Об отличной программе для управления информацией из состава Microsoft Office.
История
✌ Здравствуйте, друзья! Сегодня расскажем об интересном инструменте для повышения цифровой эффективности. Речь пойдёт о OneNote. Возможно вам известно это приложение, и вы его используете. Даже в этом случае, вероятно, вы найдёте что-то полезной в этой статье.
Что это такое? Информация из Wikipedia:
Microsoft OneNote (прежнее название Microsoft Office OneNote) — программа для создания быстрых заметок и организации личной информации, блокнот с иерархической организацией записей, может служить аналогом обычного канцелярского блокнота. Входит в состав пакета Microsoft Office.
OneNote предназначен для ведения коротких заметок. Программа может использоваться и на обычных настольных компьютерах с операционными системами Microsoft Windows и macOS. Также доступны для установки версии OneNote для мобильных ОС: iOS, Android.
Рабочее пространство OneNote представляет собой пустой лист, в любом месте которого можно делать текстовые и рукописные заметки, рисунки, а также записывать голосовые комментарии. Также информацию в OneNote можно перетаскивать мышью из окна браузера. В данной программе отсутствует иконка «Сохранить», так как введённые данные сохраняются автоматически.
Листы объединяются в разделы, а разделы объединяются в записные книжки. Список листов в разделе находится справа от текущего листа, список разделов — сверху, а список открытых записных книжек — слева.
Впервые Microsoft OneNote был выпущен в октябре 2003 года и входил в состав пакета Microsoft Office System 2003.
***
Как запустить OneNote
Для начала работы запустим программу обычным способом из меню Пуск.
Личная записная книжка
OneNote позволяет создавать как личные, так и групповые блокноты для заметок. Они называются «Записные книжки». Создав записную книжку, вы сможете сохранять информацию в виде заметок в разнообразных форматах, как текстового, так и графического содержания.
Чтобы создать новую записную книжку, нажмите Файл –> Создать и дайте имя файлу:
Каждая «Записная книжка» – это отдельный файл. Внутри неё можно создавать разделы-вкладки, в которые добавлять заметки-страницы.
Возможности и формат хранимых данных
Вносить информацию можно любыми способами: просто впечатать, вставить скопированный текст, вставить изображения и ссылки, вкладывать файлы. Всё, что мы привыкли делать в программах Microsoft Office.
Передача прямо из почты
При установке OneNote добавляет специальное расширение-кнопку в Outlook, позволяя вставлять письма напрямую в заметки одним нажатием.
Быстрые заметки
Щёлкнув правой кнопкой в области уведомлений по значку OneNote можно открыть приложение или создать быструю «Заметку на полях:
Групповые записные книжки – общая база знаний
Возможность работы с групповыми записными книжками – это сильная сторона OneNote
Как создать групповую записную книжку
Для этого нужно просто расположить файл записной книжки на файловой папке, доступной другим пользователям. И попросить их открыть этот файл в своём OneNote. Чтобы оповестить коллег о наличии группового файла, достаточно послать им по почте ссылку-путь к нему (писали об этом тут).
Как использовать
Все коллеги могут одновременно вносить новые данные или менять имеющиеся в общей записной книжке.
Отслеживание изменений
OneNote автоматически регистрирует и показывает, кто именно изменил информацию и когда.
На рисунке ниже – пример групповой записной книжки. Справа видны сведения о тех пользователях, которые меняли информацию:
Для отслеживания изменений есть специальная закладка «Журнал».
Индексация и поиск
Это ещё одна сильная сторона OneNote. Все данные в записной книжке индексируются. И поиск происходит мгновенно. Например, введём в поле поиска слово «proxy». Мгновенно получим перечень заметок с этим словом:
***
Друзья, мы с коллегами в нашей работе давно используем OneNote как инструмент для удобного хранения и управления информацией. Есть и другие групповые инструменты, например Confluence, но они могут быть предназначены для более широкого применения в больших рабочих коллективах.
OneNote позволяет эффективно управлять заметками для личного использования или в небольших группах.
***
Здесь мы намеренно не упоминаем о возможности OneNote по синхронизации записных книжек между несколькими компьютерами при использовании облачных сервисов. В большинстве крупных компаний доступ к этим сервисам закрыт из соображений кибербезопасности.
Излишне напоминать, что хранить в конфиденциальную информацию в подобных инструментах не стоит, для этого есть специальные средства.
***
Поделитесь своим секретом управления информацией при групповой работе. Что думаете о OneNote? Какие знаете аналоги?
***
***
Поставьте лайк 👍, если статья вам понравилась, и поделитесь с друзьями. Подпишитесь на канал, чтобы не пропускать новые публикации.
Искренне ваш, © Иван С.
#лайфхаки #компьютерныехитрости #onenote #продуктивность
***
✈ Телеграм Канал | 🎧 YouTube | 🎵 Канал о Музыке