В России так сложилось, что Новый год – главный праздник, который объединяет всех. Его отмечают люди всех возрастов, профессий, вероисповеданий и национальностей, к нему долго и тщательно готовятся, он оставляет длительное послевкусие. И хотя Новый год считается семейным праздником, почти все компании устраивают торжество для коллектива, которое дает возможность вспомнить всё самое хорошее в уходящем году и настроиться на новый старт.
Вопрос о сроках подготовки актуален для любого руководителя: когда начинать? Полагаем, что после окончания сезона отпусков уже можно. Осень обычно является плодотворным периодом в работе, а вот в декабре у большинства традиционный аврал, поэтому качественной подготовки может не получиться.
И, пожалуй, самое важное: место проведения – один из главных залогов успеха мероприятия, а хорошие площадки «разбирают» быстро. Аренда зала для корпоратива в Москве должна быть продумана заранее, а уже с другими деталями празднования можно определяться постепенно и без спешки.
Тем, кто еще никогда не занимался организацией мероприятий, трудно понять, с чего начинать этот процесс. Попробуем описать его пошагово.
Шаг № 1 Формат и бюджет
Они идут вместе, потому что одно тесно связано со вторым. Ответственному за организацию нужно понять, каков масштаб празднования – «камерная» вечеринка для 20-30 сотрудников отдела или пафосное шоу для всех работающих в большой компании, на котором будут сотни гостей. Надо ли объяснять, что это и разные бюджеты, и разные помещения, и разные программы, и разный формат проведения?
Если говорить о формате, то можно заказать полноценный банкет с обслуживанием или фуршет, где преимущественно закуски, а гости обслуживают себя сами.
Не стоит путать фуршет с коктейлем: второй организовывается с акцентом на напитки, и еды будет не много. Объединяет их то, что в обоих случаях праздник проходит «на ногах» и не предусматривает длительного сидения за столом.
Если гостей всё-таки решено плотно и основательно накормить, то нужно выбрать между «русским» и «шведским» столом. «Русский» - это когда на столах выставлены блюда, и каждый из сидящих кладет себе столько, сколько хочет. «Шведский» предполагает отдельно стоящие столы с едой, куда каждый может подойти, взять понравившееся блюдо и вернуться за свой стол. Классический банкет с полным обслуживанием – это когда все блюда приносят официанты.
Какой из форматов выбрать – дело сугубо индивидуальное. С одной стороны, в наших традициях – богатый стол, с другой стороны, новогодние праздники – это и так одно сплошное застолье, и объесться гости еще успеют. Но чем меньше еды – тем веселее должны быть развлечения. А лучше, конечно, найти здоровый баланс.
Шаг № 2 Распределяем средства
Большую часть средств обычно «съедает» фуршет – на него уходит около трети от всех денег. Даже если акцент будет сделан на развлекательную программу, гости не должны быть голодным.
10-20% - это помещение для корпоратива. Здесь можно посоветовать не жадничать – важно, чтобы всем было удобно доехать, все смогли удобно разместиться, каждому было комфортно и приятно в этом месте. Но, конечно, красивый статусный зал в центре Москвы поднимает ставки: еда и программа должны соответствовать!
Около 20-33% бюджета обычно тратится на программу: сценарий, артистов, ведущих, музыкантов, декорации и т.д. Если приглашаются «звезды», то и больше. Здесь главное определить «фишку» вечера и не перегрузить его: людям нужно и шоу, и пообщаться, и подвигаться, и расслабиться. Именно поэтому составление программы лучше доверить профессиональному организатору, который разобьет её на блоки и грамотно их расположит.
Еще около 10% - это техническое сопровождение, 5% - продакшен (фото, видео). На подарки и маркетинг нужно выделить не менее 5%, а 10-15% возьмет ивент-агентство в качестве гонорара.
Конечно, такое распределение очень условное, но пропорции стоит распределить сразу – хотя бы приблизительно.
Шаг № 3 Находим исполнителя
Да, большое мероприятие должны организовывать профессионалы – они знают, как сделать правильно, гладко и изящно. Но к ним уже нужно идти с определенными требованиями, задачами и «эскизами» того, как должен выглядеть праздник. Они, конечно, сориентируют, предложат, направят, но им нужно понимать хотя бы направление, в котором двигаться.
Рекомендации от клиентов – лучшая реклама ивент-агентству. Желательно, чтобы это были не «безымянные» комментарии в интернете, а отзывы конкретных фирм. В этом случае можно позвонить, удостовериться, задать вопросы, а по итогам попросить конкретного менеджера.
Кстати, сделать это тоже лучше заранее – самые востребованные специалисты в предпраздничный период уже загружен «от и до».
Шаг№ 4 Выбираем и арендуем помещение
Сделать это можно сразу же, как только будет определен формат и масштаб мероприятия. Скорее всего, делать это придется параллельно с организацией мероприятия, но основные требования к помещению должны быть понятны.
Для респектабельной компании важно провести новогоднее мероприятие, которое не только вдохновит сотрудников на новые трудовые «подвиги», но и поработает на имидж компании. Фото в СМИ и соцсетях – это тоже реклама, поэтому они должны быть впечатляющими.
Аренда зала для корпоратива самого высшего уровня в Москве – это The Great Hall Yakimanka. Роскошный выставочный центр в самом сердце столицы отвечает всем требованиям взыскательного клиента:
- Удобное и престижное месторасположение;
- Эффектные интерьеры: светлые, воздушные, современные ;
- Наличие кейтеринга: здесь можно готовить угощение;
- Новейшее техническое оснащение: «умное» освещение, система усиления Wi-Fi, современное видео- и звуковое оборудование;
- Надежная система безопасности: контроль доступа, защита от пожара, охрана и т.д.
«Якиманка» - это многофункциональное пространство, которое подойдет для мероприятий самой разной направленности: вечеринка, концерт, деловой прием, светский раут, церемония и не только.
The Great Hall Yakimanka – это размашисто, но элегантно. Ярко, но изысканно. Престижно, но доступно. Новый год в этих стенах – красивый финал и великолепный старт.
