Как написать официальный имейл?
В любом языке мы используем формальный/ официальный и неформальный стиль общения. Если с неформальным общением все более-менее понятно, то формальный стиль, особенно при написании имейлов вызывает вопросы. Давайте разберёмся, как должен быть оформлен такой имейл.
Любое письмо начинается с обращения. Для формальных имейлов мы используем следующие формы обращения:
Dear Sir/ Madam - используем, когда мы не знаем к кому мы обращаемся. Так и пишем через косую чёрточку Sir/ Madam.
Dear Mr. Smith - когда вы обращаетесь к мужчине
Dear Ms. Smith - когда вы обращаетесь к женщине.
Hello, John - так вы можете написать коллеге, с которым вы знаете друг друга давно.
To whom it may concern - так же, как и в первом случае, это выражение часто используют, когда не знают имени адресата.
Теперь давайте посмотрим, как надо подписывать имейлы:
Best regards/ Kind regards
Your full name (and contact information and job title if relevant)
Ну и несколько рекомендаций по написанию имейла:
- В целом, деловой стиль отличается степенью формальности, более уважительным обращением и более сложными конструкциями.
- Избегайте неформального языка (например, разговорных словечек) и использования восклицательного знака.
- Старайтесь не использовать сокращенные формы, например they’ll, don’t.
- Каждый новый пункт имейла начинайте с нового абзаца и старайтесь, чтобы абзацы не были длинными.
- Забудьте про CapsLk. Внимание к важным пунктам привлекаем новыми абзацами.
- Никаких смайлов.
Часто пишите имейлы? Какой стиль чаще используете?