«Ничего страшного, воскресенье тоже хороший день для работы»
«Срок “вчера”»
«Нужно прям срочно!»
«Умри, но сделай»
Всем же прилетают подобные задачи от боссов-суетологов, да? Проблема таких формулировок в том, что указывая на срочность задачи, не говорится ничего о степени ее важности. Но ответственность за этот критерий лежит не только на авторе задачи, но и на исполнителе.
Матричный метод распределения задач стал популярен после выхода книги Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей».
В 2018 году ученые из университета Флориды провели исследование «The Mere Urgency Effect» или «Простой эффект срочности». Работягам предлагали выбрать, какие задачи взять в работу: срочные или важные. Самые «занятые», естественно, выбирали срочные дела. Но когда их просили подумать над целью, они меняли решение в пользу дел с пометкой «важно».
Не попасть в эту ловушку и сэкономить время на бессмысленных занятиях помогает матрица задач.
Чтобы составить свою матрицу по Стивену Кови:
- Выпишите задачи, которые сделали за неделю, и укажите затраченное время.
- Ответьте на вопросы:
- Эта задача действительно была такой срочной для меня?
- А точно ли она была для меня важной?
- Ее мог сделать только я или кто-то еще тоже?
Обратите внимание — не для Пети, не для Маши, а «для меня». Потому что результаты должны устраивать вас, а уже потом — коллег.
Квадрат А — срочные и важные
- взять проекты коллеги, которая заболела
- потушить пожар, потому что три часа до дедлайна
- сходить к стоматологу
Здесь собираются задачи, которые нельзя отложить. Если сорвать дедлайн, последствия будут неприятными.
Если задач больше всего в этом квадрате:
Хьюстон, у нас проблемы! Если заниматься только горящими задачами, в лучшем случае «скатитесь» в четвертый квадрат, в худшем — привет, выгорание.
Что делать:
Уменьшать количество задач в этом квадрате и проводить сверку с реальностью. Если такие задачи прилетают со скоростью бешеного единорога, подумайте, как ограничить этот поток. Поговорите с боссом, точно ли ему нужен полудохлый сотрудник или его все-таки можно разгрузить.
Квадрат В — несрочные и важные
- бассейн
- английский
- курс по повышению квалификации
Задачи этого квадрата не решают проблемы, но помогают достижению долгосрочных целей. Часто у них нет дедлайна, поэтому есть соблазн включить режим «работун» и переключиться на список срочных задач.
Если задач больше всего в этом квадрате:
Отлично, значит расходуете ресурсы правильно и скоро получите «дивиденды» от своих инвестиций.
Что делать:
Придерживайтесь этой стратегии.
Квадрат С — срочные и неважные
- проверка рабочих сообщений
- совещания
- наведение порядка на рабочем месте
Это все видимость «занятости», которая мешает работать на результат.
Если задач больше всего в этом квадрате:
Скорее всего, будете чувствовать себя молодцом от галочек done напротив каждого пункта, но ответьте на вопрос: «А новых знаний и навыков прибавилось за этот день?»
Что делать:
Делегируйте: наймите помощника, пригласите клинера, договоритесь с подрядчиком. Если это невозможно, то хотя бы поставьте на беззвучный все мессенджеры и научитесь говорить «нет».
Квадрат D — несрочные и неважные
- перекладывание бумажек
- залипание в сериальчики
- серфинг в интернете
Это все «маньяки-убийцы времени», которые не несут пользы в долгосрочной перспективе.
Отвлекаться от работы и отдыхать — нужно. Без этого невозможно сохранить work&life balance. Но если таких задач большинство, есть опасность превратиться в зомби и деградировать.
Что делать:
Например, смартфоны умеют отслеживать экранное время и устанавливать лимиты — сделайте это и станет легче.