Информация предоставлена руководителем частной школы “Ученый малыш” (г. Казань), Голубиным Станиславом Викторовичем
“Ученый малыш” – это частная школа в Казани. За 20 лет более 11 000 детей с 3 до 6 лет получили современное, качественное и доступное образование. Сегодня школа насчитывает 10 филиалов, а главная задача директора – обеспечить их слаженную, бесперебойную работу.
На протяжении нескольких лет после открытия руководство частной школы пользовалось устаревшим способом автоматизации работы. Основным инструментом выступал Excel. В программе создавались стандартные таблицы. Все данные администраторы вводили вручную. По словам руководителя учебного заведения Станислава, такой способ сейчас ему кажется “доисторическим”. Однако в то время отыскать какую-либо альтернативу для оптимизации работы было просто невозможно.
С какими проблемами пришлось столкнуться до внедрения CRM
Такой подход провоцировал возникновение множества проблем. За выполнение работы отвечали администраторы. Когда наступал период активного приема заявок, они не могли заниматься никакой другой деятельностью – все время уходило на обработку данных. Другие текущие задачи приходилось смещать на месяц или даже больше. Это негативно сказывалось на работе всего учебного заведения.
Даже с учетом этого администраторам не удавалось достаточно быстро обрабатывать заявки. Когда их поступало очень много, часть могла зависнуть на полдня и даже больше. Это вызывало возмущение у родителей, которые хотели получить обратную связь сразу же. И вполне очевидным оказывалось то, что многие клиенты теряли доверительное отношение к школе. Как результат, они отказывались продолжать обучение или даже не оплачивали тот курс, на который подавали заявку.
И это далеко не единственная проблема. Среди остальных руководитель школы отмечает такие:
- В базах часто встречались ошибки. И это не удивительно, ведь все данные администраторы вводили вручную, а значит, могли сделать опечатку или случайно пропустить одну цифру при внесении суммы оплаты и т. п.
- Очень сложно было контролировать своевременность оплат.
- Оформление договоров занимало очень много времени.
- Структурировать имеющуюся информацию было практически невозможно, ведь все время поступали новые данные, которые администраторам нужно было обрабатывать самостоятельно. Специалисты просто не успевали выполнить все поставленные задачи, поэтому заминки были очень частыми.
Страдали при этом и родители. Если их оплату администратор вовремя не вносил в базу данных, возникали споры. Домашние задания детей могли быть не проверенными вовремя, поэтому появлялись сложности на следующем уроке. В учебных группах часто был перебор из-за отсутствия автоматизированного учета. Требовалось снова тратить дополнительное время, чтобы распределить учеников и внести соответствующие данные в базу. Все это привело к тому, что школа просто не могла продолжать развиваться и расширяться, ведь ресурсы приходилось тратить на банальный сбор данных, их обработку и контроль. По подсчетам руководителя школы, заведение за этот период потеряло около 10% выручки, на которую они изначально рассчитывали.
Какие преимущества удалось получить после запуска CRM “Мой класс”
Как говорит руководитель школы, при освоении системы очень помогли учебные материалы, которые предоставляются разработчиком. Также и сам Станислав Викторович неоднократно подсказывал своим сотрудникам, как пользоваться той или иной функцией. Вскоре процесс наладился и вопросы практически исчезли.
К основным плюсам, отмеченным после старта использования CRM “Мой класс”, были отнесены такие:
- Удобный интерфейс по учету клиентов, разбивка в зависимости от статуса записи и не только. Быстрый поиск клиента в программе по WhatsApp или по почте.
- Оптимизированная система приема оплаты за обучение.
- Простая система учета посещения детей.
- Возможность быстрого размещения фото и видео с уроков, а также проверки качества выполнения домашних работ. В то же время родители через личный кабинет ученика смогут отправить фото выполненных домашних работ.
- Доступ к системе через мобильный телефон благодаря наличию официального приложения.
- Простота начисления зарплаты преподавателям.
- Интеграция с офисной почтой и WhatsApp, что помогает настроить автоматические уведомления родителю. При интеграции также есть возможность использования сторонних сервисов.
- Быстрая постановка задач сотрудникам, а также качественный контроль за их выполнением.
- Продуманный личный кабинет ученика. В нем родители могут проверить остаток занятий в абонементе, а также оплатить долг за обучение.
В продолжении статьи вы сможете узнать о результатах внедрения CRM “Мой класс” в частной школе.