Для правильного начисления заработной платы водителям необходим точный учёт, сколько времени они потратили на выполнение задачи, сколько на поездку истрачено ГСМ, какая машина для этого использовалась и многое другое. И чтобы собирать эту информацию, был создан документ, называемый путевым листом.
Одной из основных особенностей всех транспортных компаний является тот факт, что зачастую часть штата находится не в офисе организации, а в пути, доставляя грузы от поставщика заказчику. И сотрудники не просто транспортируют грузы, они ещё и используют для этого разнообразный транспорт, который считается полноценным рабочим оборудованием. А изнашивается оно гораздо быстрее, чем, к примеру, на производствах. По этой причине, транспортным компаниям важно постоянно вести учёт деятельности своих сотрудников и отслеживать состояние их рабочего оборудования. Для этого была придумана специальная форма первичной документации.
Путевой лист — это документ, необходимый всем официально трудоустроенным водителям. Он должен быть у всех, кто занимается грузовыми или пассажирскими перевозками используя:
- Общественный транспорт
- Легковые машины
- Грузовые автомобили
Заниматься подобными транспортировками без ПЛ нельзя, о чём говориться в п.2 ст.6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ (ред. от 06.03.2022). И использует эту бумагу не только водитель. Часть данных вносит он сам или заказчик транспортировки, а часть — всегда диспетчер. Благодаря этому можно одновременно вести учёт перевозок, а также подсчитывать точные расходы на обслуживание машины и услуги транспортировки. Дополнительно информация из таких бланков используется для вычисления налогов и составления отчётов об общей деятельности компании.
Виды путевых листов
Так как авто, использующиеся для пассажирских и грузовых перевозок, могут быть разными, для них созданы разные бланки. Сегодня можно найти отдельные формы для путевых листов:
- Легковых машин — 0345001
- Спецавтомобилей — 0345002
- Такси — 0345003
- Грузовых автомобилей — 0345004 и 0345005
- Автобусов — 0345006 и 0345007
Числовые коды — это кодировки ОКУД из специального классификатора управленческой документации, где можно найти все официально установленные бланки, а также ознакомиться с их образцами.
Здесь у грузовых машин два кода. ОКУД 0345004 и 0345005 — это формы №4-С и №4-П соответственно.
4-С для грузовиков заполняется в том случае, если работа оплачивается по сдельным расценкам. Это значит, что оплата рассчитывается на основе сложности, длительности и объёма выполненной работы. Этот бланк чаще встречается в тех компаниях, где перевозки производятся в пределах города, в течение дня.
4-П нужна при повременной оплате труда, когда зарплата рассчитывается на основе фактически отработанного времени, условий труда и квалификации водителя. Часто 4-П используют, когда выполняются несколько заказов от нескольких заказчиков в течение длительного времени.
Дополнительно нужно учитывать форму №4-М, у которой нет кода ОКУД. Она применяется для регистрации длительных междугородних и международных перевозок, поэтому она есть в уставах не всех транспортных организаций.
Под грузовыми машинами, требующими ПЛ, подразумеваются:
- Бортовые автомобили, с прицепами и без
- Тягачи седельного типа
- Самосвалы всех типов
- Специализированные грузовые авто
Например, такая тяжёлая спецтехника, как седельный тягач SHACMAN X3000 для ремонтно-строительных работ и перевозки тяжелых грузов, а также эталонный самосвал SHACMAN SX32586T384C X3000 не смогут показать себя в деле без путевых листов.
Согласно Постановлению Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, не обязательно использовать базовый шаблон, каждая организация может разработать и использовать свою форму на его основе. Сегодня её составляют все.
Состав путевого листа
При составлении бланка каждая организация опирается на Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368, где перечислен базовый состав пунктов ПЛ.
В числе необходимого минимума такие данные, как:
- Название документа, номер
- Срок действия
- Информация о компании, владеющей транспортом
- Сведения о транспортном средстве
- Данные о водителе. Если он является и владельцем, данные дублируются
- Сведения о перевозке. Большую часть документа занимает задание транспортировщика и описание состояния транспорта
Срок действия — это дата, до которой документ будет считаться действительным. Если он оформляется надолго, указывают даты начала и конца периода.
Раздел о владельце транспорта должен содержать отдельные блоки для юридических и физических лиц. Первые вносят:
- Название
- Вид, указанный при регистрации
- Адрес регистрации
- Регистрационный номер юрлица
- Телефон
Если же владелец — физическое лицо, ему требуется указать:
- Полное имя по паспорту
- Номер телефона
- Почтовый адрес
- Номер, выданный при оформлении права ИП
Чтобы правильно описать транспортное средство, пригодятся разделы, куда можно внести:
- Тип транспортного средства, его марку и модель. Если есть прицеп или полуприцеп, указывают и его параметры.
- Госномер авто и прицепа к нему, если тот используется. У общественного транспорта этот номер заменяет собой инвентарный.
- Пробег по показаниям одометра. Его нужно фиксировать до отправления и после прибытия на стоянку.
- Дату и время, в точности до минуты, когда проводился предрейсовый технический контроль грузовика.
- Дату и время начала и окончания рейса.
Заполняя часть о водителе, нужно указать:
- Полное имя по паспорту.
- Дату и время, когда проводили предрейсовый медосмотр. Иногда указывают и время послерейсовой проверки, если такая проводится.
Чтобы не ошибиться в составлении документа, можно посмотреть на типовые шаблоны форм, что зарегистрированы в ОКУД. А уже к ним добавить любые дополнительные реквизиты, связанные с видами транспорта, перевозимыми грузами, особенностями пассажиров и их багажа и т. д.
Правила использования путевого листа в 2022 году
Бланк заполняется в любом случае, вне зависимости от того, совершается ли грузоперевозка по коммерческому заданию или в иных нуждах организации.
В 2022 году он оформляется на период от одних суток до месяца, виды бланков не изменились.
Также сохраняется правило о хранении ПЛ. Они находятся у владельца грузовика, то есть организации. Для простоты учёта, ПЛ содержат вместе с товарно-транспортными накладными. У 4-П есть отрывная часть, которую заполняет заказчик. На основе этих талонов можно получить конечный расчёт.
Работая без ПЛ, есть риск быть оштрафованным на 500 рублей согласно п.2 ст. 12.3 КоАП РФ. Всё из-за того, что это важный документ для ведения внутреннего учёта, и его могут проверить в Ространснадзоре, трудовой инспекции, налоговой и даже ГИБДД.
Сегодня типовые шаблоны не используются, так как они не соответствуют последним требованиям закона. Например, в них не предусмотрены разделы для дат предрейсового и послерейсового медосмотра водителей, которые сегодня обязательны. Использование неправильной формы может также повлечь наказание со стороны государственных служб, но только для самих транспортных компаний, а не физических лиц.