Немного информации: я с 2020 организую сходки по фандому Metal Family в Воронеже. Отзывы почти всегда положительные, есть много постоянных участников и самое главное - очень лояльная аудитория.
Вот само сообщество:
Многие знакомые часто спрашивают как вообще организовывать такие мероприятия и для удобства я решил скомпоновать все мои выводы и советы в этом посте.
1. Сообщество в ВК.
А точнее группа мероприятия. Это очень важно, т.к. именно в таких сообществах очень удобный интерфейс, где можно указать:
- Когда будет мероприятие + вк может напомнить о нëм
- Где будет проходить + геометка с переходом на карты
- Во сколько начало и конец, что немаловажно для опаздывающих
2. Информация о вас для заинтересованных.
Если вы делаете мероприятие по фандому/определëнной теме (например экология, собрание мастеров рукоделия и т.д.), то есть платные и бесплатные пути рассказать о вас.
- Группы по вашей теме.
Первых желающих я находил в различных пабликах и диалогах, просто писав, мол, ребята из Воронежа, я тут организую мероприятие на эту тему, приходите. Поверьте, потратив не так уж и много вашего времени, можно найти тех, кто в будущем ещë не раз к вам придëт.
- Писать в лс.
Способ спорный, но эффективный. Я искал группы, делал выборку по городам и писал людям из Воронежа о мероприятии. Не всем это понравится(и это нормально, не все готовы к вторжению в лс), поэтому если вы не готовы к негативу - не стоит использовать этот способ.
В противовес замечу, что так можно найти тех, кто не часто сидит в группах/диалогах, зато не против сходить к единомышленникам.
- Реклама в сообществе.
Деньги открывают многие двери. Чаще всего если тема не сильно раскрученная, то за пост в группе могут взять 100-500 р.
Перед тем как договариваться с админом группы - обязательно оцените насколько сообщество живое: как часто выкладывают посты, сколько лайков и комментариев под ними. Обязательно, если есть возможность, посмотрите сколько людей именно из вашего города, а то в сообществе допустим 10 000 человек, а из вашего города - человек 5, тогда вы просто впустую сольëте бюджет.
- Таргетированная реклама
Штука непростая, поэтому если есть возможность - обратитесь к знающему человеку, дабы ваши деньги не улетели в трубу(кому надо - пишите, знаю отличных специалистов).
Краткая вводная: таргет реклама - та самая реклама, что появляется, пока вы смотрите контент в соц.сетях.
Если вы не готовы к поиску аудитории, тестам креативов и прочим мракобесиям - лучше не лезьте вообще или обратитесь к хорошему таргетологу.
3. Поиск локации.
Вот тут многие и спотыкаются, да так, что напрочь теряют мотивацию. И я могу их понять, ибо найти лучшее соотношение цена-качество задачка с той ещë заковыркой.
Что могу посоветовать тут:
- Отсутствие "идеального" подхода, т.е. не пытайтесь сразу арендовать Олимпийский, ну или на крайняк Кремль. Обратите внимание на антикафе, кофейни, кальянные, тематические пространства и пр. Если на вас давят стены - парки, скверы и другие места к вашим услугам! Поверьте, поначалу от вас и не требуется чего-то сверхвиплаунж, я вообще первое мероприятие проводил в парке, а второе - в киберклубе! И все до сих пор добрым словом вспоминают первые встречи 🤟🤟🤟
- Не стесняйтесь спрашивать и торговаться.
Место вам кажется излишне дорогим? Ну как минимум спросите сколько будет стоить провести мероприятие именно у них. Поверьте, частенько можно договориться на очень вкусную цену для вас.
- Бартер и скидки.
При обсуждении цены вы можете переложить часть оплаты на ваших гостей, причëм так, что все будут довольны. Тут лучше разобрать на примере.
Итак, было место, где по договору я должен был платить с каждого человека. Изначально меня агитировали на 150р/человека, но я предложил решение лучше. В итоге я выбил скидку на напитки для моих гостей в 30℅ и обязался, что мои гости купят минимум чай(те же 50 р), а если нет - оплачу из своего кармана. В итоге, из 20 человек 12 купили энергетики и газировку, а остальных я угостил чаем, так что никто без напитка не остался😁
А теперь считаем:
150х20=3000 р
100х20=2000 р за чай 50х8=400р
3000-2000-400=600 р выгоды и мои участники без жажды)
Естественно, у меня были цифры другие, но суть та же.
4. Подготовка к мероприятию.
Ну тут уже всë на вашей совести, могу лишь дать пару советов.
- Список, он же чек-лист. Поверьте, очень много мелочей можно без него упустить.
- Таблица доходов и расходов. Помогает в подведении итогов и отслеживать куда уходят и приходят деньги.
- Приложение с напоминаниями. Спасало множество моих мероприятий. Можно заменить будильниками с комментариями.
- Рассылка. Напомнить о мероприятии - дело святое, точно придëт больше человек. Да и те, кто подключен к рассылке потом и на новые мероприятия звать легче)
Основные моменты и нюансы я вам поведал, если будут вопросы - пишите, подскажу.
Пишу только для вас и всего интернета, ваш Гендальф Рыжий)
P.S. Подробнее обсудить эту и другие темы вы можете со мной лично на моих трансляциях. Жду вас с пятницы по воскресенье в 21:30 по МСК на твиче, ссылка в описании)