуаций, предоставления мониторинга данных по каждому сотруднику в режиме реального времени и оценки показателей работы.
Система позволяет отслеживать производительность сотрудников и выявлять области, требующие дополнительного воздействия, например, штрафа или премии, вести учет ошибок в работе, предоставлять аналитику для принятия дальнейших решений по обучению и дополнительным аттестациям.
Интеграция с внешними системами и партнерами
Автоматизация работы склада с помощью WMS значительно экономит финансы в интеграции с 1С, CRM, любыми ERP системами. Системы могут интегрироваться с платформами поставщиков и клиентов, обеспечивая единое информационное пространство и улучшая координацию.
WMS играет ключевую роль в обеспечении соответствия регуляторным и отраслевым стандартам. Автоматизация процессов, контроль качества товаров и услуг, обеспечение прослеживаемости товаров, снижение рисков, управление несоответствиями, выполнение требований сертификации и инспекционных аудитов, обучение персонала, интеграция с внешними системами — все эти функции помогают эффективно соблюдать высокие стандарты и требования в складской логистике.
продолжение статьи читайте на сайте
Сколько стоит автоматизация склада с AS WMS?
