По требованиям действующего законодательства, каждая организация, работающая официально, должна иметь набор обязательных документов, подтверждающих легальность и законность ее деятельности. Это бумаги разного типа – квитанции, счета, бухгалтерские отчеты, налоговые декларации, договоры. Некоторые можно утилизировать практически сразу, другие же должны храниться на протяжении нескольких лет, т.к. в любой момент могут потребоваться.
Через несколько лет активной деятельности, документов скапливается столько, что встает вопрос об организации архива. А для этого требуется немало места и определенные условия для хранения.
Один из вариантов решения проблемы – аренда склада. Рассмотрим основные преимущества такого выбора:
Экономия на аренде офиса
С ростом архива требуется больше места для его хранения. Постепенно стеллажи с документацией съедают все свободное пространство, и в офисе становиться неудобно передвигаться. В таком случае возникает вопрос о смене помещения на большую площадь. Но это ведет к дополнительным затратам на переезд, к головной боли о расстановке вещей в новом офисе, к увеличению арендной платы. К тому же, постоянным клиентам может не понравиться смена адреса.
Снимать несколько квадратных метров в боксе в любом случае будет значительно дешевле, чем арендовать коммерческую недвижимость в офисном центре.
Экономия на использовании свободного пространства
Место, которое раньше занимали шкафы с архивами, можно переоборудовать и начать практично использовать. Например, обустроить комнату отдыха для сотрудников или организовать отдельный кабинет для приема клиентов.
Экономия на возможных выплатах по судебным искам
По действующему федеральному законодательству, компании обязаны хранить определенные документы длительное время от 1 года до 75 лет. За нарушения компании полагается штраф. Отправляя документы в бокс, вы избежите трат на судебные иски.
Экономия на оплате штрафов от контролируемых ведомств
В любой момент может начаться аудиторская, налоговая или любая другая проверка со стороны контролирующих органов. Контроллеров может интересовать информация о своевременной уплате налогов, отчислений в ФОМС и другие страховые фонды, наличие фискальных чеков. Если этих документов не будет в архиве, выписывается штраф.
Документы должны быть размещены в комнате, которая соответствует правилам противопожарной безопасности. Поэтому сотрудники Госпожнадзора будут предъявлять к ней повышенные требования. Например, это двери особого класса пожаростойкости, автоматы для отключения электропитания на случай аварийной ситуации.
Экономия времени, которое тратиться на поиск необходимых документов
Когда архив большой, систематизировать бумаги, которые в нем хранятся может не каждый. Поможет бокс, оборудованный стеллажами, где можно расставить все документы «по полочкам». Бумаги никто не будет переставлять, терять, и их легко можно будет найти.
Арендовать помещение для хранения архивных документов можно в компании «Хоумсклад». Менеджеры помогут подобрать удобный по расположению склад, определиться с размером помещения и стоимостью. Дополнительно можно заказать доставку до места и нанять команду профессиональных грузчиков, которые помогут аккуратно перевезти архив.
Получить консультацию можно оставив заявку на сайте хоумсклад.рф или позвонив по телефону +7 (495) 310-0-310.