Каждый человек обладает набором уникальных качеств и убеждений. При построении команды это может сказаться негативно: среди сотрудников будут возникать недоразумение и непонимание. Как результат — натянутые отношения в коллективе, большой риск провалить важный проект из-за несогласованности и угроза успеху всей компании.
Как минимизировать количество ссор в коллективе и устранить разногласия, я расскажу в этой статье.
Чётко ставьте цели и задачи для каждого члена команды
Сотрудникам намного легче взаимодействовать друг с другом, если все знают свои роли в компании и роли коллег. Каждый раз, когда вы ставите задачи, обозначайте при всех, кто их должен выполнить и к какому сроку. Иначе после сгоревшего дедлайна вы услышите: «А я думал, этим Вася должен был заниматься, нет?»
Всё, что запланировали, фиксируйте в еженедельном плане, календаре, CRM-системе, Task-менеджере — где удобно. Главное, чтобы у каждого сотрудника был доступ и он видел, кто за что отвечает и какие функции именно на нём.
Эффективный инструмент управления — организующая схема. Это структура компании, где отображены функции каждого члена команды и иерархия подчинения. В компании, где есть оргсхема, сотрудникам сразу понятно, к кому обращаться по интересующему вопросу и кто какие задачи выполняет. Как внедрить оргсхему и другие инструменты управления в свой бизнес, узнаете на моём бесплатном мастер-классе.
Определите каналы для коммуникации
Сейчас есть множество методов коммуникации, которые можно использовать как на удалённой работе, так и в офисе: видеоконференции, чаты в мессенджерах, почта, звонки по телефону, приложения для совместной работы.
При выборе метода помните о целях беседы и результате, к которому хотите прийти. Убедитесь, что выбрали максимально удобный метод коммуникации под свою задачу. Например, вам надо внести правки в проект, разработанный командой. Вместо разбора всех «косяков» в тридцатиминутном аудио в Telegram, соберите команду в Zoom и с помощью демонстрации экрана наглядно укажите на те места, которые надо исправить. Сразу там же попросите задать все вопросы по теме, чтобы не начинать километровые обсуждения спорных моментов в чате сразу после созвона.
Убедитесь, что все сотрудники умеют работать с выбранным каналом связи и могут, допустим, правильно прикреплять файлы в электронной почте. Если они допускают ошибки или не понимают, куда нажимать, запишите видеоинструкцию по использованию приложения.
Сделайте электронную почту более эффективной
Чтобы разбор сообщений не занимал много времени сотрудников, повысьте эффективность использования электронной почты.
Первое: добейтесь, чтобы каждое письмо содержало понятную тему. Благодаря этому сотрудник из папки «Входящие» будет просматривать не абсолютно всё, а только самое приоритетное.
Второе: если вы начали длинную ветку переписки и решили добавить нового участника к обсуждению, то в начале следующего письма тезисно пропишите важные моменты из прошлых писем. Так человек сможет быстрее понять, о чём речь, и влиться в обсуждение.
Создайте базу знаний
В базе знаний должны храниться все регламенты, должностные инструкции, описание успешных и неуспешных действий и т. д. С её помощью:
- сотрудники перестанут повторять одни и те же ошибки;
- вы не будете по 100 раз получать одинаковые вопросы, так как ответы на них уже будут зафиксированы;
- новички смогут быстрее адаптироваться;
- весь опыт компании, успешные и неуспешные действия будут зафиксированы, благодаря этому вы не потеряете ценные знания в случае увольнения компетентного специалиста.
В моей компании Visotsky Inc. за обновление и пополнение базы знаний отвечают сотрудники Департамента построения команды. Они следят, чтобы инструкции постоянно актуализировались, были доступны каждому сотруднику, и контролируют их применение в работе.
Помните о правилах проведения совещаний
Чтобы встречи с сотрудниками были наиболее продуктивными, придерживайтесь следующих правил:
- Не проводите длинных встреч. Установите ограничение в 50 минут или меньше. Постройте своё выступление перед командой таким образом, чтобы оно было лаконичным и давало только самую важную информацию сотрудникам.
- Зовите на встречи только тех сотрудников, которым нужно там быть. Помните, что каждый продуктивный человек ценит своё время, поэтому людей, которых обсуждение касается только косвенно, не приглашайте.
- Отправьте приглашение на встречу заранее и опишите в нём подробно, какие вопросы будут подниматься и что нужно подготовить ко встрече. Так сотрудники придут готовыми и совещание пройдёт быстро и эффективно.
- Сообщите, где будет проходить встреча: какая платформа и по какой ссылке на неё перейти.
- Следите, чтобы общение не перескакивало на другие темы. Обсуждайте то, ради чего все собрались. Если у кого-то возник вопрос, который не относится к теме — отложите его на конец встречи или перенесите на следующее обсуждение.
- Назначьте следующую встречу в конце текущей, чтобы участники сразу могли её запланировать.
Проводите one-to-one
Иногда у сотрудников появляются вопросы именно к руководителю, которые надо обсуждать лично. Так вы сэкономите время и избежите недопонимания. Выберите в календаре удобное для обоих время и определите точную тему диалога. При личных встречах больше вероятность получить честную обратную связь от сотрудника и понять его.
Помимо рабочих моментов, интересуйтесь личными: как дела у человека, какие переживания его мучают, что нового происходит в жизни. Возможно, так вы выясните, что мешает ему добиваться высоких результатов, и совместно выработаете антикризисный план.
